Bagian-Bagian Surat Resmi Lengkap dengan Contohnya

Ilustrasi bagian-bagian surat resmi. Foto: Unsplash/Kate Macate

Surat merupakan salah satu media komunikasi yang masih digunakan hingga saat ini, seperti surat resmi. Untuk membuatnya, seseorang perlu mengetahui bagian-bagian surat resmi.

Pasalnya, bagian surat resmi cukup berbeda dengan surat lainnya. Terlebih, surat resmi ditujukan untuk seseorang atau instansi. Sehingga, penyusunannya harus baik dan benar.

Bagian-Bagian Surat Resmi

Ilustrasi bagian-bagian surat resmi. Foto: Unsplash/Anne Nygård

Dikutip dari Buku Ajar Bahasa Indonesia Dan Karya Tulis Ilmiah oleh Sarmadan dan La Alu (2015), surat resmi adalah surat yang digunakan kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi.

Ciri-ciri dari surat resmi yakni:

Adapun bagian-bagian surat resmi yang dikutip dari buku yang sama yakni:

1. Kop Surat

Kop surat merupakan identitas yang menjadi ciri bagi organisasi atau instansi. Dalam penulisan surat resmi, menggunakan kop atau kepala surat menjadi sesuatu yang wajib.

Kop surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:

a. Logo atau lambang lembaga, perusahaan, dan organisasi

b. Nama lembaga

c. Alamat lembaga

d. Nomor telepon, teleks atau faximile.

e. Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan atau nomor izin usaha.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat ditulis dengan cara menuliskan kota yang diawali huruf kapital, kemudian tanda “,” dilanjutkan dengan tanggal, bulan, dan tahun.

3. Nomor Surat

Nomor surat hanya berlaku untuk surat resmi bukan surat yang bersifat pribadi. Urutan dari nomor surat yaitu: nomor surat / kode surat / kode bulan / dan tahun pembuatan.

Penulisan nomor surat ditulis setelah tanggal surat, tergantung pada model surat yang digunakan.

4. Lampiran

Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya di bawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.

5. Perihal

Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis di sampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat.

Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul.

7. Isi

Isi surat menjadi bagian terpenting. Sebab, di dalamnya memuat apa saja yang ingin disampaikan oleh pengirim.

8. Penutup

Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup.

9. Nama dan Tanda Tangan

Nama dan tanda tangan pengirim terletak di bagian bawah surat untuk menunjukkan siapa dan asal surat dikirimkan.

10. Tembusan

Tembusan merupakan komponen terakhir atau bagian paling bawah sebuah surat resmi. Rata-rata surat resmi memiliki tembusan, meskipun hal itu bukanlah sesuatu yang mutlak.

Surat resmi yang menggunakan tembusan bermanfaat untuk menyampaikan kepada pihak-pihak terkait tentang kegiatan yang dimaksud dalam isi surat resmi.

Contoh Surat Resmi

Ilustrasi contoh surat resmi. Foto: Unsplash/Mediamodifier

Untuk lebih mudah dalam memahaminya, berikut ini contoh surat resmi yang bisa dijadikan referensi.

Baca Juga: Jenis-Jenis Surat Resmi beserta Contohnya

Demikianlah penjelasan tentang bagian-bagian surat resmi beserta contohnya. Semoga dengan penjelasan di atas dapat menjadi referensi dan tidak lagi kesulitan ketika diminta membuatnya.(MZM)