Bagian-Bagian Surat Resmi Lengkap dengan Contohnya
Penulis kumparan
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Berita Terkini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSurat merupakan salah satu media komunikasi yang masih digunakan hingga saat ini, seperti surat resmi. Untuk membuatnya, seseorang perlu mengetahui bagian-bagian surat resmi.
Pasalnya, bagian surat resmi cukup berbeda dengan surat lainnya. Terlebih, surat resmi ditujukan untuk seseorang atau instansi. Sehingga, penyusunannya harus baik dan benar.
Bagian-Bagian Surat Resmi
Dikutip dari Buku Ajar Bahasa Indonesia Dan Karya Tulis Ilmiah oleh Sarmadan dan La Alu (2015), surat resmi adalah surat yang digunakan kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi.
Ciri-ciri dari surat resmi yakni:
Menggunakan kop atau kepala surat, apabila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu terdapat nomor surat, lampiran dan perihal.
Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan.
Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik.
Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi.
Adapun bagian-bagian surat resmi yang dikutip dari buku yang sama yakni:
1. Kop Surat
Kop surat merupakan identitas yang menjadi ciri bagi organisasi atau instansi. Dalam penulisan surat resmi, menggunakan kop atau kepala surat menjadi sesuatu yang wajib.
Kop surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga, perusahaan, dan organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon, teleks atau faximile.
e. Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan atau nomor izin usaha.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat ditulis dengan cara menuliskan kota yang diawali huruf kapital, kemudian tanda “,” dilanjutkan dengan tanggal, bulan, dan tahun.
3. Nomor Surat
Nomor surat hanya berlaku untuk surat resmi bukan surat yang bersifat pribadi. Urutan dari nomor surat yaitu: nomor surat / kode surat / kode bulan / dan tahun pembuatan.
Penulisan nomor surat ditulis setelah tanggal surat, tergantung pada model surat yang digunakan.
4. Lampiran
Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya di bawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
5. Perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis di sampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat.
Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul.
7. Isi
Isi surat menjadi bagian terpenting. Sebab, di dalamnya memuat apa saja yang ingin disampaikan oleh pengirim.
8. Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup.
9. Nama dan Tanda Tangan
Nama dan tanda tangan pengirim terletak di bagian bawah surat untuk menunjukkan siapa dan asal surat dikirimkan.
10. Tembusan
Tembusan merupakan komponen terakhir atau bagian paling bawah sebuah surat resmi. Rata-rata surat resmi memiliki tembusan, meskipun hal itu bukanlah sesuatu yang mutlak.
Surat resmi yang menggunakan tembusan bermanfaat untuk menyampaikan kepada pihak-pihak terkait tentang kegiatan yang dimaksud dalam isi surat resmi.
Contoh Surat Resmi
Untuk lebih mudah dalam memahaminya, berikut ini contoh surat resmi yang bisa dijadikan referensi.
CV Agung Jaya Pratama
Distributor Buku dan Alat-Alat Tulis
Jalan Panorama no. 43 Makassar
Telpon: 02153574056
Makassar, 2 Januari 2024
No: 23/A.1/II/2024
Lamp: -
Hal: Perkenalan Usaha
Kepada Yth.
Kepala SMK Widya Bakti
JI. Suryopranoto No. 54
Bangka Belitung
Dengan hormat.
Dalam rangka menunjang kelancaran penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis kantor di lingkungan lembaga pendidikan formal maupun non formal.
Dengan ini kami memperkenalkan diri bahwa kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang penyaluran buku - buku pelajaran dari berbagai penerbit serta alat tulis kebutuhan sekolah.
Hingga saat ini telah melayani 200 sekolah di berbagai kota di Pulau Jawa baik sekolah negeri maupun sekolah swasta. Dalam kesempatan ini kami mencoba kemungkinan di masa yang akan datang dapat membantu menyediakan pasokan buku-buku pelajaran, buku tulis, dan alat-alat tulis kebutuhan sekolah yang Bapak pimpin.
Adapun untuk harga dan layanan penjualan dan purna jual akan tetap kami jamin dengan memuaskan.
Demikian perkenalan kami dan untuk di masa yang akan datang kami berharap dapat membantu penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis. Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,
Direktur CV Agung Jaya Pratama
Dedi Husnandar
Baca Juga: Jenis-Jenis Surat Resmi beserta Contohnya
Demikianlah penjelasan tentang bagian-bagian surat resmi beserta contohnya. Semoga dengan penjelasan di atas dapat menjadi referensi dan tidak lagi kesulitan ketika diminta membuatnya.(MZM)