Cara Menulis Surat Formal yang Baik dan Benar

Ilustrasi cara menulis surat yang baik, sumber foto: unsplash.com/Justin Morgan

Ada aneka jenis surat yang biasa digunakan untuk berkomunikasi, salah satunya adalah surat formal. Surat formal biasanya digunakan oleh instansi pemerintah atau swasta. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan terkait dengan cara menulis surat yang baik.

Saat menulis surat formal seharusnya menggunakan bahasa baku dan juga struktur surat resmi. Jika tidak demikian, surat yang dikirimkan dianggap tidak sah atau tidak sesuai.

Cara Menulis Surat yang Baik dan Benar, Khusus Surat Formal

Ilustrasi cara menulis surat yang baik, sumber foto: unsplash.com/Solen Feyissa

Dalam buku Cara Mudah Menulis Surat Lamaran Kerja karya M. Handika dkk., (2020) dijelaskan bahwa pengertian surat formal atau surat resmi adalah surat untuk keperluan formal oleh pihak-pihak tertentu.

Surat formal memiliki fungsi sebagai media informasi, bukti tertulis, atau pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan. Surat formal juga memiliki struktur dan format yang baku dan resmi, yang harus diperhatikan agar surat dapat dipahami dengan baik oleh penerima.

Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait cara menulis surat yang baik dan benar khususnya untuk surat formal.

1. Kepala atau Kop Surat

Kepala atau kop surat berfungsi untuk menunjukkan identitas dari pengirim surat, seperti logo, nama, alamat, nomor telepon, email, dan lain-lain. Kepala surat biasanya diletakkan di bagian atas surat, sejajar dengan margin kiri dan kanan.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jumlah surat keluar yang telah dikirimkan dalam jangka waktu tertentu. Nomor surat biasanya ditulis di bawah kop surat, sebelah kiri, dengan format tertentu yang mencakup kode surat, nomor urut surat, kode bagian, kode pengurus, bulan dan tahun keluarnya surat.

3. Lampiran

Lampiran adalah dokumen tambahan yang disertakan bersama surat, seperti laporan kegiatan, susunan acara, foto, dan sebagainya. Lampiran biasanya ditulis di bawah tanggal surat, sebelah kiri, dengan menyebutkan jumlah lampiran yang ada.

4. Hal atau Perihal

Hal atau perihal adalah judul atau tema dari surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Hal atau perihal biasanya ditulis di bawah lampiran, sebelah kiri, dengan menggunakan huruf kapital atau cetak tebal.

5. Alamat Tujuan

Alamat tujuan adalah alamat lengkap dari penerima surat, termasuk nama instansi atau perorangan, jabatan (jika ada), alamat jalan, kota, kode pos, dan negara (jika perlu). Alamat tujuan biasanya ditulis di bawah hal atau perihal, sebelah kiri, dengan menggunakan spasi ganda antar baris.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah ucapan hormat atau sopan santun yang ditujukan kepada penerima surat.

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian utama dari surat yang berisi informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Isi surat biasanya terdiri dari tiga bagian: pendahuluan, isi pokok, dan penutup.

8. Salam Penutup

Salam penutup adalah ucapan terima kasih atau penghargaan yang ditujukan kepada penerima surat.

9. Tanda Tangan Pengirim

Tanda tangan pengirim adalah tanda bukti bahwa surat tersebut benar-benar dibuat dan dikirimkan oleh pengirim yang bersangkutan.

10. Tembusan

Tembusan adalah pemberitahuan kepada pihak lain yang berkepentingan atau terkait dengan hal atau perihal yang disampaikan di dalam surat.

Baca juga: Pengertian dan Jenis-Jenis Surat Undangan

Dengan mengetahui cara menulis surat yang baik dan benar, maka surat formal yang dibuat tidak akan revisi dan bisa menyampaikan informasi dengan baik. (WWN)