Contoh Standar Operasional Prosedur Perusahaan dan Langkah Pembuatannya
Penulis kumparan
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Berita Terkini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDalam menjalankan perusahaan, terdapat beberapa hal yang harus diperispkan, salah satunya adalah standar operasional prosedur (SOP). SOP menjadi standar dasar ketentuan perusahaan dalam mengatur kinerja karyawan dan operasional. Selain itu, adanya SOP dapat memudahkan para karyawan akan apa yang hars diketahui. Jika Anda sedang mencari referensi, berikut contoh standar operasional prosedur perusahaan beserta langkah-langkah dalam membuatnya.
Definisi SOP
Ir. M. Budihardjo dalam bukunya berjudul Panduan Praktis Menyusun SOP (2014:7), pada dasarnya standar operasional prosedur (SOP) adalah suatu perangkat lunak yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Sebab, prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah. Prosedur kerja tersebut diberlakukan menjadi dokumen tertulis. Dokumen tertulis ini selanjutnya dijadikan standar bagi pelaksanaan prosedur kerja tertentu.
Dibuatnya SOP memiliki beberapa tujuan, yakni:
Konsistensi
SOP dibuat agar setiap pelaksana / petugas / pegawai mengetahui standar yang telah ditetapkan, sehingga mereka mampu menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas / pegawai / pelaksana atau tim.
Kejelasan Tugas
SOP dibuat agar setiap pelaksana / petugas / pegawai mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
Kejelasan Alur
SOP dapat memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab apa saja dari masing-masing pelaksana / petugas / pegawai terkait.
Melindungi Organisasi
Secara tidak langsung, SOP dibuat dengan tujuan untuk melindungi organisasi atau unit kerja, serta petugas atau pegawai dari tindakan mal-praktik, atau kesalahan yang bersumber dari administrasi atau faktor lainnya yang dapat berdampak buruk bagi keberlangsungan hidup organisasi.
Meminimalisasi Kesalahan
Dengan kejelasan tugas, alur, tanggung jawab, dan wewenang, maka setiap pelaksana / petugas / pegawai dapat meminimalisasi atau menghindari kegagalan, kesalahan, keraguan, dan duplikasi dalam bekerja.
Efisiensi
SOP dibuat dengan tujuan membuat semua pekerjaan menjadi lebih efisien. Semua aktivitas kerja diharapkan dapat lebih cepat, cermat dan tepat sesuai dengan tujuan atau hasil yang ingin diraih, dengan bantuan SOP yang ada.
Penyelesaian Masalah
SOP berisi aturan dan batasan-batasan tertentu, bisa saja dalam pelaksanaannya terjadi gesekan antar karyawan yang menyebabkan konflik yang berkepanjangan. Selain perlu adanya campur tangan supervisor atau atasan, SOP juga dapat dijadikan landasan agar setiap karyawan dapat bekerja sesuai koridor kembali, yaitu tunduk pada aturan dan batasan sesuai SOP.
Batasan Pertahanan
Terkadang banyak pihak eksternal yang dengan seenaknya ingin mengetahui hal-hal yang sifatnya sangat privat bagi perusahaan.
Langkah Penyusunan SOP
Karena SOP akan menjadi acuan operasional perusahaan yang harus ditaati oleh para karyawan. Maka dari itu, penyusunannya harus dilaksanakan secara seksama. Langkah-langkah dalam penyusunan SOP yakni:
Membentuk Tim Penyusun SOP
Idealnya, penyusunan SOP melibatkan seluruh devisi perusahaan. Perusahaan juga dapat meminta bantuan jasa konsultan SOP. Meski begitu, dalam menyusun SOP harus mengikutsertakan orang-orang yang mengenal bagaimana sistem pekerjaan di perusahaan, visi, misi, dan prosedur perusahaan dengan baik.
Mempelajari Proses Keberlangsungan Perusahaan
Setelah terbentuk tim penyusun SOP, langkah selanjutnya adalah mempelajari bagaimana bisnis perusahaan berlangsung. Misalnya dalam proses produksi, pengiriman, dokumen yann dibutuhkan, dan lainnya.
Adanya perwakilan dari tiap devisi perusahaan akan memudah dalam menganalisa pekerjaannya. Setelah data terkumpul, perusahaan akan mudah dalam menyusun SOP.
Menyusun Flow Chat
Flow chat bertujuan untuk memvisualisasi data yang terkumpul. Dengan menyusun flow chat, perusahaan akan lebih mudah dalam menyusun urutan, aktifitas, hingga durasi yang dibutuhkan.
Simulasi SOP
Setelah penyusunan flow chat sampai tahap final, tahap selanjutnya adalah mensimulasi SOP tersebut. Tujuannya adalah untuk mengetahui kesesuaian dan penerapaan di lapangan. Selain itu, simulasi juga menjadi tambahan akan hal-hal yang belum ada dalam flow chat.
Terapkan dan Sosialisasi SOP
Setelah simulasi SOP dan direvisi ulang, tahap terakhir adalah menerapkannya kepada seluruh karyawan. Namun sebelum itu, pihak perusahaan harus mensosialisasikan terlebih dahulu agar karyawan tidak kebingungan dan tahu bahwa ada SOP baru ataupun tidak melakukan kesalahan dalam pekerjaannya.
Contoh SOP Perusahaan
SOP PT Merdian Pratama Jaya
Latar Belakang
Perusahaan menyediakan jasa pembuatan website yang terpercaya dan mudah digunakan.
Tujuan
Memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Menata para karyawan untuk dapat menanggapi setiap keluhan dari pelanggan.
Prosedur Kerja
Karyawan masuk dari hari Senin hingga Jumat.
Pukul 08.00 WIB semua karyawan harus sudah sampai di kantor.
Pukul 12.00 WIB sampai 13.00 WIB semua karyawan diperbolehkan untuk beristirahan. Khusus untuk hari Jumat, karyawan dapat beristirahat dari pukul 11.30 WIB sampai 12.45 WIB.
Pukul 17.00 WIB karyawab diperbolehkan untuk pulang. Bagi yang pekerjaannya belum selesai, diperbolehkan untuk lembur.
Lembur di atas dilaksanakan hingga pukul 19.00 WIB dan akan dibayarkan sesuai peraturan perusahaan.
Karyawan menerima pelanggan dengan ramah, sopan, dan senyum.
Mencatat nama, nomor, dan keluhan pelanggan.
Karyawan harus memberi solusi dengan cepat akan keluhan dari pelanggan.
Apabila tidak bisa memberi solusi dengan cepat, konsultasikan dengan koordinator ataupun unit kerja.
Setelah mengetahui contoh standar operasional prosedur dan tahapan dalam pembuatannya, sekarang Anda mempunyai gambaran bagaimana dalam pembuatannya. Adanya SOP dapat memudahkan dalam mengontrol dan mengevaluasi aktivitas perusahaan.(MZM)