Fungsi Surat Dinas dan Bedanya dengan Surat Biasa

Apa Fungsi Surat Dinas? Foto Hanya Ilustrasi. Sumber Foto: Unsplash.com/Scott Graham

Surat merupakan salah satu media komunikasi yang sudah ada sejak lama dan masih digunakan hingga saat ini. Ada beberapa fungsi dari surat yang harus diketahui. Lalu apa fungsi surat dinas?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut maka harus mengetahui apa yang dimaksud dengan surat dinas. Selain itu juga harus mengetahui sebenarnya apa perbedaan dari surat dinas dengan surat biasa.

Apa Fungsi Surat Dinas? Ini Jawaban Lengkapnya

Apa Fungsi Surat Dinas? Foto Hanya Ilustrasi. Sumber Foto: Unsplash.com/Scott Graham

Dikutip dari buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas karya Muhammad Hamzah dkk., (2017) surat dinas adalah surat resmi yang berisi informasi atau hal yang berkaitan dengan kedinasan pada instansi atau lembaga tersebut.

Surat dinas biasanya berisi masalah kedinasan atau pemerintahan. Surat ini hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan bisa dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut, misalnya surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.

Lalu apa fungsi surat dinas? Secara umum ada beberapa fungsi utama dari surat dinas. Berikut ini adalah beberapa di antaranya.

1. Alat Komunikasi

Fungsi pertama dari surat dinas adalah alat komunikasi, di mana surat dinas gunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau pemberitahuan secara resmi dari suatu instansi atau lembaga kepada pihak lain.

2. Bukti Tertulis

Surat dinas merupakan bukti tertulis yang sah atas suatu kegiatan atau peristiwa yang dilakukan oleh suatu instansi atau lembaga.

3. Alat Dokumentasi

Surat dinas dapat dijadikan sebagai dokumentasi atau arsip untuk keperluan di masa depan. Sehingga jika terjadi hal-hal yang membutuhkan bukti ada bukti otentik yang bisa digunakan.

Jika membahas mengenai surat dinas ada pertanyaan lain yang sering ditanyakan yaitu perbedaan surat dinas dengan surat biasa seperti apa. Secara umum ada beberapa perbedaan mendasar antara kedua jenis surat tersebut.

Perbedaan pertama bisa dilihat dari kop surat, di mana surat dinas harus menunjukkan adanya kop surat. Kop surat berisi informasi tentang instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat, seperti nama instansi, alamat, logo, dan nomor telepon.

Selanjutnya bisa dilihat dari bahasa yang digunakan. Surat dinas menggunakan bahasa yang baku atau resmi. Bahasa yang digunakan dalam bahasa abjad adalah bahasa yang valid. Artinya sederhana, padat, jelas, sopan, menarik.

Baca juga: Contoh Surat Kuasa Ahli Waris untuk Klaim Asuransi yang Singkat

Itulah penjelasan mengenai jawaban dari pertanyaan apa fungsi surat dinas. Secara umum surat dinas digunakan untuk media komunikasi oleh sebuah lembaga atau instansi. (WWN)