Istilah untuk Bagian Surat yang Berisi Tulisan Utama dalam Membuat Surat

Ilustrasi Bagian Surat yang Berisi Tulisan Utama dalam Surat. Foto: dok. Kate Macate (Unsplash.com)

Surat dikenal sebagai alat komunikasi dalam format tulisan. Surat terdiri dari beberapa bagian penting yang perlu diperhatikan dalam penyusunannya. Bagian surat yang berisi tulisan utama dalam membuat surat dinamakan kop surat. Untuk mengenal seperti apa kop surat dan fungsinya, mari kita simak ulasannya dalam artikel berikut ini.

Baca juga: Bagian-Bagian Surat Pribadi Beserta Penjelasannya Lengkap

Sebutan untuk Bagian Surat yang Berisi Tulisan Utama dalam Membuat Surat

Komunikasi merupakan kegiatan yang dilakukan antara satu individu dengan individu lainnya atau suatu instansi dengan instansi lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam komunikasi, kita membutuhkan media agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju.

Terdapat banyak sekali jenis media yang digunakan untuk komunikasi, salah satunya adalah surat. Surat merupakan media komunikasi tertulis yang banyak digunakan untuk menyampaikan pesan baik secara formal maupun non formal.

Ilustrasi Bagian Surat yang Berisi Tulisan Utama dalam Surat. Foto: dok. sue hughes (Unsplash.com)

Dalam buku berjudul Business Communication: Konsep & Praktek Berkomunikasi yang ditulis oleh Alvian Hardianto, Alvina F, Lukito, Annastasia D, dkk (2020: 134) menyebutkan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi untuk menyampaikan pesan yang bersifat biasa, penting, maupun sangat penting dalam bentuk tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.

Dalam sebuah surat, terdapat beberapa bagian penting dengan fungsi yang berbeda. Berikut ini adalah bagian-bagian surat secara umum:

1. Kepala surat atau kop surat

2. Nomor surat.

3. Tanggal, bulan dan tahun surat.

4. Lampiran.

5. Hal atau perihal.

6. Alamat.

7. Salam pembuka.

8. Isi surat.

9. Salam penutup

10. Tanda tangan

Ilustrasi Bagian Surat yang Berisi Tulisan Utama dalam Surat. Foto: dok. Lucas George Wendt (Unsplash.com)

Dari sederet bagian-bagian surat tersebut, terdapat suatu bagian surat yang berisi tulisan utama yang juga dikenal dengan nama kop surat. Umumnya kop surat terletak di paling atas sebelum tanggal surat. Bagian kop surat ini memiliki fungsi khusus. Lebih lengkap, pembahasan mengenai fungsi dan kegunaan kop surat dijelaskan dalam buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia & Pembentukan Istilah Terlengkap yang disusun oleh Tim Grasindo (2019: 167).

Dikutip dari dalam buku tersebut bahwa kop surat merupakan bagian yang paling penting dalam pembuatan surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah mulai dari tingkat pusat sampai tingkat RT, begitu juga dengan perusahaan mulai dari yang bertaraf internasional hingga taraf lokal. Kop surat berguna untuk menunjukkan identitas pengirim surat, maka hanya dengan melihat kop surat saja, penerima bisa mengetahui dari mana surat tersebut dikirim. Kop surat biasanya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

• Logo atau lambang lembaga atau instansi, perusahaan, organisasi

• Nama lembaga atau instansi dari pihak yang membuat surat

• Alamat dan data kontak lembaga/instansi yang dapat dihubungi seperti nomor telepon, nomor ponsel, faksimile dan lain sebagainya,

Demikian pembahasan mengenai kop surat sebagai bagian surat yang berisi tulisan utama dalam surat beserta fungsinya. Dengan mengetahui bagian kop surat dan fungsinya, Anda dapat menyusun surat resmi sesuai dengan kaidah yang berlaku. (DAP)