Konsep Kepanitiaan dalam Pameran Seni Rupa

Ilustrasi Konsep Kepanitiaan dalam Pameran, sumber: unsplash/ToaHeftiba

Konsep kepanitiaan dalam pameran seni rupa perlu diketahui saat akan menyelenggarakan acara tersebut. Pembentukan panitia perlu dilakukan agar dapat menyusun kegiatan dengan lancar.

Masing-masing panitia memiliki tugasnya tersendiri yang harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Lazimnya, struktur kepanitiaan terdiri dari panitia inti dan beberapa seksi.

Konsep Kepanitiaan dalam Pameran

Ilustrasi Konsep Kepanitiaan dalam Pameran, sumber: unsplash/Xavier

Konsep kepanitiaan dalam pameran seni rupa terbagi menjadi beberapa jenis. Masing-masing panitia perlu saling berkoordinasi agar tidak terjadi miskomunikasi. Adapun konsep kepanitiaan tersebut yakni sebagai berikut:

1. Ketua

Mengutip buku Teknik Seminar Online pada Masa Pandemik oleh Agus Purnama, dkk (2021), ketua adalah pemimpin yang bertanggung untuk memastikan acara berjalan dengan lancar.

Ketua harus mampu mencari solusi saat terjadi permasalahan yang menghambat pameran seni rupa. Umumnya, ketua yang dipilih adalah sosok yang komunikatif, tegas, jujur, dan bijaksana.

2. Wakil Ketua

Wakil ketua merupakan panitia yang bertugas untuk membantu pekerjaan ketua dan memastikan bahwa tidak ada detail yang terlewat kan. Wakil ketua harus memiliki sikap cekatan saat harus menggantikan ketua apabila ia berhalangan hadir.

3. Sekretaris

Sekretaris mempunyai tugas untuk membuat surat perizinan, notulen rapat, undangan, dan kegiatan surat menyurat lainnya. Sekretaris juga bertanggung jawab dalam menyusun agenda rapat sampai acara selesai.

4. Bendahara

Bendahara bertugas untuk mengatur masalah keuangan dan mencari sponsor agar pameran seni rupa dapat berjalan lancar. Saat akhir periode acara, bendahara harus menyusun laporan pertanggungjawaban terkait pengelolaan keuangan yang dilakukannya.

5. Publikasi dan Dokumentasi

Publikasi dan Dokumentasi adalah seksi yang bertugas untuk memberikan informasi kepada masyarakat tentang pameran tersebut. Panitia ini harus dapat menyajikan informasi dalam bentuk liputan dan mendokumentasikan proses penyelenggaraan acara dari awal hingga akhir.

Kemudian, hasil yang didapatkan diunggah di media sosial dengan tampilan yang lebih menarik.

6. Humas

Humas merupakan bagian yang akan menjadi narahubung dengan pihak eksternal. Peran humas dalam suatu acara adalah mempromosikannya terhadap stakeholder, menjalin media partner, dan menciptakan citra positif ke khalayak.

7. Dekorasi

Seksi dekorasi bertugas untuk mengelola tata ruang pameran seni rupa yang akan digunakan. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam mengatur dekorasi acara yaitu efisiensi ruangan dan tata letak yang strategis. Selain itu, seksi ini juga bertugas untuk mendekorasi set panggung.

8. Konsumsi

Sesuai namanya, seksi konsumsi bertugas untuk memastikan agar ketersediaan makanan dan minuman memadai. Biasanya, seksi konsumsi menyiapkan makanan dan minuman untuk panitia, pengisi acara, hingga pengunjung. Dana yang dibelanjakan oleh seksi konsumsi berasal dari bendahara, sehingga keduanya harus saling berkoordinasi.

9. Seksi Perlengkapan

Seksi perlengkapan bertugas untuk menyiapkan berbagai perlengkapan yang dibutuhkan selama acara dimulai. Seksi ini biasanya akan rutin berkomunikasi dengan skesi dekorasi.

10. Keamanan

Seksi keamanan bertugas untuk memastikan agar penyelenggaraan acara dapat berlangsung dengan kondusif, mulai dari awal hingga akhir. Seksi ini juga perlu memastikan agar pengunjung tetap nyaman dalam menikmati acara.

Baca juga: Ulasan tentang Hal-Hal yang Harus Disiapkan dalam Membuat Sebuah Pameran

Itulah konsep kepanitiaan dalam pameran seni rupa yang perlu diketahui. Dengan membagi tugas untuk setiap panitia, maka acara dapat berlangsung lancar sesuai rencana. (DLA)