Pengertian Dokumen Soft Copy dan Cara Mengelolanya

Ilustrasi dokuemn soft copy, sumber: Pixabay/StartUpStockPhotos

Tahukah kamu apa pengertian dari soft copy? Secara ringkas soft copy adalah dokumen yang berupa file dan disajikan melalui alat elektronik. Simak pengertian lengkap dan cara mengelolanya dalam artikel ini.

Pengertian Soft Copy adalah

Mengutip keterangan dalam buku Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital (hal. 30) softcopy merupakan data yang bisa ditampilkan di layar atau berbentuk suara/audio, file yang biasa tersimpan pada hard disk atau komputer. File softcopy adalah salinan data atau berkas dalam bentuk elektronik. Selain file dokumen, softcopy bisa juga bisa disajikan dalam bentuk audio dan video dengan menggunakan alat speaker.

Berikut ini adalah ciri-ciri dokumen soft copy:

1. Merupakan salinan digital

2. Data yang tersimpan bersifat sementara karena isi file dapat diubah atau diedit

3. Memerlukan alat atau media elektronik seperti komputer atau ponsel untuk membuka dan membaca file

4. Lebih mudah dibawa kemana-mana

5. Tidak membutuhkan ruang penyimpanan yang terlalu banyak

6. Dapat dibagikan melalui media digital seperti Email, Whatsapp, atau Google drive

7. Lebih murah dan biaya produksi tidak semahal hardcopy

8. Lebih banyak digunakan untuk keperluan pribadi

9. Memiliki resiko besar rusak atau hilang karena pencurian data

Baca juga: Bagaimana Menyimpan File yang Sedang Dikerjakan di Komputer?

Cara Menyimpan dan Pengelolaan Soft Copy

Karena soft copy merupakan file elektronik yang bersifat sementara dan mudah hilang, maka diperlukan sistem penyimpanan dan pengelolaan yang baik supaya file soft copy aman.

Penyimpanan file dan dokumen ini dapat dibuka dan diedit melalui komputer. Sebaiknya soft copy disimpan dalam folder yang telah dikelompokan sesuai bidang dan keperluannya untuk memudahkan identifikasi file. Selain menyimpannya dalam folder di komputer atau laptop, sebaiknya file softcopy memiliki back up penyimpanan cadangan dalam media CD maupun hardisk eksternal. File softcopy ini bisa dipindahkan melalui USB atau melalui email dan Google drive.

Demikianlah kita pahami bahwa soft copy adalah dokumen file yang disajikan melalui alat elektronik. Kemajuan tekhnologi telah memberikan banyak kemudahan dalam segala hal, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efektif. (SR)