Penjelasan Apa itu Kop Surat dan Cara Membuatnya
Penulis kumparan
ยทwaktu baca 2 menit
Tulisan dari Berita Terkini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSurat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang diberikan oleh satu pihak dan ditujukan ke pihak lain untuk menyampaikan berita. Sebuah surat bisnis harus memiliki kop surat sebagai salah satu komponennya. Apa itu kop surat?
Sebuah surat biasanya ditulis pada kertas yang menggunakan kepala surat (kop surat). Kop tersebut merupakan ciri khas atau identitas suatu organisasi termasuk organisasi bisnis.
Apa itu Kop Surat sebagai Komponen yang Penting?
Setiap surat, termasuk surat bisnis mempunyai beberapa komponen. Penempatan komponen-komponen surat pada posisi tertentu akan membentuk model atau bentuk yang tertentu.
Dikutip dari Buku Komunikasi Bisnis yang ditulis oleh Reza Nurul Ichsan (2019: 84), komponen-komponen surat bisnis tersebut meliput kepala surat, tanggal surat, nomor, lampiran, dan perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama perusahaan, nama orang, dan nama jabatan, tembusan, dan inisial. Apa itu kop surat?
Kop surat merupakan bagian yang paling penting dalam pembuatan surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah mulai dari tingkat pusat sampai tingkat RT, begitu juga dengan perusahaan mulai dari yang bertaraf internasional hingga taraf lokal. Kop surat sangat berguna untuk menunjukkan identitas pengirim surat.
Penerima dapat mengetahui sumber surat tersebut hanya dengan melihat kop surat saja. Berikut adalah bagian dari kop surat:
Nama instansi/lembaga dari pihak yang membuat surat.
Alamat dan tata kontak yang dapat dihubungi seperti ponsel, telepon, faks, dan lainnya pada instansi/lembaga.
Lambang/logo instansi lembaga.
Berikut adalah contoh kop surat agar lebih paham:
Unit Kegiatan Mahasiswa Jurnal Paradigma Universitas Gadjah MAda (UKM JP)
Agar lebih jelas, berikut adalah contoh kop surat sebagai referensi:
Sekretariat: Gedung Sekolah Pascasarjana UGM Unit Lantai 2 Ruang 101 Jalan Teknika Utara, Pogung, Yogyakarta, Kontak: 08574290175
Baca juga: Cara Buat Surat Izin Sekolah karena Sakit dan Contohnya
Ketika menulis surat dinas resmi, sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, ringkas, dan padat. Adapun cara membuat kop surat dapat dilakukan dengan mudah menggunakan Microsoft Word. Semoga penjelasan terkait apa itu kop surat dapat bermanfaat dan menambah wawasan! (CHL)