Penjelasan Prosedur Pengurusan Surat Masuk dalam Sistem Buku Agenda

Ilustrasi Prosedur Pengurusan Surat Masuk dalam Sistem Buku Agenda. (Foto: Jarmoluk by https://pixabay.com/id/)

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolaan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. Terdapat dua macam penanganan surat masuk yakni sistem buku agenda dan sistem kartu kendali. Artikel kali ini akan membahas lebih spesifik mengenai sistem buku agenda. Apa yang dimaksud dengan buku agenda? Pengertian buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris. Prosedur pengurusan surat masuk dalam sistem buku agenda adalah dimulai dengan mengumpulkan surat.

Apa yang Dimaksud dengan Buku Agenda Surat Masuk?

Ilustrasi Prosedur Pengurusan Surat Masuk dalam Sistem Buku Agenda. (Foto: Nile by https://pixabay.com/id/)

Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut dengan agendaris.

Adapun buku agenda ada tiga macam yakni buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada setiap halaman (buku agenda tunggal), buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan (buku agenda berpasangan), dan buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri (buku agenda kembar).

Prosedur pengurusan surat masuk dalam sistem buku agenda dapat dimulai dengan mengumpulkan surat. Dikutip dari buku Kearsipan SMK untuk SMK/MAK Kelas X yang ditulis oleh Tuginem dan Ratna Trisiyani (2020: 77), berikut adalah prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda:

1. Penerimaan surat

2. Penyortiran surat

Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting, rahasia) maupun surat pribadi.

3. Pencatatan surat

4. Pengarahan surat

Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan.

5. Penyampaian surat

Menyampaikan surat kepada pejabat/karyawan berdasarkan disposisi pimpinan dan mencatat dalam Buku Ekspedisi Intern.

6. Penyimpanan surat

Menyimpan surat menggunakan sistem tertentu.

Terdapat 6 tahap dalam menangani surat masuk sistem buku agenda. Perlu diingat, prosedur pengurusan surat masuk dalam sistem buku agenda adalah diawali dengan mengumpulkan surat. Semoga bermanfaat! (CHL)