Siapa yang Diperbolehkan Menulis Surat Dinas? Ini Jawabannya!

Ilustrasi Pihak yang Diperbolehkan Menulis Surat Dinas. Foto: dok. Aaron Burden (Unsplash.com)

Dalam perusahaan atau instansi, urusan surat menyurat menjadi bentuk komunikasi formal yang penting. Surat yang digunakan perusahaan atau instansi tertentu adalah surat dinas. Siapa yang diperbolehkan menulis surat dinas? Simak pembahasan lengkapnya dalam artikel berikut ini.

Baca juga: Ciri Isi dalam Surat Pribadi dan Perbedaannya dengan Surat Dinas

Pihak yang Diperbolehkan Menulis Surat Dinas dan Unsur Kebahasaannya

Surat merupakan salah satu jenis media komunikasi untuk bertukar pesan dari satu tempat ke tempat lainnya. Sejak dulu, surat berfungsi sebagai alat komunikasi dalam bentuk tulisan untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Pembahasan lengkap tentang fungsi surat dijelaskan dalam buku Korespondensi untuk SMK/MAK Kelas X yang disusun oleh Dra. Eny Pujiasri, M.M. & Sulis Rahmawati, S.Pd. (2020: 52).

Ilustrasi Pihak yang Diperbolehkan Menulis Surat Dinas. Foto: dok. Unseen Studio (Unsplash.com)

Dikutip dar dalam buku tersebut bahwa surat adalah media untuk menyampaikan suatu maksud tertentu secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya. Secara umum, dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Surat memiliki beberapa fungsi utama, antara lain:

Terdapat berbagai jenis surat yang digunakan sesuai peruntukannya. Contohnya seperti surat pribadi, surat izin, hingga surat dinas. Surat dinas menjadi jenis surat formal yang memiliki ketentuan khusus dalam penyusunannya, mulai dari penggunaan unsur kebahasaan hingga pihak yang diperbolehkan untuk menulis surat. Siapa yang diperbolehkan menulis surat dinas?

Pihak yang diperbolehkan menulis surat dinas adalah instansi. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas sebab isi surat dinas berkaitan dengan urusan kedinasan. Hal ini selaras dengan pembahasan dalam buku berjudul Bestie Book Bahasa Indonesia SMP/MTs Kelas VII, VIII, & IX yang disusun oleh The King Eduka (2022: 45).

Ilustrasi Pihak yang Diperbolehkan Menulis Surat Dinas. Foto: dok. Álvaro Serrano (Unsplash.com)

Dikutip dari dalam buku tersebut bahwa surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas. Oleh sebab itu, pada surat dinas terdapat kepala surat dan nomor surat. Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/instansi/perusahaan, lamaran pekerjaan, surat izin, dan masih banyak lagi lainnya.

Masih dalam buku yang sama, dijelaskan pula bahwa dalam penyusunan surat dinas, unsur kebahasaan yang digunakan adalah pemilihan kata sapaan yang bersifat formal dan bahasa ragam baku.

Demikian pembahasan tentang pihak yang diperbolehkan menulis surat dinas beserta penggunaan unsur kebahasaan di dalamnya. Pengetahuan ini dapat menambah wawasan Anda mengenai jenis surat sebagai media yang digunakan untuk berkomunikasi. (DAP)