Struktur Surat Penawaran, Lengkap dengan Fungsi dan Contohnya

Ilustrasi Jelaskan struktur surat penawaran, sumber gambar: unsplash/Scott Graham

Jelaskan struktur surat penawaran! Surat penawaran merupakan surat yang digunakan untuk melakukan penawaran pada suatu barang atau jasa. Surat ini dibuat dan diajukan jika seorang pengusaha ingin melakukan kerjasama dengan perusahaan lain.

Selain itu, surat ini juga bisa ditujukan kepada konsumen sebagai bukti kredibilitasnya. Memahami struktur dan fungsi surat ini sangat penting agar bisa memanfaatkannya dengan optimal.

Jelaskan Struktur Surat Penawaran!

Ilustrasi Jelaskan struktur surat penawaran, sumber gambar: unsplash/Kelly Sikkema

Jelaskan struktur surat penawaran! Surat penawaran merupakan surat yang dibuat oleh penjual untuk calon pembeli dengan tujuan menawarkan barang atau jasa yang dijual.

Surat ini dibuat karena inisiatif calon penjual sendiri atau adanya permintaan dari calon pembeli. Adapun struktur surat penawaran, yakni sebagai berikut.

1. Kop Surat

   a. Logo lembaga/instansi/organisasi

   b. Nama lembaga/instansi/organisasi yang ditulis dengan huruf kapital

   c. Alamat, kontak telepon, dan website/email yang ditulis dengan huruf besar dan kecil

2. Nomor surat

3. Lampiran

4. Hal (perihal surat tersebut)

5. Nama kota dan tanggal surat diterbitkan

6. Alamat penerima surat

7. Salam pembuka yang diakhiri dengan tanda baca koma

8. Isi pokok surat penawaran yang mencakup:

   a. Rincian nama, jenis, barang/jasa yang ditawarkan.

   b. Merek dan tipe barang/jasa

   c. Ketentuan harga, cara pengiriman, dan penyerahan barang.

   d. Menjelaskan bahwa sifat penawaran bebas atau berjangka.

9. Salam penutup surat, nama, jabatan, dan tanda tangan penanggung jawab surat.

Fungsi Surat Penawaran

Ilustrasi Jelaskan struktur surat penawaran, sumber gambar: unsplash/Dimitri

Mengutip buku Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas XI, Binti Mahtumah (2021), surat penawaran memiliki sejumlah fungsi, di antaranya sebagai berikut.

• Upaya memperkenalkan suatu produk dan jasa, terutama kepada pihak yang berpotensi menjadi pembeli.

• Sebagai cara mempromosikan suatu produk dan jasa kepada perusahaan atau masyarakat umum.

• Memperluas pemasaran dan jangkauan koneksi dengan perusahaan lain

Contoh Surat Penawaran

Ilustrasi Jelaskan struktur surat penawaran, sumber gambar: unsplash/Romain Dancre

Agar semakin paham, simak contoh surat penawaran berikut ini.

PT Cahaya Abadi

Peralatan dan Mesin Kantor

Jl. Ciputra No. 18 Jakarta, Indonesia

Telp. [phone]

Email:[e-mail]

Nomor: 124/SRTPN/2024 Jakarta, 4 Desember 2024

Lampiran: 2 lembar

Perihal: Surat Penawaran Barang

Yth. Direktur PT Setya Artomoro

Bpk. Ahmad Dahlan

Jl. Wahid Hasyim No. 40 Klaten

Dengan Hormat,

Melalui surat ini, kami dari perusahaan PT Cahaya Abadi yang bergerak di bidang peralatan dan mesin kantor menawarkan produk kami yang berkualitas dan modern. Selain itu, harga produk kami juga lebih terjangkau dan dilengkapi garansi. Beberapa produk yang kami tawarkan, yaitu:

Jenis barang: Printer

Merek dan warna: Epson Workforce Pro WF, warna putih

Harga: Rp7.000.000 (harga sudah termasuk PPN 10%)

Biaya pengiriman: Gratis ongkir

Cara pembayaran: Tunai atau kredit

Besar harapan kami agar perusahan Bapak tertarik menggunakan produk yang kami tawarkan. Kami juga dapat memberikan diskon 10% untuk pembelian pertama jika Bapak bersedia membeli produk kami.

Untuk informasi lebih detail, silakan menghubungi kami di nomor [phone]. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 04 Desember 2024

Hormat saya,

Ferina Sari

Marketing Manager

Baca juga: Pengertian dan Contoh Surat Pernyataan Diri

Itulah jawaban terkait jelaskan struktur surat penawaran. Dengan memahami karakteristik surat tersebut, diharapkan proses pembuatannya lebih mudah dan bisa berfungsi optimal dalam menawarkan barang atau jasa. (DLA)