Bagian-bagian Surat Resmi serta Contoh dan Cara Menulisnya

Bagian-bagian Surat Resmi, Foto: Pixabay

Jika kamu ingin menulis surat atas nama perusahaan, maka penting bagimu untuk memahami bagian-bagian surat resmi dan cara membuatnya. Dengan begitu, suratmu akan dihargai oleh si penerima surat, sehingga bisa mencapai tujuan (permintaan) yang diinginkan.

Bagian-bagian Surat Resmi dan Cara Menulisnya

Bagian-bagian Surat Resmi, Foto: Pixabay

Dilansir dari buku Terampil Bahasa Indonesia: Untuk Perguruan Tinggi, Dra. Mulyati, M.Pd., (2017:197), berikut bagian-bagian surat yang harus dituliskan di dalam surat resmi:

• Kop Surat

Kop surat adalah bagian paling atas dari surat resmi yang menunjukkan identitas perusahaan. Adapun isi dari kop surat: nama perusahaan, alamat, kotak pos, nomor telepon, email, dan lain-lain.

• Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Tempat dan tanggal pembuatan surat terletak di sisi kanan atau di kiri surat, tergantung format yang dipilih. Tempat menunjukkan kota pembuatan surat dan tanggal menunjukkan tanggal penulisan surat. Tempat dan tanggal sangat penting untuk dicantumkan, karena berperan sebagai penunjuk waktu.

• Nomor Surat

Nomor surat perlu ditulis dengan sistematis (sesuai kebijakan perusahaan) agar dapat mempermudah pengarsipan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

• Lampiran

Lampiran adalah petunjuk tentang dokumen yang dilampirkan bersama surat yang bersangkutan, jadi dinyatakan di dalam jumlah yang pasti.

• Hal/Perihal

Perihal surat mengandung inti dari isi surat secara keseluruhan.

• Alamat

Alamat surat ini mencakup nama, jabatan seseorang, perusahaan, dan alamat yang dituju, biasanya dimulai dengan kata ‘kepada’ atau ‘Yth.’.

• Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan kalimat pembuka sebagai tanda penghormatan dan lambang rasa persaudaraan di awal surat, biasanya dengan kata ‘dengan hormat’.

• Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka umumnya berisi ucapan salam dan pembahasan singkat tentang isi surat, biasanya terdiri dari 1 paragraf yang berfungsi sebagai pengantar.

• Isi Surat

Isi surat adalah masalah pokok dari surat, yang dituangkan untuk menyampaikan maksud dan tujuan pokok dari surat tersebut, biasanya terdiri dari beberapa paragraf, tergantung maksud yang ingin disampaikan.

• Penutup Surat

Penutup surat ditulis di dalam bentuk paragraf penutup yang mengandung penegasan, harapan, dan pernyataan lain, yang disampaikan dengan sopan.

• Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai bentuk penghormatan kepada pembaca dan penutup surat, biasanya menggunakan kata ‘hormat saya’, ‘hormat kami’, dan lain-lain.

• Jabatan, Tanda Tangan, dan Nama Terang

Jabatan adalah kedudukan seseorang yang berhak untuk menandatangani surat, selalu disertai dengan nama terang.

• Tembusan

Tembusan ada hanya kalau surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju juga perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang bersangkutan. Bagian ini ditulis secara berurutan berdasarkan jabatan.

• Catatan/NB

Catatan merupakan bagian opsional berupa pesan singkat yang belum tercantum di isi surat.

Contoh Surat Resmi

Supaya lebih jelas, inilah contoh surat resmi:

SMA Terus Maju 3 Jakarta

Jl. Jend. Maryono No.9 Jakarta

No. Telp. [phone]

Jakarta, 27 April 2018

No : 160/SMA Terus Maju 3/2018

Lampiran : –

Perihal : Undangan

Yth. Orang tua / Wali Murid

Kelas XI , XII, XII SMA Terus Maju 3

Jakarta

Dengan hormat,

Di dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional, kami selaku pihak SMA Terus Maju 3 akan menyelenggarakan lomba cerdas cermat antar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami selenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 14 Mei 2018

Pukul : 09.00 s.d. 12.00 WIB

Tempat : Jakarta

Acara : Lomba cerdas cermat

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas segala perhatian dan kerjasama Anda, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah,

Rino Sumargo, M.Pd.

NIP 44723445765490

(BRP)