Cara Melakukan Panggilan Telepon ke Pelanggan dengan Tata Krama

Cara Melakukan Panggilan Telepon ke Pelanggan. Foto hanya ilustrasi. Sumber foto: Unsplash/Julian Hochgesang

Penting mengetahui cara melakukan panggilan telepon ke pelanggan dengan tata krama. Panggilan telepon kepada pelanggan adalah salah satu aspek penting dalam membangun hubungan yang baik antara pemilik bisnis dan konsumen.

Dikutip dari buku Komunikasi Bisnis, Sovia Rosalin dkk (2020: 99), telepon adalah salah satu bentuk komunikasi antarpribadi. Kemampuan dalam berkomunikasi ini wajib dikuasai oleh pelaku bisnis maupun karyawan.

Cara Melakukan Panggilan Telepon ke Pelanggan

Cara Melakukan Panggilan Telepon ke Pelanggan. Foto hanya ilustrasi. Sumber foto: Unsplash/Annie Spratt

Keterampilan dan kemampuan dalam berkomunikasi lisan melalui telepon harus dimiliki oleh para karyawan atau pelaku bisnis. Komunikasi via telepon ini penting dilakukan dengan tata krama yang baik

Hal tersebut bertujuan agar memberikan pengalaman positif kepada pelanggan. Etika dalam bertelepon adalah tata krama dan tahu sopan-santun dalam menerima atau melakukan kontak telepon dengan seseorang.

Etika tersebut meliputi cara bicara yang jelas, tegas, ramah, hangat, dan bersahabat. Berikut cara melakukan panggilan telepon ke pelanggan dengan tata krama yang baik.

1. Jangan Biarkan Telepon Berdering 2-3 Kali

Saat ada telepon masuk silakan langsung diangkat. Jangan biarkan telepon berdering berkali-kali. Dengarkan lawan bicara dan berkonsentrasi dengannya atau tidak melamun. Berbicaralah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon.

2. Berikan Respon Secara Tepat dan Lugas

Berbicaralah seperlunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon.

Mulai dari nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

3. Ucapkanlah Salam Begitu Mengangkat Telepon

Bila penelepon menanyakan identitas orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat, maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.

Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon. Tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Siapkan Nomor Telepon yang Akan Dihubungi

Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam. Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

Sebutkan identitas diri penelepon dengan jelas. Lalu, kemukakan keinginan penelepon untuk berbicara dengan orang yang dituju. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Pegang Gagang Telepon dengan Baik

Pegang gagang telepon menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya microphone jangan terlalu dekat dengan mulut. Usahakan nafas saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.

6. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” Selama Pembicaraan Berlangsung

Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon. Apabila penelepon tidak mengerti, tidak ada salahnya mengulangi pertanyaan. Akhiri pembicaraan dengan salam. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hindari Hal-Hal yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Komunikasi Menggunakan Telepon

Baca juga: Tata Cara Berbagi Koneksi Internet dari Telepon Seluler dengan Komputer Lain

Itulah cara melakukan panggilan telepon ke pelanggan dengan tata krama yang baik. Semoga informasi di atas dapat menambah wawasan para pembaca dalam melakukan panggilan telepon dengan baik. (Gin)