Contoh Surat Pemberitahuan yang Benar dan Terstruktur
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Update tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSurat Pemberitahuan atau yang disingkat SPT merupakan salah satu jenis surat untuk menginformasikan sesuatu hal secara formal. Walau pun zaman sudah berkembang, namun penggunaan Surat Pemberitahuan masih sangat diperlukan. Oleh karenanya, memahami cara menulis dengan tepat adalah suatu keharusan. Untuk Anda yang sedang bingung cara menulis surat yang satu ini, Anda dapat menggunakan contoh Surat Pemberitahuan di bawah ini sebagai referensi.
Contoh Surat Pemberitahuan
Mengutip buku Administrasi Pajak karya Binti Chomsiatin, S.E., M.M. (2021: 54), Surat Pemberitahuan adalah surat yang digunakan untuk melaporkan informasi penting resmi maupun untuk pembayaran pajak yang terutang menurut ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan.
Tujuan dari SPT adalah memberikan informasi yang jelas kepada pata pembaca sehingga informasi yang diberikan dapat tersampaikan dengan baik dan benar. selain itu SPT juga memiliki fungsi sebagai pemberitahuan tentang peraturan yang harus dilakukan atau dikerjakan pihak tertentu yang terkait dalam pemberitahuan.
Untuk membuat Surat Pemberitahuan atau SPT haruslah memperhatikan beberapa unsur, yakni:
1. Memiliki Kepala atau Kop Surat
Dalam membuat SPT haruslah dituliskan nama lembaga maupun instansi surat mencantumkan logo dan nama dari lembaga. Selain itu juga dapat mencantumkan alamat atau email yang dapat dihubungi.
2. Judul Surat
Judul surat merupakan cara memberikan informasi tentang apa yang termuat dalam isi surat yang akan disampaikan.
3. Nomor Surat
Dalam membuat sebuah surat formal, nomor surat merupakan suatu keharusan. Selain itu tiap organisasi atau instansi pasti memiliki nomor surat berbeda-beda tergantung dengan ketentuan.
4. Tanggal Surat dan Perihal
Surat formal juga harus menyertakan tanggal surat dan perihal akan isi surat.
5. Nama dan Alamat
Sebuah SPT haruslah menyertakan nama dan alamat kepada penerima, sehingga menghidari kesalahan dalam pengiriman surat.
6. Pembuka
SPT memiliki pembuka yang menunjukkan bagian dari inti surat.
7. Isi
SPT memiliki isi yang harus ditulis dan dijelaskan secara detail sehingga tidak ada informasi yang terlewatan atau pembaca tidak salah dalam memahami isi surat.
8. Penutup
Penutup dalam SPT berfungsi sebagai ucapan terima kasih atass perhatian dan mengaharapkan untuk mentaati isi surat yang disampaikan.
9. Nama dan Tanda Tangan
Nama dan tanda tangan SPT serta stempel menunjukkan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi yang berasal dari instansi terkait.
Adapun contoh Surat Pemberitahuan yakni:
PT. LANCAR JAYA
Jl. Diponegoro No. 12 Surabaya, Jawa Timur
Surabaya, 11 Maret 2021
No: 200/SR/04/2021
Lampiran: –
Hal: Pemberitahuan Acara Kegiatan
Yth:
Karyawan PT. LANCAR JAYA
Ditempat
Dengan hormat,
Dengan adanya surat pemberitahuan ini, Kami menyampaikan bahwa akan diadakan acara rapat tahunan dan family gathering. Kami menginformasikan kepada seluruh karyawan PT. LANCAR JAYA untuk dapat mengikuti acara tahunan ini yang akan diadakan pada:
Hari, Tanggal: Sabtu dan Minggu, 25 – 26 Maret 2021
Waktu: 07.00 – Selesai
Tempat: The Life Hotel
Dengan surat pemberitahuan yang kami buat, kami menghimbau agar seluruh karyawan dapat ikut serta dalam acara tahunan ini.
Demikian Surat Pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Direktur PT. LANCAR JAYA
Adi Winarna
Demikian contoh Surat Pemberitahuan yang dapat dijadikan sebagai referensi ketika diperintahkan untuk membuat surat tersebut. (MZM)