Jenis-Jenis Buku Agenda yang Perlu Diketahui

Ilustrasi Jenis-Jenis Buku Agenda. Sumber: Unsplash/Jan Kahánek

Buku agenda dapat diartikan sebagai buku catatan bertanggal yang berfungsi sebagai catatan surat masuk dan keluar yang dikirim atau diterima dari kantor, instansi atau perusahaan. Terdapat jenis-jenis buku agenda yang perlu diketahui untuk mempermudah pekerjaan.

Buku agenda mempunyai banyak fungsi yang sangat bermanfaat untuk kelangsungan perusahaan, bisnis, atau organisasi. Salah satunya yaitu sebagai bukti surat masuk dan keluar.

Jenis-jenis Buku Agenda

Ilustrasi Jenis-Jenis Buku Agenda. Sumber: Unsplash/Jan Kahánek

Buku agenda berfungsi sebagai register untuk mencatat tanggal surat masuk dan keluar. Buku ini digunakan dalam periode tertentu. Misalnya pencatatan proses keluar masuknya surat, barang dan lain-lain yang dilakukan selama satu tahun atau periode tertentu.

Selain itu buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file, sebagaimana dikutip dari buku Manajemen Kearsipan, Zulkifli Amsyah, (2003:53).

Berikut merupakan jenis-jenis buku agenda yang perlu diketahui untuk mempermudah pekerjaan.

1. Buku Agenda Tunggal

Buku agenda jenis ini sangat cocok untuk mencatat aktivitas surat keluar dan masuk serta penomoran berurutan (campuran) pada setiap halaman buku.

Ciri-ciri buku agenda jenis ini adalah adanya penomoran berurutan pada setiap halaman dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama lembaga atau perusahaan pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran informasi yang dimaksud dan kode arsip.

Buku ini terkadang disebut sebagai buku program campuran.

2. Buku Agenda Berpasangan

Penamaan buku agenda berpasangan didasari dari penulisan format penulisan surat masuk dan keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda. Oleh karena itu, penulisan terbagi dalam beberapa tabel, namun diakhir tabel diikuti dengan format yang sama seperti sebelumnya.

3. Buku Agenda Kembar

Buku ini menuliskan catatan dimana buku agenda untuk surat masuk berbeda atau terpisah dengan buku agenda untuk surat keluar Format pencatatannya standar, namun untuk surat masuk dilampirkan keterangan kode arsip, untuk surat keluar terdapat tambahan kolom file pada kolom terakhir.

Baca Juga: Pengertian dan Tujuan Meresensi Buku

Itulah jenis-jenis buku agenda yang perlu diketahui beserta penjelasannya. Dengan menggunakan buku agenda, pekerjaan surat menyurat akan lebih mudah, jelas, dan terperinci.(glg)