Pengertian dan Tujuan Diadakan Rapat untuk Membicarakan Sesuatu
ยทwaktu baca 2 menit
Tulisan dari Berita Update tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPertemuan untuk membicarakan sesuatu disebut rapat, umumnya rapat dilaksanakan antara para anggota yang ada di lingkungan organisasi atau badan lainnya untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah terkait kepentingan bersama.
Rapat memiliki beberapa fungsi, seperti sebagai cara untuk memecahkan masalah, untuk menyampaikan informasi, dan juga sebagai forum demokrasi.
Pengertian Rapat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Bisa juga diartikan sebagai suatu komunikasi kelompok secara resmi, musyawarah kelompok untuk mufakat atau salah satu media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
Melansir dari buku Teknologi Perkantoran SMK/MAK Kelas X, Drs Joko Pramono, 2021, rapat sebagai cara pertemuan untuk membicarakan sesuatu biasanya dilaksanakan dengan berbagai alasan, antara lain:
Jika pimpinan memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.
Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan.
Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran/pendapat secara langsung kepada pimpinan terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
Saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.
Tujuan Dilaksanakannya Rapat
Beberapa tujuan diadakan rapat antara lain adalah untuk menyampaikan satu atau beberapa informasi, dengan maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya. Kemudian untuk mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota.
Selain itu, tujuan lainnya adalah untuk melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi, juga untuk menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
Tidak ketinggalan, tujuan berikutnya adalah sebagai media untuk menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat. (DNR)