Pengertian Komunikasi Kantor dan Fungsinya

Ilustrasi Pengertian Komunikasi Kantor dan Fungsinya. Sumber: Unsplash/Sean Pollock

Pengertian komunikasi kantor dan fungsinya penting untuk dipahami, terutama bagi yang berada di dunia kerja. Komunikasi adalah kegiatan yang dilakukan setiap hari oleh manusia. Komunikasi sangat penting dilakukan untuk bisa menyampaikan kehendak.

Kegiatan komunikasi juga dilakukan untuk bisa saling memahami. Karena sifatnya sangat penting, kegiatan ini harus dipelajari dengan baik.

Memahami Pengertian Komunikasi Kantor dan Fungsinya

Ilustrasi Pengertian Komunikasi Kantor dan Fungsinya. Sumber: Unsplash/Arlington Research

Sebutkan pengertian komunikasi kantor dan fungsinya! Dikutip dari Manajemen Perkantoran Profesional, Zulkarnain dan Sumarsono (2015:77-78), komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan. Proses komunikasi dikatakan efektif apabila pesan bisa dimengerti dan mendorong orang lain bertindak sesuai dengan pesan tersebut.

Proses komunikasi merupakan rangkaian kegiatan untuk mengirim informasi yang memiliki 5 unsur, yaitu pengirim pesan, pesan, media, penerima pesan, dan umpan balik (feedback). Komunikasi juga dilakukan sesuai dengan situasi dan tempat terjadinya komunikasi.

Dengan demikian, pengertian komunikasi kantor adalah komunikasi yang terjadi dan berlangsung di dalam kantor. Komunikasi kantor bisa dilakukan baik secara lisan maupun tulisan. Terdapat beberapa fungsi komunikator yang perlu diketahui sebagai berikut.

1. Fungsi Kontrol

Fungsi kontrol diaplikasikan untuk mengontrol karyawan dengan cara bertanya ulang tentang deskripsi pekerjaan, kepada siapa karyawan melaporkan hasil pekerjaan, dan hal lainnya.

Komunikasi juga berfungsi untuk mengontrol perilaku karyawan. Contohnya, jika ada seorang karyawan yang cenderung membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan pekerjaan, teman sekantor akan melakukan komunikasi terkait hal tersebut.

2. Fungsi Motivasi

Komunikasi kantor juga berfungsi untuk memotivasi. Komunikasi dapat meningkatkan kinerja karyawan dengan cara memberikan motivasi agar bekerja lebih baik. Hal ini bisa dilakukan dengan memberikan feedback tentang pekerjaan yang telah dilakukan, memberi bonus, memberi upah, memberikan kenaikan pangkat, dan lainnya.

3. Fungsi Emosi

Berinteraksi dengan lingkungan sosial adalah salah satu tujuan bekerja. Interaksi dengan lingkungan sosial dilakukan dengan cara berkomunikasi. Setiap anggota lingkungan sosial (kantor) bisa menyampaikan emosinya (negatif atau positif).

Emosi negatif ini misalnya adalah ketidakpuasan tentang pekerjaan yang sedang dilakukan, tidak puas dengan gaji, dan hal negatif lain. Adapun emosi positif contohnya adalah menyampaikan hal yang bisa memberikan hal positif untuk kantor.

Baca juga: Mengenal Jenis-jenis Komunikasi Tertulis di Kantor

Itulah pembahasan tentang pengertian komunikasi kantor dan fungsinya. Komunikasi harus dijalin dengan baik agar pesan bisa tersampaikan dengan baik. (KRIS)