Prosedur Penggunaan Peralatan Kantor dalam Kegiatan Administrasi

Ilustrasi Prosedur Penggunaan Peralatan Kantor. Sumber: Unsplash/Sergey Zolkin

Setiap karyawan di suatu perusahaan jika menggunakan peralatan kantor harus melakukan prosedur penggunaan peralatan kantor terlebih dahulu. Hal ini berguna untuk mendisiplinkan karyawan.

Sebagaimana dikutip dari buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas, Badrus Suryadi, S.Pd.,M.M., dkk, (2021:114), prosedur merupakan cara yang ditempuh agar suatu kegiatan berjalan dengan lancar,

Prosedur Penggunaan Peralatan Kantor

Ilustrasi Prosedur Penggunaan Peralatan Kantor. Sumber: Unsplash/Israel Andrade

Peralatan kantor merupakan alat-alat yang dipakai dalam kantor guna kelancaran perusahaan dalam melakukan kegiatan administrasinya. Ketahui prosedur penggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi berikut ini.

Prosedur Pengadaan Alat

Ilustrasi Prosedur Penggunaan Peralatan Kantor. Sumber: Unsplash/Christopher Gower

Prosedur pengadaan barang merupakan aktivitas atau kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan barang berupa peralatan kantor, guna mencapai tujuan kinerja yang maksimal di dalam perusahaan.

Secara umum, terdapat 6 tahapan yang masuk kategori sebagai prosedur pengadaan, yakni sebagai berikut.

1. Mengajukan Surat Permohonan

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan mengajukan surat permohonan. Melalui adanya tindakan pengadaan barang ke gudang atau penyedia barang.

Pengajuan barang ini dilakukan sebagai bentuk persetujuan dalam pengadaan peralatan yang dibutuhkan tiap divisinya. Tentu hal tersebut berdasarkan persetujuan masing-masing pihak supaya bisa lanjut ke tahap pembelian barang.

2. Melakukan Pemeriksaan Stok Barang

Langkah berikutnya adalah dengan melakukan pemeriksaan stok barang yang ada di gudang usai pihak gudang menerima surat permohonan.

Ketika diketahui masih terdapat stok barang yang memang dibutuhkan perusahaan, maka pihak gudang atau penyedia peralatan kantor akan melakukan koordinasi lanjutan untuk persetujuan pembelian. Namun, ketika dalam pengecekan ternyata peralatan dibutuhkan. Dengan begitu petugas akan memberitahu juga kepada pihak kantor terkait ketersediaan peralatan kantor saat ini.

3. Melakukan Penyerahan Surat Permohonan Kepada Pihak Bendahara

Usai mengecek ketersediaan peralatan kantor guna melakukan pengadaan peralatan kantor. Berikutnya adalah melakukan penyerahan surat permohonan yang diserahkan kepada pihak bendahara perusahaan.

Tujuan penyerahan surat permohonan ke pihak bendahara adalah untuk melakukan pengecekan dana yang tersedia. Hal tersebut guna melakukan sinkronisasi antara kebutuhan barang dan pengeluaran yang akan dilakukan.

Ketika dananya sudah dipastikan cukup untuk memenuhi peralatan yang dibutuhkan kantor, maka surat permohonan akan diserahkan kepada pimpinan untuk meminta persetujuan.

4. Pembelian

Selanjutnya adalah pembelian peralatan perusahaan atau kantor berdasarkan pengajuan sebelumnya. Namun, hal ini hanya bisa dilakukan ketika sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan yang menerima surat permohonan.

Ketika benar-benar sudah disetujui, proses pembelian barang pun akan segera dilakukan oleh pihak logistik atau purchase di perusahaan.

5. Melakukan Pengecekan Barang

Prosedur pengadaan peralatan kantor yang kelima adalah melakukan pengecekan barang yang sudah dibeli. Pengecekan yang dilakukan merupakan pemeriksaan terkait kualitas dan jumlah barang yang sudah dibeli.

Jika benar sesuai dengan persetujuan sebelumnya. Barang akan segera diserahkan kepada pihak perusahaan lengkap dengan catatan kebutuhan pengadaan peralatan untuk di kantor.

6. Peralatan Kantor Siap Digunakan

Usai pengecekan terbukti sesuai dengan permintaan, maka pengadaan peralatan siap digunakan atau didistribusikan kepada pihak karyawan yang ada di perusahaan.

Baca Juga: Perbedaan Perlengkapan dan Peralatan dalam Dunia Akuntansi

Demikian ulasan prosedur penggunaan peralatan kantor yang harus dilakukan setiap karyawan saat ingin menggunakan peralatan kantor.(glg)