Tujuan Otomatisasi Kantor, Pengertian, dan Contohnya

Ilustrasi tujuan otomatisasi kantor. Foto: Unsplash/Alex Kotliarskyi

Kecanggihan teknologi berdampak pada berbagai bidang, salah satunya adalah perkantoran. Dalam perkantoran terdapat istilah otomatisasi. Tujuan otomatisasi kantor sendiri sangatlah banyak.

Dengan melakukan otomatisasi, kantor bisa mendapatkan hasil yang lebih daripada dilakukan secara manual. Inilah yang membuat otomatisasi berkembang pesat di hampir semua sektor perkantoran.

Pengertian Otomatisasi Kantor

Ilustrasi pengertian otomatisasi kantor. Foto: Unsplash/CoWomen

Dikutip dari buku Grip Work Journey Sang Penjajah, Nuryetty, dkk (2018), otomatisasi berasal dari bahasa Inggris automation yang disetarakan dengan kata mechanization dan computerization. Automation dalam bahasa Inggris memiliki dua makna, yakni:

• The use of automatic equipment to save mental and manual labor (Penggunaan peralatan untuk menghemat pikiran dan tenaga.)

• The automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (Pengontrolan secara otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan terperinci atau sistematis).

Sedangkan otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya.

Konsep utama yang menjadi dasar otomatisasi perkantoran, yakni:

• Segala proses yang terjadi dalam perkantoran seperti proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

• Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi terpisah dan tanpa rencana menjadi aplikasi yang terencana dan terpadu.

• Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman kembali informasi

• Otomatisasi kantor meningkatkan keuntungan dengan memberikan opsi pengambilan keputusan yang lebih baik.

• Otomatisasi kantor berguna sebagai pelengkap sebagai metode komunikasi tradisional, bukan sebagai pengganti.

Tujuan Otomatisasi Kantor

Ilustrasi fungsi otomatisasi kantor. Foto: Unsplash/Annie Spratt

Otomatisasi kantor dibuat tanpa asalan. Ada beberapa fungsi dari otomatisasi kantor, antara lain sebagai berikut:

1. Meminimalkan Biaya

Teknologi memang tidak dapat menggantikan pekerjaan saat ini, akan tetap komputer dapat menunda penambahan pegawai yang dapat membebani beban perusahan.

2. Pemecah Masalah Kelompok

Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara petinggi untuk melakukan komunikasi yang lebih baik dalam memecahkan masalah.

3. Pelengkap

Otomatisasi kantor dapat menjadi pelengkap agar pekerjaan lebih mudah dan cepat selesai. Akan tetapi bukan menjadi pengganti, sebab otomatisasi kantor tidak dapat menggantikan manusia.

4. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan

Otomatisasi kantor memungkinkan pekerja dapat memproses lebih banyak pekerjaan secara cepat dan baik.

Contoh Otomatisasi Kantor

Ilustrasi contoh otomatisasi kantor. Foto: Unsplash/Israel Andrade

Menurut James A. Hall dalam buku Audit dan Assurance Teknologi Informasi 1 edisi 2, (2019), beberapa contoh dari penerapan otomatisasi perkantoran yakni:

1. Pengolahan Data

• Microsoft Word

• Google Docs

• Pages

• Notepad

2. Manajemen Basis Data

• Microsoft Access

• SQLite Oracle

• PostgreSQL

3. Spreadsheet

• Google Spreadsheet

• Microsoft Excel

• SPSS

• PSPP

• Lotus 123

4. Penerbitan

• Microsoft Publisher

• CorelDraw

• Adobe InDesign

• Canva

Baca Juga: Industri 4.0: Otomatisasi dan Digitalisasi, Apa Saja Prinsipnya?

Dengan mengetahui tujuan otomatisasi kantor menjadikan sebuah perusahaan lebih efisien. Sehingga, pekerjaan berjalan lebih cepat dan mudah. Dampaknya adalah pendapatan kantor semakin besar dengan pengeluaran lebih rendah.(MZM)