The Future of Workspace: Transformasi Ruang Kerja dan Peran DaaS

Pandemi Covid-19 merupakan suatu fenomena bersejarah bagi kehidupan manusia yang mengubah beberapa cara berinteraksi hingga beraktivitas. Hal ini yang akhirnya menuntut manusia untuk beradaptasi dengan beberapa perubahan, termasuk cara memandang ruang bekerja di masa next normal. Dilansir dari Publikasi Harvard Business Review, 22 Februari 2023, ada tiga aspek penting yang diyakini harus menjadi perhatian perusahaan guna meningkatkan konektivitas dalam pendekatan hybrid working.

Pertama, usia pakai alat kerja (device) secara menyeluruh, komponen ini menimbang aspek manajemen alat kerja secara komprehensif dan ekosistem dari keseluruhan alat kerja. Kedua, keamanan sistem, dimana perusahaan dituntut untuk tidak hanya memperhatikan keamanan alat kerja, tapi juga secara proaktif menjaga keamanan data dan seluruh sumber daya perusahaan. Ketiga, keberlanjutan lingkungan dan ruang kerja digital.

Menimbang future narration diatas terhadap ruang bekerja, maka perusahaan perlu mempersiapkan beberapa strategi yang melibatkan alokasi biaya guna meningkatkan performa (performance), pengendalian (manageability), keamanan (security) dan keberlanjutan (sustainability). Namun, optimalisasi ini bukanlah hal sederhana menimbang pelaku usaha sedang turut berusaha pada recovery krisis ekonomi post-pandemic.

Selanjutnya, perusahaan akan dihadapkan terhadap dua opsi yakni mengeluarkan cadangan kas perusahaan, atau opsi lain yang mampu meringankan biaya operasional perusahaan. Inovasi untuk opsi kedua diyakini menjadi solusi yang paling efektif dalam menghadapi situasi ini, yakni menyederhanakan dan mengurangi biaya alat kerja yang paling tinggi, dalam hal ini adalah produk atau device teknologi informasi atau dikenal dengan istilah populer, Device-as-a-service (DaaS).

Secara definisi, DaaS adalah layanan melalui platform untuk mengelola perangkat IT secara menyeluruh, mulai dari pengadaan, pemeliharaan, perbaikan hingga pembaruan untuk menjaga performa dan produktivitas perusahaan. Lebih lanjut, DaaS ini dikenal menjadi solusi integral karena dirancang untuk menyederhanakan dan mengurangi biaya alat kerja, khususnya produk IT, serta memberikan ruang kepada Perusahaan untuk merancang ruang kerja yang responsive di dalam era digital.

Tren dari DaaS ini telah mendapatkan traksi yang baik karena membantu mengurangi biaya IT dan beban kerja tim IT. Menurut studi IDC di Agustus 2021, beberapa benefit yang Perusahaan bisa dapatkan adalah, Pertama, Pengurangan biaya komputer hingga 17% , dan segmen SMB mendapatkan dampak positif yang paling besar. Kedua, Pengurangan beban kerja tim IT hingga 16%, dan segmen SMB kembali mendapatkan dampak positif yang paling besar. Ketiga, Di tahun 2025, diprediksikan 1 dari 3 PC desktop dan 1 dari 5 laptop akan menggunakan skema DaaS dan 95% pengadopsi DaaS merasakan puas dengan opsi in. Selanjutnya, IDC juga memprediksikan dari tahun 2020 sampai 2025, DaaS akan bertumbuh 16% secara pertumbuhan majemuk (CAGR) setiap tahun.

Figure 1.1 Tren Pertumbuhan Daas 2020-2025

Tren pertumbuhan penggunaan DaaS yang terus meningkat ini menunjukkan bahwa layanan ini memiliki opsi dan fleksibilitas untuk meningkatkan business agility dan setiap bisnis dari berbagai macam skala, mendapatkan keuntungan dari device life-cycle management, konfigurasi PC sesuai kebutuhan, dan kecepatan penggantian ketika terjadi kerusakan (downtime). Hal ini pula yang mendorong USG Education yang menjalin kemitraan dengan Bhinneka.com melalui layanan DaaS. Layanan ini dinilai mampu memberikan efektivitas dalam pengelolaan dana, “Kami dapat mengalokasikan sumber daya kami dengan lebih bijak, menghindari pengeluaran besar dalam pembelian perangkat keras yang baru,” ujar Head Marketing and Communication, Hardianti Wulandari.

Figure 2: Kemitraan antara Bhinneka dan USG Education

Melalui pendekatan one-stop-service yang diberikan Bhinneka, maka alat kerja yang digunakan juga diberikan jaminan akan selalu berfungsi baik, “Selain itu, fasilitas ini memberikan fleksibilitas yang sangat kami perlukan. Dalam sektor pendidikan, kebutuhan teknologi sangat dinamis, oleh karena itu dengan penggunaan satu penyedia layanan maka mengakomodasi perubahan ini tanpa harus menghadapi kompleksitas operasional,” ujar Dian menambahkan. USG education meyakini bahwa DaaS merupakan solusi yang cerdas dan efisien untuk mendukung misi mencapai pendidikan yang unggul dan relevan bagi generasi muda Indonesia.

Layanan DaaS tidak hanya menjadi salah satu solusi dalam menghadapi tantangan future workspace tapi juga menjadi bentuk inovasi dan kontribusi sektor usaha dalam mendorong penciptaan kenyamanan ruang kerja hingga sustainability business.

Sumber :

Device as a Service: The Organizational Uniter, Harvard Business Review White Paper, February 22, 2023

Device as a Service (DaaS) for Enterprise IT,

https://www.intel.com/content/www/us/en/business/enterprise-computers/resources/daas.html

Modernize and Thrive with Device as a Service, Dell White Paper, 2021

DC 2021 Device as a Service MCS Study,” IDC, August 2021

Volkswagen Japan Sales streamlines IT with analytics, HP Customer Case Study, 2022

https://www8.hp.com/h20195/v2/GetDocument.aspx?docname=4AA7-9825ENW

Universidad Andres Bello elevates service and support, HP Customer Case Study, 2023

https://h20195.www2.hp.com/v2/getpdf.aspx/4AA7-3807ENW.pdf

Tim Penulis:

Sisi Aspasia

Ronny Afriandy

Dennis Kumara