Gugah Kesadaran Akan Pentingnya Arsip, BHP Semarang Gelar Sosialisasi

Foto Bersama Narsumber dengan Peserta

SEMARANG - Arsip sering sekali diremehkan oleh kelembagaan dan instansi pemerintah. Menurut UU NO. 43 TAHUN 2009, Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan berbegara.

Tidak luput, BHP Semarang juga termasuk yang belum mengenal pentingnya kearsipan. Bahkan Sumber Daya Manusia di BHP Semarang belum ada yang menjabat sebagai Arsipari. Tidak dipungkiri, keadaan arsip di BHP Semarang hanya tertata, namun belum terdata.

Sejalan dengan kebutuhan BHP Semarang, Direktorat Kearsipan Pusat menggelar Sosialisasi dengan menyambangi instansi atau kelembagaan pemerintah. Gayatri Kusumawardani, SS, M.Hum ditunjuk sebagai Narasumber dalam sosialisasi tersebut. Kamis (19/10).

Narasumber Memaparkan Materi

Gayatri menerangkan akan pentingnya arsip yang rapi. Ia menjabarkan bahwa, banyak kerugian yang akan dialami ketika suatu instansi tidak mengindahkan pentingnya menata arsip.

“Banyak terjadi di sekitar kita, kesulitan datang ketika arsip tidak rapi, antara lain kesulitan mencari data dukung, pelayanan ke masyarakat melambat, bahkan bisa menjadi temuan BPK terkait arsip keuangan”, tutur gayatri.

Terlebih, di BHP Semarang banyak menyimpan Arsip vital, sejalan dengan tugas dan fungsi BHP. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Ia juga menyanyangkan masih banyak pegawai yang meletakan arsip sembarang dan bahkan membawanya pulang.

Peserta Menyimak Dengan Seksama

“Di sini (BHP Semarang) kan banyak menyimpan arsip dengan isi data data penting. Saya yakin, pasti banyak diantara pegawai yang masih menaruhnya sembarangan, padalah ada lemari penyimpanan. Yang lebih dikhawatirkan lagi ketika ada yang membawa pulang, takut kena pasal, bisa kena hukuman kurungan”, tegas Gayatri.

Lanjut, ia juga menjelaskan beberapa cara penyusunan dan klasifikasi arsip agar pengelolaan arsip di BHP Semarang lebih tertata.

Di sisi lain, kebutuhan SDM akan arsiparis di BHP Semarang belum ada, Gayatri memberikan solusi agar melakukan koordinasi dengan Ditjen AHU dan Ditjen Kearsipan Pusat untuk penambahan tenaga Arsiparis.

Dalam jangka panjang, setelah BHP Semarang memiliki SDM arsiparis, harus menerapkan regenerasi ke penerus, agar pengelolaan arsip tetap terjaga di kemudian hari.

“Coba bersurat dengan pusat, cobalah meminta tambahan tenaga arsiparis, saya yakin dengan kebutuhan BHP Semarang yang memiliki banyak arsip, mereka (yang di pusat) akan merealisasikan hal tersebut”, tutup Gayatri dalam sosialisasi.