Ketika Dokumen Wajib Pajak Berpindah Tangan
Dosen Universitas Pamulang dan Praktisi
·waktu baca 7 menit
Tulisan dari Linawati tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
SE-10/PJ/2026 membuka ruang untuk memperkuat tata kelola dokumen perpajakan agar lebih aman, transparan, dan mudah ditelusuri.
Di tengah pembicaraan tentang Coretax, integrasi data, dan digitalisasi administrasi perpajakan, ada perkembangan lain yang mungkin tidak banyak menarik perhatian karena sifatnya sangat administratif. Pada 2026, Direktorat Jenderal Pajak menerbitkan Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-10/PJ/2026 yang berkaitan dengan pengelolaan benda dan barang sitaan, jaminan aset berwujud, serta dokumen yang dipinjam untuk kepentingan perpajakan. Pemberitaan DDTCNews menyebut pedoman tersebut diarahkan untuk menyeragamkan tata kelola di lingkungan DJP. Bagi wajib pajak, bagian yang menarik justru terletak pada bagaimana dokumen yang telah diserahkan kemudian dicatat, disimpan, digunakan, dan akhirnya dikembalikan.
Sekilas, persoalan ini mungkin tampak sederhana. Wajib pajak menyerahkan dokumen, pemeriksa menggunakannya untuk kepentingan pemeriksaan, kemudian dokumen dikembalikan. Namun dalam praktik usaha, dokumen bukan sekadar lembaran kertas. Kontrak, buku besar, invoice, faktur, bukti pembayaran, dokumen kepemilikan, maupun catatan transaksi dapat menjadi bagian penting dari kegiatan perusahaan. Dokumen tersebut tidak hanya dibutuhkan untuk urusan pajak, tetapi juga untuk audit, perbankan, transaksi dengan mitra usaha, penyelesaian sengketa, bahkan untuk kegiatan operasional sehari-hari. Karena itu, bagaimana dokumen dikelola selama berada di luar penguasaan wajib pajak menjadi bagian penting dari kualitas pelayanan administrasi perpajakan.
Bagi wajib pajak, bagian paling relevan dari pedoman ini adalah adanya kejelasan mengenai siapa yang memegang tanggung jawab ketika dokumen fisik berada di luar penguasaannya. Tanggung jawab administratif mengikuti petugas yang menangani dokumen tersebut, termasuk ketika terjadi pergantian petugas. Penyimpanannya juga harus didukung pengamanan yang memadai dan akses yang terbatas kepada pegawai berwenang. Pada akhirnya, dokumen harus kembali kepada pemiliknya setelah proses yang menjadi dasar peminjaman selesai. Hal-hal seperti ini terlihat sederhana, tetapi justru menentukan apakah sebuah prosedur administratif mampu memberikan kepastian bagi kedua pihak.
Langkah ini bukan berarti sebelumnya tidak ada kewajiban untuk menjaga atau mengembalikan dokumen wajib pajak. PMK Nomor 15 Tahun 2025 tentang Pemeriksaan Pajak telah mengatur kewajiban pemeriksa untuk mengembalikan buku, catatan, dan dokumen yang dipinjam serta merahasiakan informasi yang diperoleh selama pemeriksaan. PMK tersebut sekaligus menyederhanakan dan memperbarui ketentuan pemeriksaan yang sebelumnya tersebar dalam sejumlah aturan. Dengan demikian, SE-10/PJ/2026 lebih tepat dipandang sebagai penguatan tata kelola internal yaitu kewajiban yang telah ada diterjemahkan lebih jauh ke dalam mekanisme pengelolaan yang seragam.
Di sinilah perkembangan ini layak dilihat lebih luas. Administrasi perpajakan yang modern bukan hanya administrasi yang mampu mengumpulkan semakin banyak informasi. Administrasi yang modern juga perlu mampu menunjukkan dengan jelas bagaimana informasi dan dokumen tersebut dikelola setelah diterima. Semakin besar kapasitas sebuah sistem memperoleh data, semakin penting pula kemampuan untuk menjaga integritas data itu. Dalam konteks ini, penguatan tata kelola dokumen sebenarnya berjalan searah dengan transformasi digital perpajakan yang sedang berlangsung.
Selama ini transformasi digital lebih sering dilihat dari sisi kemudahan pelayanan dan pengawasan. Pelaporan menjadi elektronik, data dapat dipertukarkan, proses administrasi semakin terintegrasi, dan analisis kepatuhan dapat dilakukan secara lebih cepat. Tahap berikutnya seharusnya adalah membuat perjalanan sebuah dokumen juga semakin mudah ditelusuri. Bukan hanya petugas yang mengetahui posisi dokumen, tetapi wajib pajak yang menyerahkannya pun idealnya memperoleh kepastian mengenai status dokumen tersebut.
Karena itu, SE-10/PJ/2026 dapat menjadi fondasi bagi pengembangan mekanisme yang lebih sederhana dan transparan. Misalnya, setiap dokumen yang dipinjam dapat memperoleh identitas atau nomor referensi digital. Ketika dokumen diserahkan, wajib pajak menerima bukti elektronik yang mencantumkan jenis dokumen, tanggal penyerahan, tujuan peminjaman, dan unit yang menanganinya. Selama proses berlangsung, statusnya dapat ditelusuri melalui kanal digital DJP. Ketika proses telah selesai dan dokumen siap dikembalikan, sistem dapat memberikan pemberitahuan otomatis.
Model seperti ini tidak perlu menambah birokrasi baru. Justru tujuannya adalah menggantikan sebagian proses manual dengan jejak administrasi yang sederhana. Bagi wajib pajak, manfaatnya adalah kepastian. Bagi pemeriksa, manfaatnya juga tidak kalah besar karena setiap serah terima mempunyai rekam administrasi yang jelas. Jika suatu saat muncul pertanyaan mengenai posisi atau kondisi suatu dokumen, informasi tidak lagi bergantung pada ingatan individu atau pencarian manual.
Ruang perbaikan berikutnya terletak pada kepastian waktu pengembalian. Ketentuan bahwa dokumen dikembalikan setelah proses terkait selesai dapat diterjemahkan lebih jauh menjadi mekanisme layanan yang terukur. Ketika suatu pemeriksaan atau proses lain telah berakhir, sistem misalnya dapat langsung mencatat status dokumen sebagai siap dikembalikan sekaligus mengirimkan pemberitahuan kepada wajib pajak. Dengan cara ini, prinsip pengembalian dokumen tidak berhenti sebagai prosedur administratif, tetapi berubah menjadi layanan yang dapat dipantau dan mempunyai jejak waktu yang jelas.
Perhatian yang sama perlu diberikan pada dokumen elektronik. Digitalisasi memang mengurangi risiko rusaknya kertas atau hilangnya dokumen fisik, tetapi memunculkan persoalan yang berbeda. File elektronik dapat disalin dengan mudah, diakses berkali-kali, atau berpindah dari satu sistem ke sistem lain. Karena itu, pengelolaan dokumen elektronik membutuhkan jejak akses yang jelas: siapa yang membuka, kapan diakses, untuk keperluan apa, dan kapan akses tersebut berakhir. Pengamanan tidak cukup hanya dengan menyimpan file di dalam sistem. Yang lebih penting adalah memastikan bahwa akses terhadap file tersebut mengikuti kebutuhan tugas dan meninggalkan jejak yang dapat diperiksa kembali.
Ke depan, pengelolaan dokumen juga dapat diarahkan pada prinsip sederhanan yaitu selama tidak benar-benar diperlukan, dokumen asli sebaiknya tidak perlu berpindah tangan. Perkembangan teknologi memungkinkan banyak proses menggunakan salinan digital yang tervalidasi. Dokumen asli dapat tetap berada pada wajib pajak, sedangkan pemeriksa memperoleh salinan elektronik yang sah untuk menjalankan pengujian. Tentu tidak semua jenis pemeriksaan dapat menggunakan pendekatan ini karena terdapat keadaan tertentu yang memang membutuhkan dokumen asli. Namun, menjadikan peminjaman dokumen asli sebagai kebutuhan yang selektif dapat mengurangi beban administrasi sekaligus risiko bagi kedua pihak.
Rekonstruksi tata kelola dokumen karena itu tidak perlu dimulai dengan menciptakan aturan baru yang kompleks. Fondasinya justru sudah tersedia melalui PMK 15/2025 dan SE-10/PJ/2026. Yang diperlukan berikutnya adalah menghubungkan prosedur tersebut dengan sistem administrasi digital. Bukti serah terima elektronik, nomor identifikasi dokumen, pelacakan status, pembatasan akses, notifikasi pengembalian, dan rekam jejak elektronik dapat ditempatkan dalam satu alur pelayanan. Dengan demikian, pengelolaan dokumen tidak berdiri sebagai pekerjaan administratif terpisah, tetapi menjadi bagian dari perjalanan pemeriksaan yang dapat ditelusuri dari awal sampai akhir.
Ada manfaat lain yang tidak kalah penting. Sistem yang dapat ditelusuri akan memperkuat perlindungan bagi petugas pajak sendiri. Dalam pekerjaan yang menangani banyak dokumen dan data, kejelasan siapa menerima, menyimpan, menggunakan, dan mengembalikan dokumen dapat mencegah ketidakjelasan tanggung jawab. Ketika seluruh proses tercatat, akuntabilitas tidak lagi dibebankan kepada individu melalui ingatan atau pencatatan pribadi, melainkan didukung oleh sistem.
Pada akhirnya, kualitas administrasi perpajakan tidak hanya tercermin ketika negara mampu menemukan ketidakpatuhan. Kualitas itu juga terlihat dalam hal-hal yang mungkin tidak terlalu ramai dibicarakan: seberapa rapi sebuah dokumen dicatat ketika diterima, seberapa aman ia disimpan, seberapa jelas siapa yang mengaksesnya, dan seberapa cepat ia dikembalikan kepada pemiliknya.
Karena itu, SE-10/PJ/2026 layak dilihat bukan sekadar sebagai pedoman pengelolaan barang sitaan dan dokumen. Aturan ini dapat menjadi pintu masuk untuk membangun tata kelola dokumen perpajakan yang lebih mudah ditelusuri, semakin digital, dan memberi kepastian kepada semua pihak. Perbaikannya tidak membutuhkan perubahan besar sekaligus. Yang dibutuhkan adalah menghubungkan prosedur yang sudah ada dengan teknologi yang sekarang juga sedang dikembangkan dalam administrasi perpajakan.
Transformasi pajak pada akhirnya bukan hanya cerita tentang seberapa banyak proses yang berhasil dipindahkan ke ruang digital. Transformasi juga menyangkut bagaimana teknologi membuat hubungan antara wajib pajak dan administrasi pajak menjadi lebih sederhana, lebih pasti, dan semakin dapat dipercaya. Dalam konteks itulah urusan yang tampaknya kecil seperti menjaga dan mengembalikan dokumen justru mempunyai arti besar. Dokumen mungkin hanya berpindah tangan untuk sementara, tetapi cara dokumen itu dijaga dapat menentukan kepercayaan yang bertahan jauh lebih lama.