Budaya Kerja Jepang "5S/5R" menjadi Solusi Pengelolaan Arsip Balai Desa Muneng

Briliana Aura Safitri atau kerap disapa Nara (21), mahasiswa Universitas Diponegoro (Undip) yang tergabung dalam Tim II KKN 2023/2024, telah melaksanakan program monodisiplin mengenai Edukasi Penataan Balai Desa Muneng di Kecamatan Pakis, Kabupaten Magelang berdasarkan konsep 5S/5R, pada tanggal 2 Agustus 2024. Budaya kerja 5S/5R merupakan sistem pengelolaan tata letak, kebersihan, dan ketertiban di tempat kerja yang berasal dari Jepang. 5S/55R bertujuan untuk peningkatan secara berkelanjutan dan mengurangi waste yang berupa pemborosan ruang agar mampu meningkatkan efisiensi kerja. Konsep 5S/5R sendiri, meliputi Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Seiketsu (Rawat), dan Shitsuke (Rajin).

Penyerahan Poster mengenai Konsep 5S/5R kepada perwakilan perangkat desa di Balai Desa Muneng, Kec. Pakis, Kab. Magelang.

Konsep 5S/5R

Konsep 5S/5R terdiri atas lima langkah utama:

1. Seiri (Sort/Ringkas): Menurut Hiroyuki Hirano (2002:21), seiri merupakan kegiatan memisahkan barang yang diperlukan dan yang tidak diperlukan di area kerja. Sedangkan, barang yang masih meragukan, perlu dilakukan penilaian (appraisal) terhadap nilai dari barang tersebut.

2. Seiton (Straighten/Rapi): Menurut Kristianto Jahja (2000), seiton berarti menempatkan barang sesuai dengan jenis, fungsi, dan volume penggunaannya. Tujuannya menghilangkan kegiatan yang tidak perlu, menghilangkan ketidakpastian peletakan barang, dan mengurangi resiko kehilangan atau kesalahan pengambilan. Langkah-langkah menuju konsep seiton adalah pemberian tanda batas antar tempat, pemberian tanda pengenal atau identifikasi barang, dan denah penempatan barang.

3. Seiso (Shine/Resik): Menurut Kristianto Jahja (2004:46), seiso berarti membersihkan segala sesuatu yang ada di tempat kerja, dengan syarat melakukan pemeriksaan secara teratur, baik harian maupun shift. Setiap peralatan dan perlengkapan kerja harus berada pada tempat yang benar dan tak ada yang hilang.

4. Seiketsu (Standardize/Rawat): Menurut Takashi Osada, seiketsu adalah “terus-menerus dan secara berulang-ulang memelihara seiri, seiton, seiso baik secara personal maupun menyangkut pekerjaan”. Tujuan dari seiketsu adalah terjaganya lingkungan dalam kondisi tetap baik.

5. Shitsuke (Sustain/Rajin): Menurut Takashi Osada, shitsuke adalah “melakukan sesuatu yang benar sebagai kebiasaan”. Konsep utama dari shitsuke adalah melakukan tugas/pekerjaan dengan benar sesuai dengan prosedur yang berlaku. Menurut Kristianto Jahja (2006:62), shitsuke berarti “lakukan apa yang harus dilakukan, dan jangan melakukan apa yang tidak boleh dilakukan”.

Pelaksanaan Program

Aktivitas administrasi merupakan kegiatan utama yang dilakukan perangkat desa di Balai Desa. Aktivitas tersebut menjadikan adanya banyak berkas arsip warga setempat yang disimpan, terlebih data warga bersifat cukup dinamis bergantung dengan kegiatan yang dilakukan dan kebijakan yang ditetapkan oleh pemerintah. Oleh karena itu, tata cara pengelolaan data arsip menjadi suatu hal yang perlu diperhatikan agar kerja dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

Bersama tim, Nara melakukan program edukasi kepada perangkat desa, mencakup penjelasan pentingnya penerapan konsep 5S/5R untuk menciptakan lingkungan kerja yang efisien, bersih, dan rapi. Edukasi tersebut dilanjutkan dengan implementasi pembersihan balai desa. Setelah penerapan konsep 5S/5R, Balai Desa Muneng mengalami peningkatan dalam hal kebersihan, kerapian, dan efisiensi operasional. Barang-barang yang tidak diperlukan telah disingkirkan sehingga ruang kerja menjadi lebih rapi dan terorganisir.

Diharapkan program tersebut mampu menciptakan budaya kerja yang lebih positif dan produktif, serta menjadi contoh bagi masyarakat secara luas, termasuk desa-desa lainnya untuk menerapkan konsep 5S/5R. “Saya berharap bahwa edukasi 5S/5R ini dapat dijalankan secara berkelanjutan oleh masyarakat desa untuk menciptakan lingkungan yang lebih baik dan lebih bersih,” ujar Nara. Sebagaimana pondasi utama dilakukannya program KKN oleh Universitas Diponegoro adalah Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu Pendidikan/Pengajaran, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat, dimana harapannya mahasiswa mampu membantu pemberdayaan masyarakat agar pembangunan negeri dapat berjalan secara bersama-sama dan sinergis.