Update Alamat Lembaga, Dong!

Teguh Sulistyo. Foto: Dok: Bukan Remahan Rengginang.

Raut mukanya panik.

Ini salah satu kejadian di unit kami.

Di lingkungan Kantor Staf Presiden (KSP), tugas saya mungkin tidak terdengar heroik. Saya dan ketiga rekan lain tidak berhadapan dengan ribuan buruh mengamuk atau pengungsi yang tersuruk konflik sosial. Saya juga tidak pernah abruk-abrukan naik jeep 4x4 di pedalaman Papua untuk menjangkau suku terasing.

Namun rutinitas kami hanya bisa dikerjakan—dengan baik dan benar—oleh mereka yang teruji telaten, teliti, dan sabar membaca detil surat demi surat yang masuk dan keluar istana. Lah, tapi itu buktinya salah? Okelah, saya akui itu sebuah keteledoran. Tapi sudah lebih dari tiga tahun saya bekerja di KSP.

Sehari, jika dirata-rata, saya dan tim memeriksa, membaca mengirim dan menerima lebih dari 100 surat. Kalau ditotal, ada sekitar seratus ribu surat terkirim dari ruang kami. Maka, satu undangan nyasar masih bisa lah ditoleransi.

Sekretariat Kantor Staf Presiden. Foto: Dok: Bukan Remahan Rengginang.

***

“Yang salah kirim undangan ke kementerian atau organisasi, pak?” tanya saya lagi kepada staf yang masih keringatan dan ngos-ngosan itu.

“Bukan dari kementerian Mas, sepertinya dari organisasi masyarakat,” jawabnya.

Astaga. Walaupun, hal ini bisa dimaklumi namun seharusnya tidak ada kesalahan. Kami hanya memiliki database alamat untuk Kementerian dan Lembaga. Selain itu, tim akan bertanya ke Google untuk menemukan alamatnya.

Masalahnya, organisasi masyarakat cenderung berpindah alamat tanpa ter-update di Google, apalagi di KSP. Namun yang mengganjal pikiran saya, bagaimana mungkin organisasi yang salah dikirimi surat, menerima surat tersebut, dan anehnya tetap memenuhi undangan rapat.

Sebelumnya, memang pernah ada surat salah kirim namun pihak alamat yang dituju selalu menolak surat tersebut sehingga surat dikembalikan kepada kami. Jadi, ada pihak yang salah dikirimi surat dan tetap hadir rapat, baru kali ini terjadi. Saya pun bergegas menemui pimpinan, Ibu Ari.

“Mas, mereka tidak kita undang tetapi datang ke rapat, tolong kasih pengertian kepada mereka” kata Ibu Ari kepada saya.

“Waduh, memang mereka dari organisasi apa, bu?” kembali saya bertanya.

“Dari Forum Silaturahmi Keraton Nusantara,” jawab Bu Ari.

Saya segera mengecek daftar undangan pada surat. “Forum Silaturahmi Keraton Nusantara ada di daftar undangan, Bu” ucap saya begitu menemukan nama mereka pada daftar undangan. Bingung. “Iya mas, tetapi yang datang, bukan Forum Silaturahmi Keraton yang sebenarnya kita undang,” jawabnya.

Ibu Ari kemudian menjelaskan bahwa ada dua organisasi dengan nama yang sama dan kedua organisasi tersebut masing-masing mengaku sebagai organisasi yang sah.

Waduh! Nah, kalau masalah dua organisasi bertikai begini ini yang runyam. Setelah permasalahan selesai, saya menanyakan kepada tim, “Bagaimana memperoleh alamat Forum Silaturahmi Keraton Nusantara?”

“Dari Google, mas.”

“Memangnya tim dari kedeputian tidak menginfokan kalau ada dua organisasi dengan nama sama?” tanyaku.

“Tidak Mas.”

Lha ya ini. Masalah surat menyurat juga seringkali salah karena faktor komunikasi yang kurang lancar. Seandainya tim kedeputian menginfokan kepada kita dari awal, mungkin kejadian ini tidak terjadi. Pun jika kita melakukan konfirmasi ulang kepada tim kedeputian permasalahan ini juga mungkin dapat dicegah.

Kesalahan pengiriman ini juga dapat ditarik mundur dari proses surat keluar di KSP. Surat keluar yang berasal dari setiap kedeputian diserahkan kepada kami untuk diproses. Kami kemudian memeriksa kelengkapan serta konten surat untuk menemukan kemungkinan terdapat kesalahan.

Paling sering adalah kesalahan ketidaksesuaian antara tanggal dengan hari. Juga kesalahan pada jabatan yang dituju. Misalnya, mestinya direktur jenderal bukan direktur. Kesalahan lain yang juga sering terjadi adalah salah nama. Ternyata, nama pejabat yang sudah tidak lagi menjabat.

Kesalahan pengiriman surat bisa terjadi karena selain dari faktor komunikasi, juga disebabkan kurangnya ketelitian. Lingkungan kerja di KSP yang dinamis mengakibatkan surat yang harus dikirim dengan embel-embel “SEGERA!” atau “URGENT” menjadi hal lumrah.

Tingkat ‘kesegeraan’ yang tinggi ikut meninggikan risiko kesalahan. Soalnya, waktu untuk melakukan konfirmasi dan verifikasi jadi terbatas. Jika proses verifikasi alamat dilakukan secara lebih teliti, mungkin bisa terlihat adanya kemungkinan kesalahan, dan dilakukan koreksi dengan segera.

Haduh, kalau dipikir-pikir kesalahan dalam dukungan administrasi ini ‘ternyata’ bisa memberikan citra yang buruk terhadap lembaga kepresidenan. Dari pengalaman ini, saya menyadari sekecil apa pun peranan kita dalam sebuah lembaga, tetap dapat menentukan keberhasilan lembaga tersebut.

“Jangan sampai terulang lagi, ya Guh…” kata saya pada diri sendiri.