Bagaimana Menciptakan Rapat yang Efektif di Tempat Kerja?

Seperti yang kita ketahui di tempat kerja kita sering berdiskusi dengan atasan atau rekan sekerja dalam sebuah rapat. Rapat ini sering dikeluhkan para karyawan karena terkadang menghabiskan waktu hingga berjam-jam, kurang efektif, tidak mencapai keputusan, dan lainnya. Menurut saya hal ini dapat mengurangi produktivitas kerja karyawan. Ada 5 hal yang dapat membantu kita untuk menciptakan rapat yang efektif di tempat kerja, yaitu :

1. Menginformasikan Agenda Rapat Sehari Sebelumnya

Ilustrasi : Email , Foto : https://unsplash.com/photos/LPZy4da9aRo?utm_source=unsplash&utm_medium=referral&utm_content=creditShareLink

Menginformasikan agenda rapat sangat penting untuk karyawan yang diundang dalam rapat, karena dengan menginformasikan agenda rapat, karyawan dapat mempersiapkan data atau poin apa saja yang akan disampaikan dalam rapat tesebut. Dengan mempersiapkan agenda maka rapat akan efektif.

2. Memulai dan Mengakhiri Rapat Tepat Waktu

Memulai dan mengakhiri rapat tepat waktu sangat baik untuk produktivitas perusahaan. Dengan rapat sesuai waktunya karyawan dapat melakukan aktivitas pekerjaan lainnya tanpa harus menghabiskan waktunya dalam rapat tersebut.

3. Datang 5-10 Menit Sebelumnya

Karyawan yang diundang dalam rapat sebaiknya hadir 5-10 menit sebelum dimulainya rapat, karena akan membantu kelancaran rapat. Dengan datang 5-10 menit sebelumnya, rapat akan berlangsung tepat waktu.

Ilustrasi : Tepat Wktu , Foto : https://unsplash.com/photos/FfbVFLAVscw?utm_source=unsplash&utm_medium=referral&utm_content=creditShareLink

4. Saling Mengingatkan Apabila Ada Pembicaraan yang Melenceng dari Agenda Rapat

Dalam sebuah rapat/meeting terkadang baik pimpinan ataupun karyawan menyampaikan apa yang diluar dari agenda rapat. Bila kita melihat keadaan seperti itu, maka kita dapat mengingatkan pimpinan rapat atau rekan kerja kita untuk dapat kembali ke agenda yang seharusnya dibicarakan.

5. Bawalah Buku Catatan dan Pulpen

Ilustrasi : Buku Catatan dan Pulpen , Foto : https://unsplash.com/photos/11-15cYOiQc?utm_source=unsplash&utm_medium=referral&utm_content=creditShareLink

Dalam sebuah rapat sangat penting untuk mencatat pembahasan rapat ataupun kesimpulan rapat. Maka dari itu kita perlu menyiapakan buku catatan dan pulpen, meskipun sekarang banyak karyawan yang menggunakan laptop atau handphone sebagai media untuk mencatat. Kamu dapat memilih media apa yang dapat efektif untuk melihat hasil rapat yang telah dibahas.

Dengan menerapkan 5 hal di atas, rapat/meeting yang ada di tempat kerja pasti akan lebih efektif dan menyenangkan.