Rapikan Dokumen yang Berantakan dengan 5 Tips Ini!

Tumpukan dokumen yang menggunung di atas meja dapat membuat kamu kehilangan selera untuk bekerja. Jika dibiarkan berserakan di atas meja, pastinya dapat menghambat konsentrasi dan memecah fokus saat bekerja. Saat kamu sedang jenuh atau berada dalam tekanan, pikiran bisa tambah ruwet saat melihat sekeliling meja kerja dipenuhi berbagai kertas penting yang perlu kamu simpan.

thespruce.com

Di dalam rumah, tumpukan dokumen mungkin tidak hanya berserakan di ruang kerja, tapi bisa juga tersebar di berbagai tempat. Ruang-ruang penyimpanan yang dapat dimanfaatkan untuk menyimpan barang-barang lain malah terisi kertas bukti pembayaran dan hasil fotokopi yang semestinya tidak disimpan.

Jika dokumen sudah terlanjur berserakan di setiap sudut rumah, maka merapikannya pun membutuhkan waktu yang tidak sebentar.

Selain itu, cara merapikan dokumen juga berbeda dengan barang-barang lain yang ada di rumah. Kertas-kertas penting ini tidak bisa asal disimpan di dalam laci dan lemari penyimpanan, dibutuhkan siasat khusus untuk memilah mana yang penting, tidak terlalu penting, dan tidak perlu lagi disimpan.

thespruce.com

Sering kali kamu langsung menyimpan surat dan tagihan pembayaran begitu saja tanpa membaca ataupun membukanya. Biasanya ini berawal dari keraguanmu apakah akan membutuhkan dokumen tersebut atau tidak nantinya. Namun, tidak semua kertas-kertas itu perlu untuk disimpan selamanya.

Tagihan pembayaran, investasi tahunan, dan surat kontrak dapat disimpan selama beberapa waktu, seperti surat kontrak yang sebaiknya hanya disimpan selama kontrak berlangsung. Sementara dokumen berharga dan bersifat pribadi seperti surat tanah dan kepemilikan properti, akte kelahiran, ijazah, dan sertifikat pernikahan adalah dokumen yang perlu dijaga dengan baik kepemilikannya dalam waktu yang lama.

thespruce.com

Pisahkan juga ruang penyimpanan untuk kertas-kertas yang sementara akan disimpan dengan dokumen penting yang disimpan selamanya. Dokumen penting perlu ditempatkan di ruang penyimpanan yang aman dari gangguan serangga dan bahaya yang dapat merusak kertas-kertas ini, seperti api dan air, namun ruang penyimpanan tersebut juga harus tetap mudah dijangkau.

Dokumen yang akan dibuang sebaiknya dihancurkan terlebih dahulu dengan alat penghancur kertas, terutama untuk kertas bertuliskan nomor identitas, kode sandi, tanda tangan, dan data riwayat pribadi. Menghancurkan dokumen jenis ini menghindari kamu dari kemungkinan pencurian identitas. Sisa dari serpihan kertas tersebut dapat didaur ulang menjadi pupuk sampah organik.

pinterest.com

Usahakan untuk menyediakan satu tempat di rumah untuk menyimpan semua dokumen penting. Semakin tersebar tempat penyimpanan maka semakin sulit untuk mencarinya. Gunakanlah lemari yang memiliki banyak laci untuk menyimpan dokumen sehingga setiap kategori yang berbeda dapat dipisahkan dalam laci yang berbeda.

Ruang penyimpanan dalam satu laci juga bisa lebih dimaksimalkan dengan mengelompokkan dokumen sejenis dalam satu map, maka satu laci dapat menyimpan beberapa kategori sekaligus. Berikan label pada setiap map sesuai dengan nama kategori agar lebih mudah dicari.

pinterest.com

Jangan lupa untuk membuat kopi dalam bentuk digital dari dokumen berharga yang kamu miliki agar dapat dicetak ulang ataupun didokumentasi secara digital. Selain untuk faktor keamanan, pengubahan format dari kertas menjadi format digital dapat meminimalisir kebutuhan ruang penyimpanan di rumah.

Organisasi dokumen pun selanjutnya dilakukan di komputer dengan menggunakan metode yang sama, yaitu menyimpannya dalam folder yang dipisahkan sesuai kategori. Terapkan sistem verifikasi ganda juga untuk meningkatkan keamanan.

Tidak hanya yang berharga, dokumen yang bersifat sementara juga sebaiknya dibuat format digitalnya apabila tidak ada lagi ruang penyimpanan yang tersedia.

pinterest.com

Kondisi ruangan kerja atau rumah yang berantakan karena dokumen bermula dari kebiasaan buruk kita yang tidak langsung merapikannya seusai digunakan.

Selain segera menyimpan dokumen pada tempat yang telah dipersiapkan, kamu sebaiknya juga langsung menentukan apakah kertas tersebut perlu untuk disimpan atau tidak. Jangan lupa untuk menyimpan dokumen berdasarkan kategori yang telah ditentukan lebih dahulu.

Dokumen yang tersimpan dengan baik tidak hanya membuat rumah tampil lebih rapi ataupun menghemat ruang penyimpanan, tapi juga mempermudah pemiliknya saat mencari di kemudian hari. Ayo mulai rapikan dokumenmu!