Mahasiswi KKN UNDIP Digitalisasi Administrasi Desa Muneng dengan VBA Excel

Pelatihan terkait penggunaan sistem administrasi penduduk Desa Muneng yang sudah terdigitalisasi menggunakan VBA Excel

Magelang (31/7)- Dalam upaya meningkatkan efisiensi dan transparansi administrasi desa, mahasiswi Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Diponegoro (UNDIP), Desi Armanda Sari dari jurusan Teknik Industri, mengembangkan sebuah sistem administrasi penduduk berbasis VBA Excel untuk Balai Desa Muneng.

Sebelumnya, proses administrasi penduduk di Desa Muneng masih banyak dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Melihat kondisi ini, Desi berinisiatif untuk memberikan solusi digital guna mempermudah pengelolaan data penduduk.

"Sistem administrasi penduduk yang saya rancang berbasis VBA Excel ini dirancang untuk membantu mempercepat proses pencatatan, pengarsipan, dan pelaporan data kependudukan di Balai Desa Muneng. Dengan digitalisasi ini, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan administrasi desa," jelas Desi.

Dalam sistem yang dikembangkan oleh Desi, pengelola balai desa dapat dengan mudah memasukkan data penduduk, seperti nama, nomor induk kependudukan (NIK), alamat, dan informasi lainnya. Data tersebut kemudian akan tersimpan dalam database Excel yang terintegrasi.

"Dengan sistem ini, pengelola balai desa tidak perlu lagi mencatat data penduduk secara manual. Mereka cukup memasukkan informasi ke dalam sistem, dan data akan tersimpan rapi dalam format digital. Ini tentunya akan memudahkan proses pencarian, pengarsipan, dan pelaporan data kependudukan," papar Desi.

Selain itu, sistem yang dikembangkan oleh Desi juga dilengkapi dengan fitur-fitur tambahan, seperti pembuatan surat keterangan dan laporan penduduk. Pengelola balai desa dapat dengan mudah mencetak dokumen-dokumen yang dibutuhkan langsung dari sistem.

"Sistem saya juga memiliki fitur untuk membuat surat keterangan, seperti surat pengantar, surat keterangan domisili, dan lain-lain. Pengelola cukup memasukkan data yang diperlukan, dan sistem akan secara otomatis menghasilkan dokumen yang siap dicetak," jelas Desi.

Tidak hanya itu, sistem ini juga dapat menghasilkan laporan data penduduk secara berkala. Pengelola balai desa dapat melihat jumlah penduduk, perubahan data, dan informasi lainnya melalui tampilan dashboard yang disediakan.

"Dengan adanya fitur pelaporan ini, pengelola balai desa dapat dengan mudah memantau perkembangan data kependudukan di Desa Muneng. Mereka dapat melihat tren perubahan jumlah penduduk, kelahiran, kematian, dan lain-lain dalam bentuk grafik dan tabel," ujar Desi.

Dalam proses pengembangan sistem ini, Desi melibatkan pihak pengelola balai desa dan perangkat desa untuk memastikan bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan dan dapat dioperasikan dengan mudah.

"Saya melakukan diskusi intensif dengan pengelola balai desa dan perangkat desa untuk memahami permasalahan yang mereka hadapi dan merancang solusi yang tepat. Selain itu, saya juga memberikan pelatihan terkait penggunaan sistem agar mereka dapat memanfaatkannya dengan optimal," papar Desi.

Proses pengembangan sistem administrasi penduduk berbasis VBA Excel ini tidak terlepas dari tantangan yang dihadapi oleh Desi. Salah satunya adalah menyesuaikan sistem dengan kebutuhan pengelola balai desa yang sudah terbiasa dengan cara manual.

"Pada awalnya, ada sedikit resistensi dari pengelola balai desa karena mereka sudah terbiasa dengan sistem manual. Namun, setelah saya jelaskan manfaat dan kemudahan penggunaan sistem ini, mereka pun antusias untuk mengadopsinya," cerita Desi.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, Desi tidak hanya memberikan pelatihan, tetapi juga menyediakan panduan penggunaan sistem yang mudah dipahami. Ia juga membuka ruang komunikasi yang intensif dengan pengelola balai desa untuk memastikan sistem berjalan sesuai harapan.

"Saya menyediakan panduan penggunaan sistem yang rinci dan mudah diikuti oleh pengelola balai desa. Selain itu, saya juga selalu siap untuk memberikan pendampingan dan menjawab pertanyaan mereka terkait sistem ini," jelas Desi.

Desi juga menyadari bahwa keberhasilan implementasi sistem ini tidak hanya bergantung pada teknologi, tetapi juga pada perubahan mindset dan budaya kerja di lingkungan balai desa. Oleh karena itu, ia berusaha untuk menanamkan pentingnya transformasi digital di kalangan pengelola balai desa.

"Saya tidak hanya fokus pada aspek teknis, tetapi juga berusaha mengubah mindset pengelola balai desa agar mereka dapat memahami manfaat dan pentingnya digitalisasi administrasi desa. Hal ini penting untuk memastikan sistem yang saya kembangkan dapat diadopsi dan dimanfaatkan dengan baik," papar Desi.

Dengan adanya sistem administrasi penduduk berbasis VBA Excel yang diimplementasikan oleh Desi Armanda Sari, diharapkan dapat membantu Balai Desa Muneng dalam mengelola data kependudukan secara lebih efisien, transparan, dan terdigitalisasi.

"Saya berharap sistem yang saya kembangkan ini dapat memberikan manfaat nyata bagi masyarakat Desa Muneng, khususnya dalam hal pengelolaan administrasi kependudukan. Ini merupakan salah satu bentuk kontribusi nyata mahasiswa KKN UNDIP untuk mendukung transformasi digital di desa," tutup Desi.

Proyek pengembangan sistem administrasi penduduk berbasis VBA Excel ini merupakan wujud nyata komitmen mahasiswa KKN UNDIP dalam membantu meningkatkan kapasitas dan pelayanan publik di desa. Melalui inisiatif Desi Armanda Sari, diharapkan Desa Muneng dapat menjadi contoh bagi desa-desa lain dalam menerapkan digitalisasi administrasi di era modern ini.

Selain itu, proyek ini juga diharapkan dapat menjadi inspirasi bagi mahasiswa-mahasiswa lain untuk mengembangkan solusi-solusi inovatif berbasis teknologi guna memecahkan permasalahan nyata yang dihadapi oleh masyarakat. Upaya ini sejalan dengan tujuan Kuliah Kerja Nyata, yaitu untuk menciptakan dampak positif bagi kehidupan masyarakat.

Desi Armanda Sari, sebagai mahasiswi Teknik Industri UNDIP, menyadari bahwa proyek ini tidak hanya memberikan manfaat bagi masyarakat Desa Muneng, tetapi juga memberikan pengalaman berharga bagi dirinya sebagai calon Industrial Engineer.

"Proyek ini memberikan saya kesempatan untuk mengaplikasikan pengetahuan teknis yang saya peroleh, sekaligus mengasah kemampuan saya dalam berkolaborasi dengan masyarakat dan memahami kebutuhan mereka. Pengalaman ini akan sangat berguna bagi saya dalam mempersiapkan diri menjadi engineer yang tanggap dan peka terhadap kebutuhan lingkungan sekitar," ujar Desi.

Melalui sistem administrasi penduduk berbasis VBA Excel yang dikembangkan oleh Desi Armanda Sari, diharapkan Balai Desa Muneng dapat mengelola data kependudukan secara lebih efisien, transparan, dan terdigitalisasi. Hal ini tidak hanya akan meningkatkan kualitas layanan publik, tetapi juga mendorong transformasi digital di tingkat desa.

Sebagai mahasiswa KKN, Desi Armanda Sari telah memberikan kontribusi nyata bagi masyarakat Desa Muneng. Proyek ini tidak hanya berdampak pada peningkatan efisiensi administrasi desa, tetapi juga dapat menjadi inspirasi bagi desa-desa lain dalam menerapkan digitalisasi di era modern ini.

Dengan semangat untuk memberikan solusi inovatif dan berdampak positif bagi masyarakat, Desi Armanda Sari telah menunjukkan bahwa mahasiswa KKN UNDIP memiliki potensi besar untuk menggerakkan perubahan di tingkat desa. Proyek ini diharapkan dapat menjadi contoh nyata bagi mahasiswa-mahasiswa lain dalam melaksanakan Kuliah Kerja Nyata dengan semangat pengabdian dan inovasi.