Hal Penting yang Perlu Dilakukan Saat Anak Lahir di Luar Negeri

Ilustrasi bayi. sumber foto: pixabay.com

Seiring dengan semakin meluasnya diaspora Indonesia di luar negeri, semakin banyak pula pasangan WNI yang memiliki anak saat mereka berdomisili di luar negeri. Meskipun lahir dan tinggal di luar negeri, setiap anak berkewarganegaraan Indonesia berkewajiban memiliki dokumen dan status kependudukan yang sah, antara lain paspor dan nomor induk kependudukan (NIK). Semua ini memerlukan serangkaian proses khusus yang melibatkan Perwakilan RI dan otoritas berwenang negara setempat.

Saya kebetulan berprofesi sebagai pegawai Pemerintah dan saat ini tinggal di Jakarta. Pada tahun 2014 hingga 2017, saya sempat bertugas di Perwakilan Republik Indonesia (RI) di Amman, Yordania. Momen terindah saya di Yordania hadir pada bulan Maret 2017 dimana pertama kalinya saya dan istri dikaruniai anak setelah hampir empat tahun usia pernikahan. Anak kami lahir di Farah Hospital, sebuah rumah sakit bersalin di kota Amman.

Sebagaimana layaknya orang tua di Indonesia pada umumnya, saya segera mengurus akta kelahiran anak dan dokumen kependudukan lainnya. Berikut adalah berbagai langkah yang dilakukan saat saya mengurus dokumen-dokumen terkait kelahiran anak saya di luar negeri.

1. Mengurus Akta Kelahiran Negara Setempat

Berbekal surat keterangan lahir dari rumah sakit dan dokumen keimigrasian orang tua bayi, saya mendatangi kantor catatan sipil Yordania terdekat untuk memperoleh akta kelahiran anak. Beberapa negara mengeluarkan akta kelahiran dalam Bahasa Inggris, namun Yordania menerbitkan akta kelahiran dalam bahasa Arab. Untuk akta kelahiran yang tidak menggunakan Bahasa Inggris, orang tua sebaiknya menerjemahkan surat tersebut ke dalam Bahasa Inggris melalui jasa penerjemah tersumpah di negara setempat. Akta kelahiran Yordania (asli dan terjemahan) tersebut selanjutnya dilegalisasi di Kementerian Luar Negeri Yordania agar dapat dipergunakan di luar Yordania.

2. Lapor Kelahiran Anak di Perwakilan RI

Setelah memperoleh akta kelahiran (asli dan legalisasi) dari otoritas Yordania, saya segera melaporkan kelahiran anak saya di Perwakilan RI di Amman. Setiap Perwakilan RI di berbagai negara memiliki Bagian Konsuler yang akan melayani lapor diri/kelahiran dan pembuatan dokumen kekonsuleran WNI yang tinggal di negara tersebut. Apabila tidak terdapat Perwakilan RI di negara tersebut, WNI dapat melakukan lapor diri anak secara online melalui situs http://perlindungan.kemlu.go.id dan menghubungi Perwakilan RI yang terakreditasi untuk negara domisili Anda (sebagai contoh Perwakilan RI di Yordania juga merangkap Negara Palestina). Selanjutnya, Perwakilan RI akan menerbitkan beberapa dokumen kekonsuleran dan keimigrasian untuk anak saya, yaitu:

a. Surat Bukti Pencatatan Kelahiran Warga Negara Indonesia

Syaratnya cukup mudah yaitu mengisi formulir yang disediakan petugas dengan dilengkapi beberapa dokumen pendukung, utamanya antara lain akta kelahiran anak dari catatan sipil yang telah saya urus sebelumnya, sertifikat pernikahan orang tua, dan dokumen keimigrasian orang tua yang masih berlaku (paspor RI dan izin tinggal/visa).

b. Paspor RI

Proses selanjutnya adalah pembuatan paspor RI anak. Pemohon umumnya diwajibkan mengisi formulir yang disediakan, surat bukti pencatatan kelahiran WNI, dan dokumen keimigrasian orang tua yang masih berlaku (paspor RI dan izin tinggal/visa), serta pasfoto anak berstandar International Civil Aviation Organization/ICAO (baca standar foto paspor ICAO: https://www.icao.int/Security/mrtd/Downloads/Technical%20Reports/Annex_A-Photograph_Guidelines.pdf).

c. Legalisasi Akta Kelahiran Setempat

Untuk dapat mempergunakan akta kelahiran negara setempat di negara lain, khususnya di Indonesia, Perwakilan RI perlu melegalisasi akta kelahiran terbitan catatan sipil Yordania, baik yang berbahasa setempat maupun bahasa Inggris. Sesuai prosedur, semua Perwakilan RI mewajibkan semua dokumen yang akan dilegalisasi telah memperoleh legalisasi sebelumnya oleh otoritas negara setempat, dalam hal ini oleh Kementerian Luar Negeri Yordania.

3. Mengurus Visa/Izin Tinggal Negara Setempat

Setelah anak memperoleh paspor RI, tugas selanjutnya adalah mengurus visa/izin tinggal anak saya. Hal ini bertujuan untuk mendaftarkan status keimigrasian anak saya pada otoritas yang berwenang agar tidak mengalami masalah saat akan ke luar negeri meninggalkan Yordania. Masing-masing Kantor Imigrasi di tiap negara memiliki ketentuan berbeda dalam pengurusan visa anak yang lahir di negara tersebut, namun umumnya mempersyaratkan adanya paspor RI anak dan status visa/izin tinggal orang tua yang masih berlaku.

4. Mengurus Dokumen Pencatatan Kelahiran Luar Negeri

Setelah kembali ke Indonesia, tugas pengurusan dokumen kependudukan anak saya masih berlanjut. Untuk memperoleh NIK, anak saya yang lahir di Yordania membutuhkan dokumen Pencatatan Kelahiran Luar Negeri. Mengingat saya dan istri memiliki KTP Provinsi DKI Jakarta, maka dokumen tersebut akan diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi DKI Jakarta yang terletak di kawasan Grogol, Jakarta Barat.

Sesuai Peraturan Gubernur DKI Jakarta nomor 93 tahun 2012 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil, proses pencatatan kelahiran luar negeri tidak rumit dan tanpa dipungut biaya. Pemohon cukup mengisi formulir yang disediakan dan menyediakan dokumen pendukung sebagai berikut:

a. Asli dan fotokopi sertifikat/akta kelahiran luar negeri asli dan terjemahan;

b. Surat keterangan kelahiran dari Perwakilan RI setempat;

c. Asli dan fotokopi kartu keluarga dan KTP orang tua;

d. Asli dan fotokopi paspor RI orang tua dan anak; dan

e. Asli dan fotokopi kutipan akta perkawinan/buku nikah orang tua.

5. Mengurus Kartu Keluarga

Proses selanjutnya adalah mengurus penambahan anak sebagai anggota keluarga baru pada Kartu Keluarga (KK). Prosedurnya sama dengan warga DKI lainnya, seperti surat pengantar RT/RW, KTP, KK lama, dan sebagainya. Perbedaan hanya terletak pada dokumen tambahan yaitu dokumen Pencatatan Kelahiran Luar Negeri anak yang telah diperoleh dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi DKI Jakarta. Apabila semua proses berjalan sebagaimana mestinya, anak Anda akan memperoleh NIK dan tertera pada Kartu Keluarga yang baru.

Proses pengurusan kelahiran anak tentunya bervariasi di tiap negara dan pada tiap periode waktu tertentu. Untuk itu, saya menyarankan agar berkonsultasi dengan Perwakilan RI di negara domisili Anda secara langsung maupun melalui nomor hotline pelayanan WNI yang biasanya tersedia di website kemlu.go.id. Petugas Bagian Konsuler di Perwakilan RI negara tersebut tentunya memiliki pengetahuan yang komprehensif mengenai peraturan keimigrasian negara setempat dan perkembangannya. Semoga pengalaman saya dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan. (DRM/2018)