Proses Audit Jarak Jauh Dimasa Pandemi Covid-19

Dian Hapsari

Mahasiswa Fakultas, Universitas Islam Sultan Agung Semarang

Sri Sulistyowati, SE., M.Si

Dosen Fakultas Ekonomi, Universitas Islam Sultan Agung Semarang

penggunaan teknologi teknik audit jarak jauh telah berlangsung selama beberapa tahun. Namun, dalam berbagai pendapat terhadap perusahaan yang telah dilaksanakan selama dua tahun terakhir, menunjukan beberapa perusahaan secara terbatas melaporkan telah menggunakan proses audit jarak jauh di luar skala uji. Selain itu, dalam situasi sekarang ini, Auditor berusaha menjaga kualitas audit yang dapat memperoleh bukti audit yang cukup tepat untuk mendukung opini audit. Respons auditor diharapkan dapat memodifikasi prosedur pengumpulan bukti audit, merevisi proses identifikasi dan penilaian risiko kesalahan penyajian material, serta mengubah prosedur audit yang direncanakan atau melakukan prosedur alternatif atau prosedur audit lanjutan yang tepat.

Proses audit jarak jauh mungkin adalah alternatif terbaik yang dapat dilaksanakan, hal tersebut merupakan sebagian besar perusahaan telah membatasi perjalanan hanya untuk fungsi-fungsi bisnis yang kritis, dan banyak negara di dunia telah melakukan penutupan sementara perbatasannya. Pengetahuan singkat kita kali ini membahas tentang tantangan proses audit jarak jauh serta menawarkan strategi yang digunakan mengatasi pada setiap bagian proses penugasan audit, meliputi - perencanaan, pemeriksaan dokumen, kerja lapangan, wawancara, dan pertemuan penutupan. Disamping Itu kita juga akan berbagi praktik terbaik yang berasal dari tiga organisasi yang telah menerapkan proses audit jarak jauh dalam menghadapi Covid-19. Beberapa proses Audit dalam jarak jauh diantaranya :

Perencanaan

Perencanaan dan penentuan lingkup merupakan hal yang sangat penting dalam setiap audit. Namun pelaksanaan hal ini akan menjadi lebih sulit pada saat pihak yang berkepentingan berada di lokasi yang saling berjauhan. Sebagai informasi yang harus dibahas diantaranya merupakan bagaimana dan kapan informasi akan dibagikan, teknologi apa saja yang akan digunakan (mulai dari kamera hingga drone sampai dengan dukungan kehadiran dari jarak jauh), otorisasi apa yang perlu diperoleh sebelumnya yang dapat melakukan pengambilan video maupun fotografi, serta area rahasia maupun terbatas apa yang perlu dipertimbangkan atau dihindari.

Kajian Dokumen

Dalam banyak hal, pengkajian dokumen dari jarak jauh memiliki kesamaan dengan pengkajian di tempat kerja, akan tetapi terdapat beberapa keterbatasan. Mungkin diperlukan lebih banyak waktu bagi pihak terkait guna menyiapkan untuk mengunggah dokumen ke platform berbagi file (SharePoint, drive bersama, dll.) bila dibandingkan dengan menyediakan akses ke tempat arsip maupun binder pada lokasi kerja. Metode dokumentasi (rekaman dalam kertas kerja, sistem penyimpanan basis data, dll.) yang ada dapat membutuhkan tambahan waktu untuk mengubah catatan menjadi format yang dapat dikaji (seperti PDF) dan mengunggah file tersebut.Auditor harus terbuka untuk menerima dan meninjau informasi dalam format apapun yang paling mudah diperoleh sehingga beban yang ada dapat diminimalkan. Jika memungkinkan, pertimbangan harus diberikan terkait aksesibilitas sistem file digital yang dapat digunakan oleh pihak yang menyimpan rekaman catatan tersebut. Seringkali akses langsung dapat diberikan secara sementara, hanya sepanjang pelaksanaan audit. Pertimbangan yang cermat harus diberikan untuk mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan pengkajian data dari jarak jauh. contohnya, penggunaan sampel mungkin merupakan pilihan terbaik, tergantung pada jumlah rekaman catatan yang akan diperiksa, Terlepas apakah auditor memeriksa semua maupun sebagian dari data yang tersedia, strategi yang akan digunakan harus didiskusikan terlebih dahulu dengan audite untuk memastikan kebenaran informasi yang diberikan guna mendukung strategi pengambilan sampel.

Pemeriksaan Fisik Lapangan

Pemeriksaan fisik lapangan dari jarak jauh mungkin merupakan aspek yang paling menantang dari pelaksanaan audit jarak jauh. Perusahaan-perusahaan yang berkontribusi pada tulisan ini telah mencoba berbagai solusi teknologi guna memenuhi kebutuhan pemeriksaan fisik lapangan secara memadai. Salah satu pendekatannya merupakan dengan memanfaatkan teknologi komunikasi langsung dua arah, termasuk penggunaan livestreaming dan teknologi two-way smart glasses (kacamata pintar dua arah). Selain itu gagasan guna memahami proses kerja secara langsung (live walk-through) menjadi hal yang sangat menarik, namun timbul keterbatasan sebagai berikut:

1. Sebagian besar tempat kerja tidak memiliki fasilitas Wi-Fi. Walaupun terdapat tempat kerja yang mengaku memiliki fasilitas Wi-Fi secara luas namun seringkali tidak memiliki cakupan yang memadai pada lokasi daerah terpencil (seperti peternakan, dermaga, gudang besar, dan area penyimpanan)

2. Tempat kerja yang menjadi lingkup audit kebetulan berada di lokasi terpencil atau berada di dalam bangunan tua yang dibangun seperti bunker di mana layanan seluler terbatas, atau kekuatan sinyalnya buruk, menurunkan kualitas penayangan video secara langsung.

3. Tidak banyak manfaat yang dapat diperoleh saat melakukan observasi jarak jauh dengan bergerak dari satu titik ke titik lain disebabkan penayangan video hanya memberikan fokus terbatas atas objek, sedangkan peralatan tambahan untuk pengamatan belum memungkinkan.

4. Kebisingan daerah sekitar ataupun (sebaliknya) kemampuan teknologi dalam menyerap kebisingan dapat mencegah personil jarak jauh untuk mendengar tanggapan saat wawancara

Selama pemeriksaan dokumen, auditor harus menyusun daftar area yang menjadi perhatian untuk diambil melalui video ataupun foto. Misalnya area fokus untuk audit keamanan bahan kimia antara lain: Jalur akses fasilitas yang masih aktif. ,Area aman dan terlarang ,Video pengawasan orang dan kendaraan,Video yang berasal dari stasiun pemantau CCTV termasuk penggunaan kamera Foto dan video ditinjau oleh manajer audit dan dikompilasi menjadi sebuah album, yang kemudian ditinjau oleh masing-masing auditor. Auditor membuat catatan dan menyiapkan pertanyaan untuk ditanyakan.

Wawancara jarak jauh

Wawancara jarak jauh dilakukan dengan cara yang hampir sama dengan wawancara langsung serta dapat dilakukan melalui penjadwalan panggilan video terhadap personil-personil inti dengan menggunakan sejumlah teknologi yang tersedia (misalnya, Microsoft Teams, Skype, Meet dan Zoom). Rencanakan wawancara antara 30 hingga 90 menit dengan penanggungjawab pekerjaan. Wawancara pendek sekitar 15 menit dapat dilakukan dengan personil yang ditunjuk dan memiliki tanggung jawab dalam implementasi, sementara wawancara singkat (sekitar 10 menit) dapat dilakukan dengan personil lainnya yang bertanggung jawab dalam mendukung fokus audit. Hal ini dapat membantu auditor internal untuk mendapatkan pengetahuan tentang budaya yang umum berlaku. Panggilan video lebih disukai daripada panggilan suara saja karena isyarat non-verbal merupakan bagian penting dari komunikasi dan seringkali tidak nampak tanpa video. Mempersiapkan wawancara jarak jauh membutuhkan waktu tambahan bagi auditor. Setiap auditor harus siap dengan daftar pertanyaan dan hal-hal terkait informasi tambahan apa yang dibutuhkan, berdasarkan informasi yang diprolehl dari kajian dokumen. Ketika lebih dari satu auditor berpartisipasi dalam wawancara, kepedulian harus dilakukan supaya tidak terjadi tumpang tindih pembicaraan dengan personil yang diwawancarai maupun dengan auditor lainnya. Harap diperhatikan bahwa banyak orang mungkin tidak nyaman mengobrol melalui video, terutama auditee yang jarang melakukannya (misalnya, pengawas ahli perdagangan). Meskipun hal tersebut tidak dapat dihindari, cobalah untuk mengatur intonasi senyaman mungki dan sadarilah bahwa video saja juga dapat mengubah bahasa tubuh atau persepsi.

Pertemuan penutupan

Pertemuan penutupan untuk audit jarak jauh sama dengan pertemuan penutupan untuk audit secara langsung. Disarankan untuk menjadwalkan pertemuan penutupan satu hingga dua hari setelah wawancara jarak jauh. Hal ini memungkinkan anggota tim audit untuk meninjau kembali catatan dan temuannya, serta mengadakan rapat tim audit untuk menyusun rancangan awal hasil audit. Pertemuan penutupan audit merupakan kesempatan untuk mempresentasikan rancangan awal hasil audit kepada para peserta pemangku kepentingan, menyelesaikan pertanyaan atau permasalahan, serta melakukan pembahasan lebih lanjut untuk finalisasi hasil audit dan pengembangan berkelanjutan.

Peran auditor pada kondisi saat ini berada dalam tingkat pengawasan yang ketat, sebagai auditor memiliki kewajiban kepentingan publik untuk menyelesaikan pekerjaan audit sesuai dengan standar profesional dan ketentuan etika yang berlaku. Dalam kondisi ini, auditor harus mengakui bahwa cara melakukan audit sebelumnya diperlukan modifikasi signifikan untuk mengatasi tantangan dan ketidakpastian yang muncul dari dampak Pandemi Covid-19. Auditor harus meningkatkan skeptisisme profesional yang sangat tinggi dan mengomunikasikan kepada manajemen dan pihak yang bertanggung jawab atas tata kelola bahwa manajemen tidak menyajikan secara spesifik dan tidak memberitahukan seluruh uraian dari berbagai kondisi dan tingkat ketidakpastian operasi perusahaan. Terlepas dari tantangan dan ketidakpastian, seharusnya tidak terdapat pengurangan atau ketidakpatuhan dengan standar audit dalam pelaksanaan audit.

Daftar Pustaka :

https://na.theiia.org/translations/PublicDocuments/EHSKB-Remote-Auditing-for-COVID-19-and-Beyond-Indonesian.pdf

https://iapi.or.id/uploads/article/76-TECH_NEWSFLASH_APRIL_2020.pdf