Memusnahkan Arsip Sembarangan Bisa Melanggar Hukum

Proses pemusnahan Arsip dengan metode pencacahan kertas

Tahukah kamu? Ternyata kebiasaan kita memusnahkan draft, dokumen, dan Arsip secara sembarangan bisa melanggar hukum Negara. Mengacu pada Undang-Undang No. 43 tentang Kearsipan menyatakan bahwa “setiap Lembaga Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi, perusahaan, serta organisasi kemasyarakatan dan politik berdasarkan undang-undang ini dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar”.

Minimnya pengetahuan terkait pemusnahan arsip yang benar di lingkungan kerja mebuat kebiasaan menghancurkan draft dan dokumen secara sembarangan menjadi hal yang wajar, padahal dibalik kebiasaan itu ada resiko yang besar menanti. Contoh kasus yang pernah dialami oleh organisasi X yang kalah saat di gugat karena tidak mampu menyediakan evidence/bukti hukum yang lengkap karena salah satu dokumen sudah dimusnahkan tidak sesuai prosedur dan mengakibatkan ketidak lengkapan berkas.

Untuk itu Organisasi harus mempunyai instrumen dan mekanisme yang sesuai dengan peraturan guna kepentingan memusnahkan arsip, JRA (Jadwal Retensi Arsip) menjadi wajib dimiliki karena merupakan instrumen kunci bagi organisasi sebagai indikator penentu masa usia suatu arsip. Berdasar UU No. 43 tentang Kearsipan ada 4 kriteria dalam menentukan arsip yang akan dimusnahkanm diantaranya;

a. Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder;

b. Telah habis retensinya dan berketerangan musnah berdasarkan JRA;

c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;

d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Selain memenuhi kirteria, untuk memusnahkan arsip perlu dilakukan langkah-langkah yang prosedural dengan memenuhi tahapan-tahapan yang sudah ditentukan oleh UU No. 43 tentang Kearsipan yang menyebutkan ada 9 tahapan yang harus dilalui oleh organisasi/pencipta arsip sebagai berikut;

1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip

2. Penyeleksian Arsip

3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah

4. Penilaian Arsip

5. Permintaan Persetujuan Pemusnahan

6. Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan

7. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

Menyusutkan arsip memang merupakan salah satu bentuk efisiensi pengelolaan tetapi harus di iringi dengan ketentuan yang berlaku agar organisasi tetap good governance secara administrasi.