Pengalaman Menjadi Protokol Pimpinan

Foto: Doc. Pribadi, Kunjungan Kerja Komisi VII DPR RI ke PPII-LIPI

Peran protokol sangat penting dan dibutuhkan pada berbagai kegiatan yang dihadiri pimpinan, seperti acara resmi, kunjungan kerja, penerimaan tamu ataupun acara lainnya. Agar pelaksanaan kegiatan yang dihadiri pimpinan dapat berjalan dengan lancar dan tertib dibutuhkan peran protokol untuk membantu mempersiapkan tugas dan pelaksanaan kegiatan. Keberadaan protokol di suatu Kementerian/Lembaga (K/L) sudah merupakan suatu keharusan dikarenakan sudah memiliki Dasar Hukum Undang-Undang No. 9 tahun 2010 pada pasal 1 ayat 1, tentang Keprotokolan.

Pada tahun 2021 saya sebagai Aparatur Sipil Negara (ASN) mendapatkan amanah baru dan ditugaskan di Bagian Humas dan Protokol, Biro Kerja Sama, Hukum dan Humas (BKHH) LIPI.

Pengalaman Pribadi

Sebelum menjalankan tugas sebagai protokol pimpinan, saya mengikuti kegiatan Focus Group Discussion (FGD) dan Sharing Session baik dari internal maupun dari eksternal LIPI. Untuk mendapatkan pengalaman tentang dasar-dasar keprotokolan.

Dari internal LIPI saya juga mengikuti kegiatan FGD dari Biro Umum LIPI, yang diikuti oleh Tim Humas dan Protokol dan Koordinator Fungsi Kerja Sama dan Humas LIPI untuk mendengarkan pengalaman yang dimiliki tim Protokol Biro Umum LIPI, hal ini dikarenakan sebelumnya kegiatan keprotokolan tersebut ada di Biro Umum LIPI.

Sedangkan dari eksternal LIPI saya mengikuti kegiatan sharing session dari Koordinator Protokol Sekretariat Presiden, Bapak Simson Leider Nadek dan sharing session selanjutnya saya juga mengikuti kegiatan dari Koordinator Protokol Pimpinan di lingkungan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Ibu Heni Rosmawati.

Tujuan dari FGD dan sharing session tersebut adalah untuk memberikan pengetahuan dan pengalaman kepada saya dan tim Humas dan Protokol LIPI dalam rangka mendukung terciptanya kelancaran pelaksanaan kegiatan Pimpinan.

Untuk meningkatkan kompetensi di bidang keprotokolan saya juga mengikuti webinar, antara lain: Pertama, Sekretariat Presiden menyapa seri 2 dengan tema “Ragam Pesona Istana Kepresidenan, yang diselenggarakan oleh Sekretariat Presiden. Kedua, bimbingan teknis keprotokolan secara daring yang diselenggarakan oleh Perpustakaan Nasional RI.

Pelaksanaan Kegiatan Keprotokolan

Pelaksanaan kegiatan keprotokolan diperlukan perencanaan dan persiapan sehingga acara yang dihadiri oleh pimpinan dapat berjalan dengan lancar.

Apabila kegiatan dilaksanakan oleh pihak eksternal, seperti pada saat saya mendampingi pimpinan sebagai protokol di kegiatan Rapat Koordinasi Nasional Riset dan Inovasi 2021 yang dilaksanakan di Puspiptek, Serpong tanggal 27-30 Januari 2021 dan kegiatan pelantikan Pimpinan Jabatan Tinggi Madya di Lingkungan Kementerian/BRIN, Auditorium Lantai 3 Gd. Bj Habibie, 8 Februari 2021.

Apabila kita kedatangan/menerima tamu pihak eksternal seperti pada saat kami menerima Kunjungan Kerja Komisi VII DPR RI ke Badan Informasi dan Geospasial (BIG) dan Pusat Pemanfaatan dan Inovasi Iptek (PPII) LIPI tanggal 11 Februari 2021.

Di internal LIPI kami juga melakukan rapat persiapan dan membentuk panitia, dengan mengundang peneliti dan menyiapkan produk-produk berupa hasil penelitian untuk ditampilkan pada saat Kunjungan Kerja Komisi VII DPR RI.

Sebagai protokol pimpinan kita perlu mengumpulkan sejumlah informasi dan melakukan riset terkait acara yang akan dihadiri pimpinan mulai dari susunan acara sampai dengan person in charge (PIC) dari penyelenggara acara.

Hal-hal yang perlu kita persiapkan, antara lain;

Pertama, melakukan koordinasi dan kolaborasi bisa kita lakukan di internal dan eksternal melalui rapat persiapan dengan pimpinan/panitia, koordinator dan tim yang akan bertugas, bisa dilakukan dengan zoom meeting, atau Grup WhatsApp.

Kedua, melakukan survei lokasi acara, tata tempat (preseance) pimpinan, ruang tunggu, ruang makan, dan lain-lain.

Ketiga, melakukan konfirmasi kehadiran (bagi tamu yang akan hadir).

Keempat, mengikuti geladi kotor/geladi bersih.

Keelima, membawa Surat Tugas, lembar Surat Perjalanan Dinas (SPD) sebagai bukti kita ikut menghadiri/mendampingi pimpinan sebagai protokol.

Keenam, persiapan teknis dan non teknis yang menyangkut kebutuhan fasilitas dan perlengkapan acara, seperti, kendaraan,penerapan protokol kesehatan, dan lain-lain.

Ketujuh, mendokumentasikan, merekam, dan membuat laporan kegiatan.

Sebagai protokol pimpinan kita harus datang lebih awal untuk menyambut kehadiran pimpinan dan kita juga bisa ikut bergabung dalam grup protokol di Kementerian Ristek/BRIN, hal ini diperlukan ketika ada kegiatan yang dihadiri Pak Menteri, jadi kita bisa koordinasi, terkait pelaksanaan kegiatan dan kita juga bisa mendapatkan informasi terbaru dari kegiatan tersebut.

Keberhasilan suatu acara dapat ditentukan oleh perencanaan dan persiapan yang baik, serta dapat bersinergi dengan panitia penyelenggara/protokol acara di Kementerian/Lembaga (K/L) lain ketika ada kegiatan bersama.(dr)

**Dodi Rosadi

Pranata Humas LIPI