Pentingnya Pedoman Protokol dalam Sebuah Acara

Ilustrasi event organizer Foto: Shutterstock

Mungkin ada yang masih beranggapan bahwa protokol tidak diperlukan dalam kegiatan atau sebuah acara, itu merupakan sebuah kesalahan.

Tugas utama protokol adalah mengatur jalannya upacara kegiatan atau sebuah acara agar dapat berjalan dengan tertib, teratur, hikmat, dan lancar. Agar terwujudnya kegiatan atau sebuah acara pimpinan yang tertib, teratur, dan berjalan dengan lancar sesuai rencana diperlukan keprotokolan, hal ini dikarenakan keprotokolan merupakan salah satu bagian yang tidak terpisahkan dalam suatu keberhasilan.

Pentingnya tujuan pengaturan keprotokolan adalah terciptanya situasi yang menyenangkan, keteraturan dan kelancaran suatu kegiatan atau sebuah acara, karena semata mata untuk menjaga kewibawaan pemimpin di suatu institusi/organisasi.

Pengertian keprotokolan

Menurut Undang-undang No. 9 Tahun 2010 pada Pasal 1 Ayat (1), Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan Jabatan dan/ kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Sedangkan menurut Ahmad Mutohar (2020), Pengertian Keprotokolan merupakan sebuah bentuk aturan, norma atau pun kebiasaan-kebiasaan yang diyakini dan dianut oleh masyarakat dalam kehidupan bernegara dan berbangsa serta berpemerintahan.

Pengertian protokol dan protokoler

Simson Leider Nadek, Protokol Kepresidenan (2020) menyampaikan bahwa protokol berasal dari bahasa Yunani, protokollum, yang mengandung kata, protos (pertama) dan kollo (diletakkan). Protokol menyangkut kaidah/norma/aturan yang berlaku, baik untuk kegiatan-kegiatan dalam negeri maupun antar negara secara resmi dalam menghadapi acara/upacara upacara;

Protokol adalah Seperangkat aturan tentang perilaku dalam tata kehidupan resmi dan dalam upacara yang melibatkan pemerintah dan negara serta wakil – wakilnya. “The Complete Handbooks of Diplomatic and Social Usage”. (Pauline Innis, Mary Jane, Richard M. Sand). 2002.

Protokol adalah serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktikkan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam kegiatan antar bangsa. (Encyclopedia Britania 1962)

Ratna Suminar (2015) menambahkan bahwa secara estimologis (dalam buku Sejarah dan Fungsi Keprotokolan oleh Rosita Wiryandari) istilah dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Prancis protocole, bahasa Latin protocol (um).

Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford, awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekadar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, arti kata protokoler adalah berhubungan (berkaitan) dengan protokol. Arti lainnya dari protokoler adalah bersifat keprotokolan.

Secara luas arti protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan atau sebuah acara baik formal/non formal yang dilaksanakan oleh institusi atau organisasi.

Pentingnya pedoman protokol dalam sebuah acara

Protokol memiliki peran yang sangat penting dalam suatu kegiatan atau sebuah acara terutama kegiatan atau sebuah acara yang dihadiri oleh pimpinan institusi/organisasi.

Osborn dan Gabreal (2008) menyampaikan bahwa keberhasilan sesuatu kegiatan akan ditentukan oleh kemampuan seseorang dalam melakukan pengarahan, pengaturan dan pengendalian. Karena itu dalam setiap kegiatan apa pun dibutuhkan seseorang yang mampu mengarahkan, mengatur dan mengendalikan faktor pendukung sehingga tujuan yang direncanakan dapat dicapai sesuai yang diharapkan.

Menurut Nadek (2020) Ada 4 pedoman protokol yang harus dipenuhi dalam suatu acara:

Pertama, Koordinasi, rapat, briefing, technical meeting, survey, pendahulu peninjau, perbandingan dan referensi, laporan, Kedua, Komunikasi, disemininasi, verbal, non verbal,social media, keep in touch, jubir, Ketiga, Bridge/Kolaborasi, Keempat, Solusi, rebranding, impact, edukasi, approach, campaign, sosialisasi, solve problem, trouble shooter, win win, sdm handal.

Dari keempat pedoman protokol yang disampaikan di atas setidaknya kita bisa mendapatkan sebuah gambaran hal-hal apa saja yang perlu kita persiapkan terutama yang berhubungan dengan kegiatan keprotokolan yang ada di suatu institusi/organisasi. (dr).

Salam Sehat

Dodi Rosadi

Pranata Humas LIPI