2 Contoh Surat Peringatan untuk Karyawan yang Melakukan Kesalahan
Artikel yang membahas info seputar karier.
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Dunia Karier tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSurat peringatan atau lebih dikenal dengan SP merupakan salah satu prosedur yang dijalankan oleh banyak perusahaan guna meningkatkan disiplin karyawan. Contoh surat peringatan untuk karyawan bisa menjadi referensi.
Surat peringatan biasanya diberikan secara bertahap mulai dari SP satu hingga SP 3. Surat ini akan diberikan kepada karyawan ketika melakukan kesalahan yang bisa merugikan perusahaan maupun karyawan itu sendiri.
2 Contoh Surat Peringatan untuk Karyawan untuk Referensi
Dikutip dari buku Panduan Lengkap HRD & GA, M. Lailatul Qodri Z, surat peringatan merupakan bentuk ketegasan perusahaan dalam menegakkan kedisiplinan terhadap karyawan.
Pemberian surat ini merupakan bentuk peringatan atas ketidakdisiplinan karyawan yang melanggar tata tertib dan peraturan perusahaan. Pemberian surat ini merupakan bentuk penjelasan sekaligus peringatan awal.
Nantinya surat peringatan ini akan menjadi tolak ukur bagi karyawan untuk berubah atau tetap akan mengulangi masalah yang sama. Dalam membuat surat peringatan harus jelas sehingga tidak ada kesalahpahaman nantinya.
Berikut ini adalah dua contoh surat peringatan untuk karyawan yang bisa menjadi referensi agar menimbulkan efek jera.
Contoh 1
PT Maju Jaya Abadi
Jl. Merdeka No. 123, Surabaya
Telepon: (031) 987654
Email: hr@majujayaabadi.co.id
Nomor: 022/SP-HRD/VII/2025
Perihal: Surat Peringatan 1 (SP1)
Lampiran: -
Kepada Yth.:
Nama Karyawan: Bayu Pratama
Jabatan: Staf Marketing
Divisi: Pemasaran
Dengan hormat,
Berdasarkan catatan kehadiran dan evaluasi kinerja, dinyatakan bahwa performa kerja yang ditunjukkan tidak memenuhi target yang telah ditetapkan untuk kuartal I tahun 2025. Khususnya, terdapat ketidaksesuaian dalam pencapaian target penjualan sebesar 60% dari target dan keterlambatan penyelesaian laporan bulanan selama tiga bulan berturut-turut.
Perilaku tersebut dinilai melanggar ketentuan yang tercantum dalam Peraturan Perusahaan Pasal 12 ayat (2) tentang Kewajiban dan Tanggung Jawab Karyawan, yang mewajibkan setiap karyawan untuk memenuhi target kinerja dan menyelesaikan tugas tepat waktu.
Dengan ini, perusahaan memberikan Surat Peringatan 1 (SP1) sebagai bentuk teguran resmi. Perusahaan mengharapkan perbaikan performa kerja yang signifikan dan konsisten serta pemenuhan semua target dan tenggat waktu yang diberikan.
Apabila dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari ke depan tidak terdapat perbaikan kinerja, perusahaan akan mengambil tindakan disipliner lebih lanjut sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Surat peringatan ini diharapkan dapat menjadi motivasi untuk segera meningkatkan kinerja dan menjalankan semua tugas serta tanggung jawab dengan lebih baik. Atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan & Cap Perusahaan]
Diana Sari
Human Resources Manager
PT Maju Jaya Abadi
Contoh 2
PT Sempurna Jaya Maju
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Telepon: (021) 12345678
Email: info@sempurnajayamaju.com
Nomor: 002/SP1/HRD/VII/2025
Perihal: Surat Peringatan 1 (SP1)
Lampiran: -
Kepada Yth.:
Ahmad Rizky Maulana
Jabatan: Staf Operasional
Divisi: Logistik & Distribusi
Dengan hormat,
Berdasarkan catatan kehadiran, ditemukan ketidakhadiran kerja tanpa pemberitahuan atau izin yang sah pada tanggal 15 dan 18 Agustus 2025. Ketidakhadiran tanpa pemberitahuan tersebut telah mengganggu kelancaran operasional distribusi dan menimbulkan keterlambatan dalam proses pengiriman barang.
Melalui Surat Peringatan 1 (SP1) ini, pihak perusahaan mengingatkan untuk selalu mematuhi prosedur absen dan memberitahukan setiap ketidakhadiran kepada atasan langsung serta bagian HRD sebelum jam kerja dimulai, sebagaimana diatur dalam Peraturan Perusahaan Pasal 5 ayat (2). Ketaatan terhadap prosedur ini sangat penting untuk menjaga stabilitas dan produktivitas kerja.
Pihak perusahaan mengharapkan perbaikan sikap dan kedisiplinan. Apabila dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari ke depan tidak terdapat perbaikan atau terjadi pelanggaran serupa, maka perusahaan akan mengambil tindakan disipliner yang lebih berat berupa Surat Peringatan 2 (SP2).
Harap perhatian untuk hal ini demi kelancaran operasional perusahaan. Atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan & Cap Perusahaan]
Dian Sastrowardoyo
Human Resources Development Manager
PT Sempurna Jaya Maju
Baca juga: Engineer Adalah Pekerjaan Apa? Ini Skill, Jurusan Kuliah hingga Gajinya
Dua contoh surat peringatan untuk karyawan di atas bisa menjadi referensi. Fungsi utama dari adanya SP adalah untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan. (WWN)