3 Jobdesk Virtual Assistant dan Skill yang Harus Dimiliki

Jobdesk Virtual Assistant. Sumber: unsplash/ LinkedIn Sales Solutions.

Istilah 'jobdesk virtual assistant' merujuk pada peran dan tanggung jawab spesifik yang menyediakan bantuan administratif, teknis, atau kreatif kepada klien dari lokasi yang jauh serta umumnya dari kantor di rumah. Pertumbuhan kerja jarak jauh telah menjadikan virtual assistant semakin penting bagi berbagai ukuran bisnis.

Perusahaan menggunakan asisten virtual untuk menekan biaya dan beradaptasi dengan era digital. Jobdesk ini mencakup berbagai tugas, mulai dari tugas administratif dasar, seperti penjadwalan dan pengelolaan email, hingga fungsi khusus seperti manajemen media sosial, pembuatan konten, dan dukungan teknis.

Jenis Jobdesk Virtual Assistant

Jobdesk Virtual Assistant. Sumber: unsplash/ LinkedIn Sales Solutions.

Seorang yang memiliki 'jobdesk virtual assistant' dapat menangani tugas administratif seperti mengelola kalender dan membuat janji, mengelola komunikasi email dan telepon, serta melakukan entri data dan pembukuan.

Menurut buku How to Become A Virtual Assistant, Asisten Virtual Bekerja dengan Klien di Area Lokal Mereka Sendiri, Philippa Oakley (2012:45). Asisten Virtual juga sering kali memiliki keterampilan khusus seperti berikut.

1. Asisten Administratif Virtual

Tugas utama asisten administratif virtual meliputi pengelolaan jadwal dan kalender, termasuk membuat janji dan mengatur pengingat. Hal ini memastikan manajemen waktu yang efisien bagi klien. Juga menangani korespondensi email, termasuk memilah, memprioritaskan, dan menanggapi email secara profesional.

Tugas lainnya adalah melakukan entri data dan memelihara catatan serta basis data yang akurat, karena data yang akurat sangat penting untuk operasional bisnis. Asisten administratif virtual juga membuat pengaturan perjalanan, termasuk mencari dan memesan penerbangan serta akomodasi.

Keterampilan yang dibutuhkan virtual assistant adalah kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang kuat untuk menangani berbagai tugas dan memenuhi tenggat waktu.

Harus memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik untuk interaksi yang jelas dan profesional, kemahiran dalam perangkat lunak yang umum digunakan, seperti Microsoft Office Suite dan Google Workspace, serta perhatian terhadap detail dan akurasi dalam semua tugas, terutama entri data dan penjadwalan.

2. Spesialis Media Sosial Virtual

Tugas utama seorang spesialis media sosial virtual adalah membuat konten yang menarik (teks, gambar, video) untuk berbagai platform media sosial. Mereka mengelola akun media sosial dengan memposting konten, berinteraksi dengan pengikut, dan menanggapi komentar serta pesan.

Tugas lainnya termasuk menjadwalkan posting menggunakan alat manajemen media sosial dan memantau analitik platform untuk melacak kinerja, serta mengembangkan dan mengimplementasikan strategi pemasaran media sosial untuk meningkatkan kehadiran dan keterlibatan merek.

Keterampilan yang dibutuhkan sebagai spesialis media sosial virtual adalah kemahiran dalam berbagai platform media sosial (Facebook, Instagram, X, LinkedIn, dan lainnya).

Harus memiliki keterampilan menulis konten dan komunikasi visual yang kuat untuk membuat konten yang menarik dan efektif, pemahaman tentang prinsip-prinsip pemasaran media sosial, termasuk penargetan audiens, strategi tagar, dan optimasi konten, serta keterampilan analitis untuk melacak dan menafsirkan metrik kinerja media sosial dan menyesuaikan strategi yang sesuai.

3. Asisten Teknis Virtual

Tugas utama asisten teknis virtual adalah memberikan dukungan teknis dasar kepada klien atau tim internal, termasuk pemecahan masalah perangkat lunak dan keras.

Juga mengelola konten situs web, melakukan pembaruan, dan memastikan situs web berjalan lancar, membantu tugas-tugas pengelolaan data, termasuk mengorganisir, membersihkan, dan mencadangkan data, serta berpotensi mengelola aspek-aspek TI dan keamanan siber jarak jauh, seperti memantau aktivitas jaringan dan mengelola pembaruan perangkat lunak.

Keterampilan yang dibutuhkan sebagai asisten teknis virtual adalah kemahiran teknis dan pemahaman tentang berbagai aplikasi perangkat lunak, sistem operasi, dan alat daring.

Juga harus memiliki keterampilan pemecahan masalah yang kuat dan kemampuan untuk mendiagnosis serta menyelesaikan masalah teknis secara efisien.

Perhatian terhadap detail dan akurasi dalam menangani tugas-tugas teknis dan mengelola data, serta pemahaman dasar tentang prinsip-prinsip pengelolaan situs web, termasuk sistem manajemen konten (CMS) dan pemeliharaan situs web.

Baca juga: 4 Prospek Kerja Manajemen Informasi Kesehatan yang Jarang Diketahui

Sebagai kesimpulan, jobdesk virtual assistant menawarkan beragam peluang, dengan peran seperti asisten administratif virtual, spesialis media sosial virtual, dan asisten teknis virtual menjadi sangat umum dan diminati di era digital ini. (KIA)