Contoh Agenda Rapat dan Cara Menyusun untuk Panduan
Artikel yang membahas info seputar karier.
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Dunia Karier tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarAgenda rapat dapat memastikan tujuan yang jelas dari rapat tersebut. Contoh agenda rapat dan cara menyusunnya dapat menentukan bagaimana rapat tersebut terselenggara dengan pembahasan yang terarah. Agenda ini harus ditentukan untuk setiap rapat dengan klien, internal perusahaan, ataupun dengan institusi besar.
Poin-poin yang tersedia dalam rapat perlu diperhitungkan untuk keseluruhan jalannya rapat. Agenda ini dibuat untuk keseluruhan rapat mulai dari diskusi awal hingga pengambilan keputusan.
Susunan Contoh Agenda Rapat yang Efisien dan Efektif
Berbeda dengan catatan atau kesimpulan rapat, contoh agenda rapat terdiri dari poin-poin yang akan dibahas selama pertemuan. Mulai dari penyusunan diskusi, topik utama, hingga waktu yang dihabiskan setiap sesi diskusinya.
Mengutip dari buku Latihan Soal & Pembahasan Ujian Nasional Bahasa Indonesia SMA IPA/IPS, Redaksi Kawan Pustaka (hal. 52), rapat adalah suatu catatan atas semua pembicaraan yang disampaikan oleh setiap peserta rapat. Hal-hal yang harus ada dalam notula rapat antara lain nama instansi, sifat rapat, hari dan tanggal, tempat rapat, nama dan jabatan pemimpin.
Untuk menjadikan rapat efisien dan efektif, penyusun agenda rapat harus memperhatikan detail dan poin utama dalam rapat tersebut. Berikut susunan langkah yang perlu diperhatikan.
1. Judul Rapat
Memastikan judul rapat sesuai dengan tujuan utama rapat tersebut.
2. Tanggal dan Waktu
Mencantumkan tanggal, waktu dimulai, dan waktu selesainya rapat.
3. Lokasi
Menyebutkan dimana lokasi rapat dengan detail.
4. Peserta
Mendaftar peserta yang diinginkan untuk hadir, dan menghubunginya untuk mengingatkan.
5. Tujuan Rapat
Menjelaskan secara singkat dalam bentuk paragraf, bagaimana tujuan rapat yang diinginkan
6. Daftar Topik Pembahasan
Topik dijelaskan secara jelas dan ringkas.
Mengatur perkiraan waktu yang sesuai di setiap topik.
Menunjuk penanggung jawab di setiap topik ataupun materi.
Memperhatikan detail seperti “pengambilan keputusan”, “pembahasan isu utama”, “meninjau rapat sebelumnya” dan hal lainnya yang relevan dengan rapat yang berlangsung ataupun tersambung dengan rapat sebelumnya.
7. Waktu Penutupan
Memberi perkiraan waktu kapan rapat akan selesai.
Contoh daftar topik pembahasan rapat mingguan oleh tim internal: "Meninjau Progres Proyek A (15 menit, oleh Manajer)", "Tinjauan Problem (10 menit, diskusi)", "Rencana Tindak Lanjut (10 menit, seluruh peserta)," "Lain-lain & Penutupan (5 menit)."
Baca juga: Pekerjaan QC Inspektor: Pengertian, Tugas, dan Gajinya
Contoh agenda rapat di atas adalah panduan untuk rapat yang lebih efisien dan efektif. Menerapkan susunan agenda rapat tersebut dapat membantu berjalannya rapat dengan sesuai dan tidak menghabiskan banyak waktu, juga fokus kepada penyelesaian. (KIA)