Mengetahui Arti Back Up dalam Pekerjaan dan Cara Menerapkannya

Arti back up dalam pekerjaan. (Foto hanya ilustrasi, bukan tempat yang sebenarnya). Sumber: Pexels/Yan Krukau.

Dalam pengelolaannya, sebuah perusahaan harus memahami arti back up dalam pekerjaan. Dengan mengetahuinya, berbagai langkah pencegahan yang tepat bisa disiapkan.

Tak hanya meminimalkan risiko kerugian akibat biaya, ketiadaan back up dalam sistem kerja juga akan berpengaruh pada kredibilitas perusahaan. Terlebih jika ingin tetap memelihara hubungan kerjasama jangka panjang dengan klien.

Arti Back Up Dalam Pekerjaan dan Penerapannya

Arti back up dalam pekerjaan. (Foto hanya ilustrasi, bukan tempat yang sebenarnya). Sumber: Pexels/Christina Morillo.

Back up dalam pekerjaan bisa diartikan sebagai seorang karyawan yang sudah disiapkan untuk mengerjakan tugas karyawan lain. Dalam waktutertentu seorang karyawan penting bisa tidak hadir karena berbagai alasan seperti sakit, urusan keluarga, atau cuti tahunan.

Karyawan yang didelegasikan untuk mem-back up pekerjaan koleganya tidak bisa dipilih asal-asalan. Kandidat harus mempunyai kemampuan dan pemahaman yang sama dengan karyawan yang berhalangan.

Untuk mendapatkan karyawan back up yang sesuai, berikut cara-cara yang bisa diterapkan oleh perusahaan.

1. Analisis Hasil Pekerjaan

Hal pertama yang harus dilakukan adalah menganalisis pekerjaan karyawan yang terlibat. Dikutip dari buku Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia, Thamrin (2015:47), disebutkan dari proses analisis tersebut akan diperoleh gambaran yang lebih menyeluruh mengenai kemampuan masing-masing karyawan.

2. Identifikasi Back Up

Merujuk pada hasil analisis pekerjaan, perusahaan akan mengetahui siapa orang yang paling tepat untuk mengambil peran sebagai back up.

Jangan tugaskan satu orang untuk membantu beberapa karyawan. Hal itu bisa menimbulkan masalah saat karyawan tersebut tidak berada di kantor.

3. Buat Instruksi

Karyawan yang bertanggung jawab harus membuat instruksi mengenai tugas-tugas yang harus dilakukan oleh back up-nya. Instruksi tersebut harus dibuat dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.

Agar dapat dilihat sewaktu-waktu, simpan instruksi tersebut dalam map berlabel atau di folder komputer yang mudah ditemukan.

4. Adakan Pelatihan

Tentukan waktu untuk mengadakan pelatihan baik untuk karyawan lama dan karyawan back up. Acara ini dapat memberikan pengetahuan soal apa yang dikerjakan termasuk penggunaan perangkat lunak baru dan perubahan proses kerja.

5. Punya Wadah Komunikasi Bersama

Perusahaan harus memiliki wadah komunikasi bersama yang menampung karyawannya. Mulai dari memiliki email bersama atau chat internal perusahaan seperti Slack.

Dengan demikian, saat ada anggota tim yang diganti, perusahaan tidak perlu membuat grup komunikasi baru. Riwayat informasi lama pun tetap terjaga.

Baca Juga: 5 Cara Menentukan Passion Karier agar Hidup Lebih Bermakna

Setelah mengetahui arti back up dalam pekerjaan dan peran pentingnya, maka penyiapan individu potensial harus dilakukan jauh-jauh hari. Kehadiran karyawan backup sangat penting untuk memastikan pekerjaan dapat berjalan sesuai target. (MFR)