Perencanaan SDM sebagai Dasar Pengambilan Keputusan dalam Seleksi Karyawan
Mahasiswi Manajemen Universitas Pamulang
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Eka Aprillia Putri tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPerencanaan SDM menentukan apakah perusahaan benar-benar mendapat karyawan yang tepat. Perusahaan berjalan karena ada orang yang mengerjakan tugas-tugasnya setiap hari. Strategi, modal, dan peralatan baru berarti ketika ada karyawan yang tahu apa yang harus dilakukan dan mampu melakukannya. Itu sebabnya seleksi karyawan tidak cukup hanya mencari orang sebanyak-banyaknya. Perusahaan membutuhkan karyawan yang sesuai dengan pekerjaan dan kebutuhan organisasinya.
Soal kesesuaian itu sering diremehkan ketika lowongan dibuka dan lamaran datang bertumpuk. Banyaknya pelamar memberi kesan bahwa perusahaan punya banyak pilihan, padahal pilihan yang banyak justru menuntut dasar penilaian yang lebih jelas. Tanpa dasar itu, keputusan memilih karyawan mudah bergeser ke arah yang kurang tepat.
Perencanaan SDM dan Seleksi Karyawan: Menentukan Kebutuhan Tenaga Kerja
Dasar penilaian itu seharusnya sudah ada sebelum lowongan diumumkan. Mangkunegara (2017) memandang perencanaan SDM sebagai proses peramalan, pengembangan, penerapan, dan pengendalian agar perusahaan memiliki tenaga kerja yang tepat, ditempatkan secara benar, dan tersedia pada waktu yang tepat. Dessler (2019) merumuskannya lebih sederhana, yaitu proses menentukan posisi apa saja yang harus diisi perusahaan dan bagaimana cara mengisinya.
Dua rumusan itu bertemu pada satu gagasan sederhana: perusahaan harus tahu lebih dulu apa yang dibutuhkan sebelum mencari. Dalam praktiknya, kebutuhan itu mencakup jumlah tenaga kerja yang diperlukan, posisi yang harus diisi, kompetensi yang dituntut pekerjaan, dan kualifikasi yang pantas disyaratkan. Perusahaan yang melewatkan tahap ini biasanya baru sadar ada yang keliru setelah karyawan baru bekerja. Ada posisi yang ternyata diisi terlalu banyak orang, ada pula pekerjaan penting yang diserahkan kepada orang yang kemampuannya tidak cocok.
Menurut saya, perencanaan SDM sering dianggap pekerjaan di balik meja yang tidak berhubungan langsung dengan perekrutan. Padahal di sinilah perusahaan memutuskan wujud tenaga kerja yang ia butuhkan. Pencarian dan pemilihan kandidat baru bermakna jika sudah ada gambaran itu. Tanpa gambaran tersebut, proses merekrut hanyalah mengisi kursi kosong dengan siapa saja yang tampak layak.
Seleksi Karyawan dan Dasar Pengambilan Keputusan
Dari kebutuhan yang telah dirumuskan, perusahaan masuk ke tahap seleksi. Sutrisno (2019) memahami seleksi sebagai proses memilih pelamar yang paling sesuai dengan persyaratan jabatan dari sejumlah pelamar yang tersedia. Definisi ini menunjukkan bahwa seleksi berkaitan langsung dengan persyaratan jabatan dan menjadi dasar dalam menentukan kandidat yang diterima atau ditolak.
Keputusan tersebut memerlukan ukuran yang jelas. Ukuran itu seharusnya berasal dari kebutuhan pekerjaan yang telah ditetapkan melalui perencanaan SDM, bukan sekadar penilaian pribadi. Kebutuhan tenaga kerja diterjemahkan menjadi kriteria kandidat, kemudian digunakan untuk menilai pelamar dan menentukan keputusan penerimaan. Jika hubungan tersebut terputus, proses seleksi tetap berjalan, tetapi keputusan yang dihasilkan kehilangan dasar yang jelas.
Misalnya, sebuah perusahaan membuka lowongan customer service dan menerima banyak pelamar. Di antara mereka terdapat lulusan perguruan tinggi ternama, kandidat dengan pengalaman menarik, dan kandidat yang mampu menjawab wawancara dengan meyakinkan. Ketiganya memang dapat menarik perhatian, tetapi pekerjaan customer service membutuhkan kesabaran menghadapi keluhan, ketelitian mencatat masalah, serta kemampuan menjelaskan informasi dengan baik. Nama kampus, pengalaman, atau kemampuan berbicara belum tentu menunjukkan kesesuaian dengan kebutuhan tersebut.
Tanpa kriteria yang jelas, HRD berisiko lebih banyak mengandalkan kesan. Kesan tetap dapat menjadi pertimbangan, tetapi bukan satu-satunya dasar keputusan. Seleksi seharusnya berfokus pada kesesuaian kandidat dengan pekerjaan, bukan sekadar melihat siapa yang paling menonjol.
Keputusan Seleksi Karyawan Berdasarkan Kebutuhan Perusahaan
Di sinilah inti persoalannya. Keputusan seleksi yang tepat adalah keputusan yang memilih kandidat sesuai dengan kebutuhan jabatan. Perencanaan SDM menjadi dasarnya karena melalui proses tersebut perusahaan lebih dulu menentukan tenaga kerja yang diperlukan, sehingga penilaian kandidat memiliki acuan yang jelas.
Kandidat yang terlihat paling unggul belum tentu sama dengan kandidat yang paling sesuai dengan pekerjaan. Keunggulan umum dapat berupa nilai akademik tinggi, pengalaman panjang, atau penampilan yang meyakinkan. Sementara itu, kesesuaian lebih spesifik karena diukur berdasarkan tuntutan suatu posisi. Kandidat dengan kemampuan yang biasa saja dapat menjadi pilihan yang tepat jika memiliki kompetensi yang memang dibutuhkan pekerjaan.
Risiko muncul ketika keputusan terlalu bergantung pada kesan pribadi, latar belakang pendidikan, atau hasil wawancara tanpa melihat kebutuhan jabatan secara menyeluruh. Pewawancara dapat lebih mudah menyukai kandidat dengan gaya komunikasi yang sesuai seleranya, sementara pendidikan atau wawancara yang baik belum tentu mencerminkan kemampuan bekerja. Akibatnya, perusahaan berisiko menerima karyawan yang kurang sesuai dan harus menanggung biaya perekrutan serta pelatihan ulang.
Perencanaan SDM memberi arah agar hal tersebut dapat dihindari. Kebutuhan dan kriteria yang jelas membuat wawancara berfungsi untuk menggali kesesuaian kandidat, bukan sekadar menilai kesan. Pendidikan dan pengalaman tetap dapat dipertimbangkan, tetapi relevansinya terhadap pekerjaan perlu menjadi perhatian. Dengan begitu, keputusan HRD memiliki alasan yang dapat dijelaskan berdasarkan kebutuhan jabatan.
Perusahaan sebaiknya menentukan siapa yang dibutuhkan sebelum menentukan siapa yang diterima. Seleksi bukan sekadar memilih satu nama dari banyak lamaran, melainkan keputusan tentang siapa yang akan menjalankan suatu pekerjaan. Karena itu, ketepatan keputusan seleksi sangat bergantung pada ketepatan perusahaan dalam merencanakan kebutuhan tenaga kerjanya.
Ditulis oleh: Eka Aprillia Putri