Salah Hitung Kebutuhan Karyawan Bisa Merugikan Bisnis? Pentingnya Peramalan SDM

Ilustrasi dibuat oleh penulis

Bayangkan sebuah bisnis kuliner yang sedang ramai pelanggan. Pemiliknya melihat antrean semakin panjang dan pesanan terus bertambah. Karena khawatir kehilangan pelanggan, ia memutuskan merekrut beberapa karyawan baru sekaligus. Namun, beberapa bulan kemudian, jumlah pesanan mulai menurun. Karyawan yang sebelumnya sibuk kini memiliki lebih banyak waktu luang, sedangkan perusahaan tetap harus membayar gaji dan biaya operasional setiap bulan.

Situasi sebaliknya juga bisa terjadi. Sebuah perusahaan memilih menahan perekrutan demi menghemat anggaran, meskipun pekerjaan terus meningkat. Akibatnya, karyawan harus menangani beberapa tugas sekaligus, pelayanan melambat, dan risiko kesalahan semakin besar.

Ilustrasi tersebut menunjukkan bahwa masalah perusahaan bukan sekadar kekurangan atau kelebihan karyawan, melainkan ketidaktepatan dalam memperkirakan kebutuhan tenaga kerja. Menurut saya, salah satu tantangan manajemen yang sering kurang diperhatikan adalah bagaimana perusahaan menentukan jumlah karyawan berdasarkan kebutuhan nyata, bukan hanya berdasarkan kondisi sesaat.

Di sinilah peramalan sumber daya manusia (SDM) menjadi penting. Perusahaan perlu memperkirakan jumlah dan kompetensi tenaga kerja yang dibutuhkan agar kegiatan operasional tetap berjalan efektif tanpa membebani anggaran maupun karyawan.

Ketika Salah Menghitung Karyawan Menjadi Beban Bisnis

Dalam menjalankan usaha, merekrut karyawan tambahan sering dianggap sebagai solusi paling cepat ketika pekerjaan meningkat. Padahal, keputusan tersebut seharusnya didahului dengan evaluasi terhadap beban kerja, produktivitas, dan kebutuhan operasional.

Misalnya, sebuah toko daring mengalami peningkatan pesanan ketika mengadakan promosi besar-besaran. Pemilik toko kemudian merekrut lima karyawan untuk membantu pengemasan dan pelayanan pelanggan. Namun, setelah promosi berakhir, jumlah pesanan kembali normal. Jika kebutuhan tambahan tersebut hanya bersifat sementara, perusahaan berisiko menanggung biaya tenaga kerja yang tidak sebanding dengan pekerjaan yang tersedia.

Tentu saja, contoh tersebut tidak berarti perekrutan tambahan selalu salah. Jika peningkatan permintaan berlangsung konsisten, penambahan karyawan justru dapat menjadi keputusan yang tepat. Masalahnya terletak pada keputusan yang diambil tanpa mempertimbangkan apakah peningkatan pekerjaan bersifat sementara atau berkelanjutan.

Biaya tenaga kerja sendiri tidak hanya mencakup gaji. Perusahaan juga perlu memperhitungkan biaya rekrutmen, seleksi, pelatihan, fasilitas kerja, dan tunjangan sesuai ketentuan yang berlaku. Ketika jumlah karyawan tidak sesuai dengan kebutuhan, pengeluaran tersebut berpotensi tidak menghasilkan produktivitas yang optimal.

Dari sudut pandang bisnis, kondisi ini perlu diperhatikan karena anggaran perusahaan memiliki batas. Dana yang digunakan untuk menanggung kapasitas tenaga kerja berlebih mungkin sebenarnya dapat dialokasikan untuk pengembangan produk, pemasaran, atau peningkatan teknologi.

Menghemat Karyawan Belum Tentu Membuat Bisnis Efisien

Jika kelebihan karyawan dapat meningkatkan biaya, apakah mengurangi jumlah karyawan selalu menjadi solusi? Menurut saya, tidak sesederhana itu.

Perusahaan yang terlalu berfokus pada penghematan tenaga kerja berisiko mengabaikan kapasitas kerja manusia. Ketika jumlah karyawan terlalu sedikit, pekerjaan yang seharusnya dibagi kepada beberapa orang justru menumpuk pada karyawan yang tersedia.

Contohnya dapat ditemukan pada bisnis yang memiliki sedikit staf pelayanan. Ketika jumlah pelanggan meningkat, satu karyawan mungkin harus melayani pertanyaan pelanggan, memproses pesanan, sekaligus menangani keluhan. Akibatnya, waktu pelayanan menjadi lebih lama dan kemungkinan terjadinya kesalahan meningkat.

Dalam kondisi seperti ini, perusahaan mungkin merasa berhasil menghemat biaya karena tidak menambah karyawan. Namun, jika pelanggan kecewa dan memilih beralih ke pesaing, penghematan tersebut justru dapat merugikan bisnis.

Beban kerja yang terus berlebihan juga berpotensi menurunkan motivasi dan kepuasan kerja. Karyawan yang kelelahan dapat mengalami kesulitan mempertahankan kualitas pekerjaan. Jika akhirnya mereka mengundurkan diri, perusahaan harus kembali mengeluarkan biaya dan waktu untuk mencari serta melatih pengganti.

Menurut saya, inilah hal yang perlu dipahami oleh manajemen: efisiensi tidak sama dengan memaksimalkan pekerjaan sebanyak mungkin dengan jumlah karyawan sesedikit mungkin. Efisiensi berarti menemukan keseimbangan antara biaya, kapasitas tenaga kerja, produktivitas, dan kualitas pelayanan.

Peramalan SDM Bukan Sekadar Menghitung Jumlah Karyawan

Peramalan SDM merupakan proses memperkirakan kebutuhan tenaga kerja perusahaan pada masa mendatang, baik dari sisi jumlah maupun kompetensi. Tujuannya adalah membantu perusahaan mempersiapkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Proses ini sebaiknya tidak hanya dilakukan ketika perusahaan kekurangan karyawan. Peramalan SDM juga diperlukan saat perusahaan berencana membuka cabang, memperluas pemasaran digital, mengadopsi teknologi baru, atau menghadapi perubahan permintaan pasar.

Sebagai contoh, perusahaan yang ingin meningkatkan penjualan melalui perdagangan elektronik perlu mempertimbangkan apakah tim yang ada mampu menangani peningkatan pesanan, pertanyaan pelanggan, pengelolaan stok, dan pengiriman barang. Jika masalahnya adalah proses kerja yang belum efisien, perusahaan mungkin perlu memperbaiki alur kerja terlebih dahulu. Namun, jika beban kerja memang sudah melebihi kapasitas tim, perekrutan tambahan dapat menjadi pilihan yang masuk akal.

Menurut saya, pendekatan seperti ini lebih bermanfaat dibandingkan merekrut karyawan hanya karena perusahaan sedang ramai atau mengurangi tenaga kerja hanya karena ingin menekan pengeluaran. Keputusan perlu didasarkan pada data dan kondisi operasional yang sebenarnya.

Data dan Evaluasi Menjadi Kunci Peramalan yang Tepat

Agar peramalan SDM lebih akurat, perusahaan perlu memanfaatkan informasi yang sudah tersedia. Beberapa hal yang dapat dianalisis antara lain tren penjualan, jumlah pesanan, produktivitas karyawan, jam lembur, tingkat absensi, pergantian karyawan, dan rencana pengembangan usaha.

Perusahaan juga perlu membedakan kebutuhan tenaga kerja jangka pendek dan jangka panjang. Bisnis ritel, misalnya, dapat membutuhkan tambahan pekerja ketika menghadapi periode promosi atau hari raya. Untuk kebutuhan sementara, perusahaan dapat mengevaluasi pembagian jadwal dan bentuk tenaga kerja yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sebaliknya, jika peningkatan pekerjaan berlangsung terus-menerus, penambahan karyawan tetap mungkin lebih tepat.

Selain itu, perusahaan perlu melihat kompetensi karyawan yang sudah dimiliki. Tidak semua kekurangan kapasitas harus diselesaikan dengan perekrutan baru. Dalam beberapa situasi, pelatihan, pemindahan tugas, atau pemanfaatan teknologi dapat membantu meningkatkan produktivitas.

Peramalan juga perlu dievaluasi secara berkala. Perkiraan yang dibuat pada awal tahun belum tentu tetap sesuai ketika permintaan pasar, strategi bisnis, atau teknologi mengalami perubahan. Karena itu, manajemen perlu membandingkan perkiraan dengan kondisi aktual dan menyesuaikan rencana jika diperlukan.

Dari hasil riset yang saya temukan Menurut Badan Pusat Statistik (BPS), jumlah penduduk Indonesia yang bekerja pada Agustus 2025 mencapai 146,54 juta orang, meningkat 1,90 juta orang dibandingkan Agustus 2024. BPS juga mencatat rata-rata upah buruh sebesar Rp3,33 juta per bulan pada Agustus 2025.

Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), melalui panduan Workforce Planning yang diperbarui pada 29 Juli 2025, menjelaskan bahwa perencanaan tenaga kerja dilakukan dengan menyeimbangkan kebutuhan jumlah karyawan dan keterampilan yang tersedia. Prosesnya mencakup analisis tenaga kerja saat ini, perkiraan kebutuhan masa depan, identifikasi kesenjangan, dan penentuan langkah yang diperlukan.

Keputusan SDM yang Tepat Menentukan Keberlanjutan Bisnis

Pada akhirnya, peramalan SDM bukan sekadar tugas bagian personalia, melainkan bagian dari strategi bisnis. Keputusan mengenai jumlah dan kompetensi karyawan berhubungan langsung dengan pengeluaran perusahaan, kelancaran operasional, pengalaman pelanggan, dan kemampuan bisnis menghadapi perubahan.

Menurut saya, perusahaan perlu mengubah cara pandang terhadap tenaga kerja. Karyawan bukan hanya biaya yang harus ditekan, tetapi juga sumber daya yang perlu dikelola agar dapat memberikan kontribusi secara optimal. Namun, pengelolaan tersebut tetap membutuhkan perhitungan yang realistis supaya perusahaan tidak menanggung biaya yang tidak diperlukan atau membebani karyawan secara berlebihan.

Perusahaan yang mampu memperkirakan kebutuhan tenaga kerjanya dengan baik akan memiliki dasar yang lebih kuat untuk menentukan kapan harus merekrut, melatih, mengatur ulang pekerjaan, atau meningkatkan teknologi.

Oleh karena itu, sebelum mengambil keputusan untuk menambah atau mengurangi tenaga kerja, perusahaan perlu memahami kebutuhan operasionalnya secara menyeluruh. Bisnis yang efisien bukanlah bisnis yang memiliki karyawan paling sedikit atau paling banyak, melainkan bisnis yang mampu menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat.

Dengan peramalan SDM yang terencana dan evaluasi yang berkelanjutan, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara efisiensi biaya, produktivitas, dan kesejahteraan karyawan. Keseimbangan inilah yang menjadi salah satu fondasi penting bagi keberlanjutan bisnis dalam jangka panjang.