Pendekatan Sistem dalam Manajemen Mengintegrasikan Sub-Sistem untuk Keberhasilan

https://pixabay.com/id/photos/bangau-industri-sistem-derek-7921948/

Pendekatan sistem dalam manajemen melihat organisasi sebagai kumpulan dari berbagai bagian yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Teori ini pertama kali diperkenalkan oleh Ludwig von Bertalanffy, yang menyatakan bahwa setiap sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi. Dalam konteks organisasi, komponen-komponen ini mencakup individu, tim, proses, teknologi, dan lingkungan eksternal. Pendekatan sistem menekankan bahwa setiap sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi. Prinsip utama dari metode ini adalah sinergi, di mana setiap bagian dapat bekerja sama dan berkomunikasi dengan baik, yang menghasilkan kinerja yang lebih baik daripada jika mereka bekerja secara terpisah.

Kasus:

PT Pertamina:

Perusahaan energi nasional Indonesia PT Pertamina adalah contoh penerapan pendekatan sistem dalam manajemen. Penting bagi Pertamina untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya. Menurut analisis sistem, masalah komunikasi antara departemen menghambat kinerja. Misalnya, tim pemasaran sering tidak tahu tentang kapasitas produksi, yang menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok. Pertamina membentuk tim lintas fungsi dari berbagai departemen seperti distribusi, produksi, dan pemasaran untuk menangani masalah ini. Salah satu tanggung jawab tim adalah menciptakan proses yang lebih kompleks dan menerapkan teknologi informasi untuk meningkatkan pertukaran data. Hasilnya, Pertamina dapat menurunkan biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.

Solusi

1. Analisis Sistem Menyeluruh: Melakukan analisis menyeluruh terhadap semua proses yang ada di perusahaan untuk memahami interaksi antar komponen dan menemukan area yang perlu diperbaiki. Ini termasuk menemukan masalah komunikasi dan alur kerja yang tidak efisien.

2. Tim Lintas Fungsi: Untuk meningkatkan kerja sama dan komunikasi, bentuk tim lintas fungsi yang terdiri dari anggota dari berbagai departemen. Tim ini dapat bekerja sama untuk merancang dan menerapkan proses yang lebih efisien dan terintegrasi.

3. Teknologi Informasi: Meningkatkan komunikasi dan pertukaran data antar departemen dengan menggunakan teknologi informasi. Selain itu, sistem manajemen informasi yang baik dapat memastikan bahwa semua bagian organisasi memiliki akses ke data yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat.

4. Pelatihan dan Pengembangan: Memberikan pelatihan kepada karyawan agar mereka lebih memahami pentingnya bekerja sama dan berkomunikasi untuk mencapai tujuan organisasi.

5. Penggunaan teknologi informasi dan alat manajemen lainnya juga dapat menjadi subjek pelatihan.

6. Evaluasi dan Umpan Balik: Melakukan evaluasi kinerja sistem secara berkala dan memberikan kritik yang bermanfaat untuk perbaikan terus-menerus. Metode sistem ini dapat membantu organisasi meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keberlanjutan operasional dengan memastikan bahwa sistem tetap efektif dan dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan organisasi.

Dengan memahami dan mengintegrasikan subsistem yang ada, organisasi dapat mencapai sinergi yang lebih baik dan kinerja yang lebih optimal.