Era WFA dan Hybrid Working: Bagaimana Perusahaan Merencanakan Kebutuhan
Mahasiswa Manajemen Universitas Pamulang Penulis konten seputar Manajemen Sumber Daya Manusia, dunia kerja, dan perkembangan organisasi.
·waktu baca 6 menit
Tulisan dari Erlena Siregar tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPT Telkom Indonesia (Persero) Tbk. (2024). Sustainability Report 2024. https://www.telkom.co. Perubahan Cara Kerja Mengubah Cara Perusahaan Merencanakan SDM
Perkembangan teknologi digital membuat pekerjaan tidak lagi selalu bergantung pada kehadiran pegawai di satu lokasi. Platform kolaborasi, sistem informasi, dan komunikasi digital memungkinkan sebagian pekerjaan diselesaikan dari lokasi yang berbeda. Perubahan ini semakin terlihat setelah pandemi COVID-19 dan mendorong organisasi mengevaluasi kembali cara mengelola tenaga kerja.
Salah satu bentuk perubahan tersebut adalah Work From Anywhere (WFA) dan hybrid working. WFA memberikan ruang bagi pegawai untuk bekerja dari lokasi yang disetujui organisasi, sedangkan hybrid working menggabungkan pekerjaan dari kantor dengan pekerjaan dari lokasi lain. Bagi perusahaan, perubahan ini bukan sekadar persoalan lokasi kerja. Cara menentukan jumlah, kompetensi, pembagian pekerjaan, dan kapasitas tenaga kerja juga perlu disesuaikan.
Gupta et al. (2022) membahas WFA dari sisi implikasinya bagi pegawai dan organisasi, sedangkan Ugraha dan Soegoto (2023) menyoroti pentingnya pemantauan produktivitas dan pengembangan keterampilan dalam strategi manajemen SDM pascapandemi. Artinya, fleksibilitas kerja perlu diikuti dengan perencanaan tenaga kerja yang lebih adaptif.
Mengapa Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja Perlu Berubah?
Dalam pola kerja konvensional, organisasi relatif mudah menghubungkan kebutuhan tenaga kerja dengan jumlah posisi, jam kerja, dan keberadaan pegawai di kantor. Dalam pola kerja fleksibel, ukuran tersebut tidak lagi cukup. Organisasi perlu melihat beban kerja, output, kompetensi, teknologi yang digunakan, serta karakteristik setiap pekerjaan.
Perencanaan kebutuhan tenaga kerja pada akhirnya bukan hanya pertanyaan tentang berapa banyak orang yang dibutuhkan. Pertanyaan yang lebih relevan adalah: pekerjaan apa yang harus diselesaikan, kompetensi apa yang diperlukan, berapa kapasitas yang tersedia, dan pola kerja apa yang paling sesuai untuk pekerjaan tersebut?
1. Mulai dari Analisis Beban Kerja
Langkah pertama adalah menghitung dan memahami beban kerja. Organisasi perlu melihat volume pekerjaan, tingkat kompleksitas, waktu penyelesaian, target, serta kapasitas pegawai. Pendekatan ini membantu perusahaan membedakan antara kekurangan jumlah tenaga kerja dan masalah yang sebenarnya berasal dari pembagian pekerjaan atau proses kerja yang belum efisien.
Dalam sistem WFA atau hybrid, kehadiran fisik tidak seharusnya menjadi satu-satunya gambaran kapasitas tenaga kerja. Hasil pekerjaan, kualitas output, ketepatan waktu, dan pencapaian target menjadi informasi yang lebih relevan untuk menilai kebutuhan tenaga kerja.
2. Petakan Pekerjaan yang Bisa Dilakukan Secara Fleksibel
Tidak semua pekerjaan memiliki tingkat fleksibilitas yang sama. Pekerjaan seperti analisis data, penyusunan laporan, administrasi digital, pengembangan perangkat lunak, dan koordinasi virtual memiliki karakteristik yang relatif lebih memungkinkan untuk dilakukan dari lokasi lain. Sebaliknya, pekerjaan lapangan, pemeliharaan infrastruktur, pekerjaan yang membutuhkan fasilitas khusus, atau pelayanan yang membutuhkan interaksi langsung tetap memerlukan kehadiran fisik.
Karena itu, organisasi perlu melakukan job mapping sebelum menetapkan pola kerja. Hasil pemetaan dapat digunakan untuk menentukan pekerjaan yang sesuai dengan WFA, pekerjaan yang lebih tepat menggunakan sistem hybrid, dan pekerjaan yang tetap harus dilakukan secara langsung.
3. Kompetensi Digital Menjadi Bagian dari Perencanaan Tenaga Kerja
Perubahan pola kerja juga mengubah kompetensi yang dibutuhkan. Pegawai yang bekerja secara fleksibel perlu mampu menggunakan perangkat komunikasi, platform kolaborasi, sistem informasi, serta teknologi yang berkaitan dengan pekerjaannya. Kesenjangan kompetensi dapat membuat organisasi terlihat memiliki jumlah pegawai yang cukup, tetapi kapasitas yang tersedia belum sesuai dengan tuntutan pekerjaan.
Karena itu, perusahaan dapat menggunakan upskilling untuk memperkuat kemampuan yang sudah dimiliki pegawai dan reskilling untuk mempersiapkan pegawai menjalankan jenis pekerjaan atau tanggung jawab baru. Langkah ini dapat menjadi alternatif sebelum perusahaan memutuskan untuk merekrut tenaga kerja tambahan.
4. PT Telkom Indonesia: Contoh Penerapan Flexible Working Arrangement
PT Telkom Indonesia (Persero) Tbk memberikan contoh yang relevan karena perusahaan secara resmi menerapkan Flexible Working Arrangement (FWA). Pada laman keberlanjutan perusahaan, Telkom menjelaskan bahwa FWA mencakup Working From Anywhere (WFA), Working From Office (WFO), dan Hybrid (WFO-WFA). Telkom juga menjelaskan bahwa WFA merupakan cara kerja yang disetujui atasan dan dapat dilakukan dari tempat tinggal atau lokasi lain dalam radius yang ditentukan perusahaan.
Praktik tersebut menunjukkan bahwa fleksibilitas kerja membutuhkan dukungan sistem pengelolaan SDM. Telkom menyebut HC Super Apps sebagai sistem informasi yang digunakan untuk mendukung pemantauan produktivitas dan aktivitas kerja. Dengan demikian, penerapan kerja fleksibel tidak berdiri sendiri, tetapi terhubung dengan mekanisme monitoring dan pengelolaan tenaga kerja.
Telkom juga terus mengembangkan kapabilitas digital. Informasi resmi perusahaan menyebutkan bahwa pada akhir 2025 talenta digital mencapai 20,2% dari total karyawan TelkomGroup. Perusahaan juga menjalankan People Development Plan 2025, Digital Talent Readiness, AI Center of Excellence, serta platform pembelajaran myDigiLearn. Fakta tersebut memperlihatkan bahwa perencanaan tenaga kerja dalam lingkungan kerja digital tidak hanya berkaitan dengan jumlah pegawai, tetapi juga kesiapan kompetensi.
Dengan konteks tersebut, Telkom dapat dilihat sebagai contoh bagaimana fleksibilitas kerja, sistem informasi SDM, dan pengembangan kompetensi saling berkaitan. Namun, pola kerja fleksibel tetap perlu disesuaikan dengan karakteristik masing-masing pekerjaan dan kebutuhan operasional.
5. Produktivitas Perlu Diukur Berdasarkan Hasil
Ketika pegawai tidak selalu berada di kantor, organisasi perlu berhati-hati dalam menggunakan kehadiran sebagai ukuran utama produktivitas. Ukuran yang lebih relevan dapat mencakup pencapaian target, kualitas pekerjaan, ketepatan waktu, penyelesaian tugas, serta indikator hasil lain yang sesuai dengan jenis pekerjaan.
Pengukuran yang jelas juga membantu organisasi memperkirakan kapasitas aktual tenaga kerja. Jika suatu unit mengalami beban kerja tinggi, perusahaan dapat mengevaluasi beberapa alternatif sebelum langsung membuka rekrutmen baru, seperti redistribusi pekerjaan, peningkatan kompetensi, perbaikan proses, atau pemanfaatan teknologi.
6. Rekrutmen Bukan Satu-Satunya Solusi
Kesenjangan tenaga kerja tidak selalu berarti organisasi harus menambah jumlah pegawai. Jika masalahnya berada pada kompetensi, perusahaan dapat memilih upskilling atau reskilling. Jika masalahnya berada pada distribusi pekerjaan, redistribusi tenaga kerja dapat dipertimbangkan. Jika proses kerja terlalu banyak menggunakan aktivitas rutin, digitalisasi atau otomatisasi dapat menjadi bagian dari solusi.
Rekrutmen tetap dapat dilakukan ketika kebutuhan tenaga kerja memang tidak dapat dipenuhi dari kapasitas yang tersedia. Namun, keputusan tersebut sebaiknya didasarkan pada analisis beban kerja, kebutuhan kompetensi, dan proyeksi pekerjaan.
Perencanaan Tenaga Kerja Harus Adaptif
Era WFA dan hybrid working membuat perencanaan kebutuhan tenaga kerja menjadi proses yang lebih dinamis. Organisasi perlu menghubungkan analisis pekerjaan, beban kerja, kompetensi, produktivitas, teknologi, dan pola kerja dalam satu proses perencanaan.
Dalam konteks PT Telkom Indonesia, penerapan FWA dan pengembangan talenta digital memberikan gambaran bahwa fleksibilitas kerja perlu didukung oleh sistem informasi, pemantauan produktivitas, dan penguatan kompetensi. Bagi organisasi lain, prinsip yang dapat dipertimbangkan adalah melakukan pemetaan pekerjaan terlebih dahulu, mengukur kapasitas berdasarkan hasil, lalu menentukan apakah kebutuhan tenaga kerja perlu dipenuhi melalui pengembangan pegawai, redistribusi, pemanfaatan teknologi, atau rekrutmen.
Dengan pendekatan tersebut, perencanaan kebutuhan tenaga kerja tidak lagi hanya berorientasi pada jumlah orang yang tersedia, tetapi pada kesesuaian antara pekerjaan, kapasitas, kompetensi, teknologi, dan hasil yang ingin dicapai organisasi.
Catatan Metodologi
Artikel ini merupakan kajian pustaka dan analisis deskriptif dengan menggunakan penelitian terdahulu mengenai WFA dan manajemen SDM serta informasi resmi PT Telkom Indonesia mengenai Flexible Working Arrangement dan pengembangan talenta. Artikel ini bukan penelitian lapangan dan tidak menggunakan data survei atau wawancara langsung dengan karyawan Telkom.
Referensi
Gupta, M., Guchait, P., Shoham-Bazel, O., Khatri, N., Pereira, V., Tarba, S., & Varma, A. (2022). Guest editorial: Work from anywhere: Implications for employees and organizations. Personnel Review. https://doi.org/10.1108/PR-11-2022-91
Ugraha, I., & Soegoto, D. (2023). Post-pandemic human resource management strategy through id/
PT Telkom Indonesia (Persero) Tbk. (2026). Social / Sustainability information: Flexible Working Arrangement and people development. https://www.telkom.co.id/