Penataan dan Klasifikasi Arsip Inaktif di Desa Menden untuk Tertib Administrasi

Penyerahan daftar arsip yang sudah di klasifikasikan

Menden, (27/01/2025) – Dalam rangka meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Yakni Fandova Juniar Aziz Pratama dari Universtas Diponegoro telah melaksanakan program penataan dan klasifikasi arsip inaktif di Kantor Desa Menden. Program ini bertujuan untuk menciptakan sistem administrasi yang lebih rapi dan efisien dalam penyimpanan data surat masuk dan keluar.

Arsip inaktif merupakan dokumen yang sudah jarang digunakan tetapi masih memiliki nilai administratif dan hukum, sehingga harus tetap terjaga dengan baik. Sebelum adanya program ini, arsip surat masuk dan keluar di Kantor Desa Menden masih tersimpan secara kurang sistematis, sehingga menyulitkan proses pencarian dokumen yang dibutuhkan.

Kegiatan penataan dan klasifikasi arsip ini dimulai dengan tahap identifikasi dokumen yang meliputi pemisahan antara arsip aktif dan arsip inaktif. Selanjutnya, dilakukan pengelompokan berdasarkan tahun, jenis surat, serta kepentingannya. Mahasiswa KKN juga menyusun sistem pelabelan untuk mempermudah akses terhadap dokumen.

Arsip Inaktif Desa Menden

Sekertaris Deesa , Bapak Sugiyarno, menyampaikan apresiasi terhadap inisiatif mahasiswa KKN dalam membantu tertib administrasi di kantor desa dengan adanya daftar arsip yang di Klasifikasikan. “Kami sangat terbantu dengan adanya program ini. Sekarang, pencarian surat masuk dan keluar menjadi lebih mudah, dan pengarsipan menjadi lebih rapi,” ujarnya.

Selain melakukan penataan arsip, mahasiswa KKN juga memberikan Pemaparan atau Gambaran mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Mereka memperkenalkan metode klasifikasi berbasis kode dan digitalisasi sederhana untuk mendukung efektivitas kerja administrasi desa di masa mendatang.

Daftar Arsip Kelurahan Desa Menden

Dengan adanya program ini, diharapkan Kantor Desa Menden dapat terus menerapkan sistem pengarsipan yang tertata dan efisien, sehingga mempermudah proses administrasi dan meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Kegiatan ini menjadi salah satu bentuk kontribusi nyata mahasiswa KKN dalam mendukung pembangunan desa melalui peningkatan kualitas tata kelola pemerintahan.

Penulis :

Fandova Juniar Aziz Pratama

(Informasi Dan Humas Sekolah Vokasi 2021 Universitas Diponegoro)

Dosen Pembimbing :

Dr. Drs. Suroto, M.Pd

Lokasi KKN :

Desa Menden ,Kecamatan Kebonarum ,Kab.Klaten