Terkirim Bukan Berarti Tersampaikan: Ketika Pesan Bisnis Kehilangan Makna

Ilustrasi pengiriman pesan (sumber: www.pexels.com)

Pernah mengirim pesan atau email lalu merasa urusannya sudah selesai, tetapi penerima justru masih bertanya, “Maksudnya yang bagian mana?” Situasi seperti ini sering terjadi dalam dunia kerja. Pesan memang sudah terkirim, tetapi belum tentu dipahami sesuai dengan maksud penulis.

‎Hal tersebut menunjukkan bahwa keberhasilan komunikasi tidak hanya ditentukan oleh pesan yang sampai kepada penerima, tetapi juga oleh sejauh mana pesan tersebut dapat dipahami dan ditindaklanjuti. Kesalahpahaman dapat terjadi karena pesan ditulis terburu-buru, tujuan tidak jelas, informasi tidak tersusun dengan baik, atau tidak diperiksa kembali. Oleh karena itu, penulisan pesan bisnis perlu melalui tiga tahap, yaitu merencanakan, menyusun, dan merevisi.

Merencanakan Pesan Sebelum Menulis

‎Sebelum mulai menulis, penulis perlu menentukan tujuan pesan. Apakah untuk memberikan informasi, membujuk, atau membangun kerja sama? Tujuan yang jelas akan membuat isi pesan lebih terarah.

‎Selanjutnya, perhatikan siapa penerima pesan. Pilihan kata dan gaya bahasa perlu disesuaikan dengan latar belakang, tingkat pemahaman, dan hubungan dengan penerima. Selain itu, tentukan saluran komunikasi yang tepat. Komunikasi lisan cocok untuk hal sederhana yang membutuhkan respons cepat, sedangkan email, memo, proposal, dan laporan dapat digunakan ketika informasi perlu disusun dengan lebih matang dan menjadi catatan.

Menyusun Pesan dengan Alur yang Jelas

‎Setelah mengetahui tujuan dan penerima, gagasan perlu disusun secara logis. Penulis perlu membedakan topik dan ide pokok. Topik merupakan pembahasan umum, sedangkan ide pokok adalah inti yang ingin disampaikan. Misalnya, “keterlambatan pengiriman” merupakan topik, sedangkan “pengiriman tertunda tiga hari dan perusahaan menawarkan kompensasi” merupakan ide pokok.

‎Pesan dapat disampaikan dengan pendekatan langsung maupun tidak langsung. Pendekatan langsung menyampaikan inti pesan di awal dan cocok untuk informasi rutin atau kabar baik. Sementara itu, pendekatan tidak langsung memberikan penjelasan terlebih dahulu sebelum menyampaikan kesimpulan, terutama untuk pesan yang berpotensi mengecewakan atau membutuhkan penerima untuk diyakinkan.

Pesan juga sebaiknya tidak bertele-tele, tidak memasukkan informasi yang tidak relevan, dan memiliki alur yang mudah diikuti. Untuk pesan persuasif, penulis dapat menggunakan kerangka AIDA, yaitu menarik perhatian, membangun minat, menumbuhkan keinginan, dan mendorong tindakan.

‎Merevisi Sebelum Mengirim

‎Sebelum menekan tombol “kirim”, pesan perlu diperiksa kembali. Pastikan isi dan susunannya sesuai dengan tujuan, gaya bahasa cocok dengan penerima, serta pilihan kata dan kalimat sudah jelas dan efektif. Ejaan, tata bahasa, nama, angka, dan format juga perlu diperiksa karena kesalahan kecil dapat memengaruhi kesan profesional.

‎Memberikan jeda sebelum membaca ulang juga dapat membantu menemukan bagian yang kurang jelas atau terasa janggal.

‎Contoh dalam Komunikasi Bisnis

Iluistrasi pengiriman pesan (sumber: www.pexels.com)

‎Misalnya, seorang karyawan mengirim pesan:

‎“Tolong segera dicek dan diselesaikan. Terima kasih.”

‎Pesan tersebut memang singkat, tetapi penerima masih bisa bertanya: apa yang harus dicek, bagian mana yang harus diselesaikan, dan kapan batas waktunya? Akibatnya, komunikasi tambahan

diperlukan untuk menjelaskan maksud pesan.

‎Contoh tersebut menunjukkan bahwa pesan yang efektif bukan berarti harus panjang. Yang lebih penting adalah jelas, sesuai tujuan, dan memberikan informasi yang cukup agar penerima dapat memahami tindakan yang diharapkan.

‎Kesimpulan

‎Pesan yang terkirim belum tentu berarti pesan tersebut telah tersampaikan dengan baik. Komunikasi bisnis yang efektif membutuhkan proses mulai dari merencanakan, menyusun, hingga merevisi pesan.

‎Dengan menentukan tujuan dan penerima, menyusun informasi secara logis, serta memeriksa kembali pesan sebelum dikirim, kemungkinan terjadinya kesalahpahaman dapat dikurangi. Pada akhirnya, keberhasilan komunikasi bukan sekadar membuat pesan sampai, tetapi memastikan pesan tersebut dipahami sesuai dengan maksud penulis dan dapat ditindaklanjuti oleh penerima.

___________________________________________

"Data dalam artikel ini dikutip dari laporan Grammarly & The Harris Poll, 'State of Business Communication' (2022 dan 2024), dengan responden di Amerika Serikat, bukan hasil penelitian penulis. Angka kerugian merupakan estimasi."

Fatimah Azzahra, mahasiswa Sarjana Manajamen Keuangan Universitas Pamulang

Kayla Anastasya Azzahra, mahasiswa Sarjana Manajemen Keuangan Universitas Pamulang