Penerimaan Mahasiswa Daring Mengubah Alur Data Akademik

Foto: istimewa

SEVIMA - Penerimaan mahasiswa daring mengubah pekerjaan kampus jauh melampaui pemindahan formulir pendaftaran ke internet. Ketika data calon mahasiswa diisi dari awal melalui sistem, unit akademik memperoleh kesempatan memeriksa identitas dan riwayat pendaftar sebelum data itu dipakai pada proses perkuliahan.

Pengalaman tersebut disampaikan Muhamad Ibtissam Han, Kepala IT Universitas PTIQ Jakarta saat itu, dalam forum daring pada Selasa, 22 Oktober 2024. Ia menjelaskan perubahan prosedur penerimaan setelah pandemi COVID-19 memaksa kampus menata layanan yang sebelumnya bergantung pada kehadiran calon mahasiswa.

"Sebelum 2020 PTIQ kalau PMB itu calon mahasiswa datang ke kampus, melakukan tes secara offline dan kemudian diinput datanya secara manual," kata Ibtissam. Prosedur itu memisahkan proses pendaftaran dengan pekerjaan memasukkan data yang harus dikerjakan lagi oleh petugas.

Penerimaan Mahasiswa Daring Mengurangi Pencatatan Ulang

Ketika penerimaan dialihkan ke layanan daring pada 2020, proses penginputan mulai bergerak ke tahap yang lebih awal. Ibtissam menggambarkan bahwa sejumlah fakultas yang sebelumnya lambat mengadopsi sistem akademik ikut menggunakan alur pendaftaran baru. Hal itu memperluas cakupan data yang mulai dikelola secara digital.

"Akhirnya mulai dari sini penginputan data sudah mulai baik karena semua fakultas itu sudah mulai menginput datanya melalui PMB ini," ujar Ibtissam. Menurut penjelasannya, langkah tersebut membantu memperbaiki data sejak mahasiswa masuk, walaupun pemanfaatan untuk proses perkuliahan belum sama di semua unit.

Perbedaan paling penting terletak pada tahap penyerahan informasi. Pada proses manual, formulir dapat diisi di satu tempat, lalu disalin oleh petugas ke berkas lain. Pada alur daring, data berpotensi digunakan kembali setelah diverifikasi, sehingga kebutuhan pengetikan ulang dapat ditekan.

Namun formulir elektronik tidak dengan sendirinya menjamin keakuratan identitas. Kampus tetap harus menentukan dokumen pendukung, aturan koreksi, dan penanggung jawab pemeriksaan. Bila data salah sejak pendaftaran dan terus dipakai, kekeliruan itu dapat mengikuti mahasiswa sampai tahap administrasi akademik berikutnya.

Merujuk laman resmi LLDIKTI Wilayah III dalam Panduan Pelaporan PDDikti, pendataan biodata dan histori pendidikan mahasiswa baru muncul dalam rangkaian persiapan semester. Pencatatan itu terhubung dengan mata kuliah, kelas, dan aktivitas akademik. Artinya, mutu data penerimaan memengaruhi pekerjaan unit lain setelah seleksi selesai.

Kampus juga perlu memisahkan data calon pendaftar dari data mahasiswa yang benar-benar diterima dan melakukan registrasi. Setiap perubahan status harus mempunyai aturan yang jelas. Hal ini membantu mencegah nama yang belum menyelesaikan proses masuk terbawa ke daftar mahasiswa aktif.

Perubahan Layanan Perlu Diikuti Koordinasi Fakultas

Di PTIQ, penggunaan layanan daring pada masa pandemi terjadi ketika kesiapan setiap fakultas masih berbeda. Sebagian telah lebih dulu mengelola perkuliahan secara digital, sementara sebagian lain baru menggunakan layanan dasar. Pengalaman ini menunjukkan bahwa satu pintu pendaftaran belum otomatis menyatukan seluruh proses akademik.

"Yang lain baru menggunakan fitur-fitur basicnya aja," kata Ibtissam ketika membandingkan tingkat pemanfaatan sistem antarfakultas pada masa itu. Ia menjelaskan bahwa penerapan bertahap tidak selalu berjalan dengan kecepatan yang sama di seluruh unit kerja.

Pendaftaran merupakan titik masuk yang relatif mudah dilihat oleh calon mahasiswa. Setelah mereka diterima, proses administrasi berlanjut ke penetapan program studi, pembayaran, pengisian rencana studi, dan pemberian akses kuliah. Jika unit-unit tersebut mempunyai data berbeda, mahasiswa masih dapat menghadapi pengulangan verifikasi.

Karena itu, pengelola kampus perlu menyusun alur perpindahan status pendaftar menjadi mahasiswa. Nomor identitas harus konsisten, dokumen hasil seleksi tersimpan, dan koreksi setelah registrasi tercatat. Pedoman kerja yang sama juga membantu fakultas memahami kapan data boleh digunakan untuk layanan lain.

Perpindahan ke layanan digital memberi kesempatan memantau tahapan yang sebelumnya tersebar pada formulir kertas. Meski begitu, data pribadi pendaftar harus dikelola secara hati-hati. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 mengatur prinsip ketepatan, keamanan, dan perlindungan data pribadi dalam penyelenggaraan sistem elektronik.

"Mahasiswa dan dosen dapat mengakses informasi kapan saja dan di mana saja," jelas Ibtissam saat membahas perubahan akses layanan akademik. Keuntungan akses tersebut baru bermakna jika informasi yang ditampilkan sudah sesuai dengan keputusan administrasi yang benar.

Pendaftar juga membutuhkan petunjuk yang dapat dipahami saat mengunggah dokumen, memperbaiki kesalahan, atau mengecek status. Layanan bantuan perlu mempunyai alur eskalasi agar permintaan tidak berhenti ketika petugas pertama tidak memiliki kewenangan mengubah data tertentu.

Dalam penerimaan mahasiswa daring, kampus dapat menggunakan pemeriksaan sederhana untuk mengurangi kesalahan penulisan nama, tanggal lahir, serta pilihan program studi. Namun pencocokan identitas tidak boleh hanya mengandalkan formulir yang diisi pendaftar sendiri. Dokumen pendukung tetap diperlukan sebelum status akademik ditetapkan.

Perubahan prosedur juga memengaruhi pembagian pekerjaan petugas. Bagian penerimaan mengelola kelengkapan dan hasil seleksi, sedangkan bagian akademik memeriksa kesesuaian data setelah peserta dinyatakan diterima. Alur serah terima di antara kedua bagian perlu dibuat jelas agar mahasiswa tidak diminta mengirim dokumen yang sama berkali-kali.

Kampus yang memakai jalur penerimaan berbeda perlu memastikan setiap jalur mengikuti ketentuan identitas yang sama. Tanpa penyelarasan, data mahasiswa dari satu jalur bisa memiliki kolom berbeda dengan jalur lain. Perbedaan itu mungkin baru terasa ketika seluruh peserta masuk ke layanan akademik bersama.

Pengalaman PTIQ memperlihatkan penerimaan mahasiswa daring dapat menjadi awal pembenahan data akademik lintas fakultas. Namun perubahan yang berlangsung di pintu masuk harus diteruskan ke pemeriksaan identitas, pencatatan status, dan kerja sama unit agar manfaatnya tidak berhenti pada formulir elektronik.