UI Pindah Database Serentak, Putus Kerja Sama Dengan Google?

Gedung Rektorat Universitas Indonesia. Dokumentasi: Mahdania.

Di awal bulan Desember tahun 2022, mahasiswa Universitas Indonesia dikejutkan dengan adanya berita bahwa UI sudah tidak lagi melakukan kerjasama dengan Google. Hal ini dikarenakan dengan adanya surat edaran dari Direktur Sistem dan Teknologi Informasi (DSTI) Universitas Indonesia yang menghimbau sivitas akademika UI untuk segera memindahkan data yang semula disimpan di Google Drive ke dalam Office 365 UI. Bagi saya dan sebagian besar mahasiswa yang selalu menyimpan materi pembelajaran dan tugasnya di Google Drive tentu merasa khawatir jika data yang disimpan akan hilang.

Ilustrasi: Migrasi data UI (oleh Mahdania).

Ketika saya mencari informasi resmi dari website Vokasi UI, yaitu Himbauan Pemindahan Data ke Office 365 UI, tertulis bahwa Universitas Indonesia telah menggunakan layanan Google sejak tanggal 6 November 2013. Dan layanan yang digunakan Universitas Indonesia antara lain G Suite seperti e-mail, aplikasi penyimpanan atau drive, kalender dan lain-lain dengan kebijakan media penyimpanan pada saat itu tidak terbatas.

Disebutkan juga bahwa tidak ada kerja sama secara resmi yang dilakukan antara Universitas Indonesia dan Google. Universitas Indonesia menggunakan layanan Education Fundamentals dengan jumlah penyimpanan gabungan sebesar 100 TB dengan total pengguna sementara di UI berjumlah 213.646 pengguna. Dimana kondisi saat ini jumlah media penyimpanan yang digunakan oleh seluruh pengguna di UI adalah sekitar 1.849.880 GB atau 794,64% melebihi batas kuota media penyimpanan yang diberikan. Saya sendiri sebagai pengguna menggunakan penyimpanan dengan total 111,35 GB yang semuanya merupakan dokumen pembelajaran dan organisasi.

Pada Januari 2023 ini Google akan menerapkan kebijakan baru pada setiap produk Google Workspace terutama pembatasan jumlah media penyimpanan. Penyimpanan produk Google Workspace yang semula unlimited berubah sesuai dengan kategorinya yaitu Education Fundamentals 100 TB, Education Standard 100 TB, Teaching and Learning Upgrade 100 TB bersama + 100 GB per lisensi, dan Education Plus 100 TB bersama + 20 GB per lisensi.

Pihak UI dalam surat edarannya menuliskan bahwa Google mengatakan bahwa data yang disimpan civitas UI tidak semuanya mendukung kebutuhan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Banyak dari pengguna Google Drive UI yang menyimpan banyak file seperti film, game, dan jenis lainnya yang tidak berkaitan dengan sistem belajar mengajar. Selain itu, terdapat pula pengguna yang sudah tidak aktif sehingga akan dilakukan pemindahan dan pembersihan data pengguna oleh Google.

Meskipun saya dan sivitas akademika lainnya sempat mengalami kekhawatiran akan hal ini, pihak UI juga telah mempersiapkan fasilitas untuk pemindahan data dari Google Drive yaitu Office 365 yang sebelumnya sudah dilanggan oleh Universitas Indonesia. Produk serupa Google Workspace yang disediakan seperti One Drive, Share Point, Teams, Stream, dan fitur lainnya diharapkan bisa dimaksimalkan penggunaannya oleh seluruh civitas akademika UI untuk menunjang kegiatan belajar mengajar selama di bangku perkuliahan. Bagi mahasiswa yang tidak memindahkan datanya, ia akan menerima konsekuensi kehilangan data jika kebijakan 100 TB per institusi mulai diberlakukan pada Januari 2023 nanti. Layanan Google Workspace Education Fundamentals UI memang tetap berjalan, namun dengan Kebijakan pembatasan kuota sementara layanan Google Workspace Education Fundamentals di UI.

Kebijakan baru Google ini memang menuai pro dan kontra. Namun, jika dilihat lagi, tujuan adanya pembaruan kebijakan ini sangat tepat yaitu melakukan pendisiplinan terhadap file di bidang edukasi sehingga dapat digunakan dengan sebagaimana mestinya.