Menyusun Job Description di LAZISMU: Magang yang Membangun Fondasi Organisasi

credit: Harist Faisal Ghanim

Magang, bagi banyak mahasiswa, adalah jembatan antara teori kampus dan praktik dunia kerja. Namun bagi saya, pengalaman magang di LAZISMU DIY selama satu bulan terasa lebih dari sekadar jembatan ia seperti sekolah kepemimpinan dan manajemen organisasi yang mengajarkan bagaimana sebuah lembaga filantropi besar dibangun dari fondasi yang kokoh.

LAZISMU (Lembaga Amil Zakat, Infak, dan Sedekah Muhammadiyah) adalah salah satu lembaga pengelola zakat terkemuka di Indonesia. Dengan jaringan yang luas dan kepercayaan publik yang tinggi, LAZISMU dituntut untuk memiliki tata kelola yang profesional dan akuntabel . Di sinilah peran job description menjadi krusial.

Awal Mula Tugas

Sejak hari pertama, saya ditempatkan di bagian yang bergerak di bidang pengembangan sistem dan prosedur. Tugas besar yang diberikan kepada saya adalah menyusun job description untuk empat jabatan strategis: tiga di Divisi Keuangan (Staf Cash In, Staf Cash Out, dan Manajer Keuangan) serta satu di Divisi Kerumahtanggaan (Biro Umum).

Awalnya, saya sempat bertanya-tanya, “Mengapa job description ini penting?”. Namun, semakin saya mendalami, semakin saya menyadari bahwa dokumen ini bukan sekadar daftar tugas. Ia adalah blueprint yang memastikan setiap orang di organisasi memahami peran, tanggung jawab, dan kontribusi mereka terhadap tujuan besar lembaga .

Proses Penyusunan yang Mendalam

Penyusunan job description tidak semudah membalikkan telapak tangan. Saya harus melakukan pendekatan yang sistematis, mulai dari wawancara dengan para pemangku jabatan, mempelajari alur kerja yang berlaku, hingga membaca regulasi seperti PSAK 109 yang mengatur akuntansi zakat, infak, dan sedekah . Berikut adalah beberapa komponen penting yang saya masukkan dalam setiap job description:

1. Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

Setiap jabatan harus memiliki batasan yang jelas. Untuk Staf Cash In dan Staf Cash Out, misalnya, tugas teknis harian, mingguan, dan bulanan dirinci secara detail . Sementara Manajer Keuangan memiliki wewenang lebih besar dalam pengambilan keputusan strategis, seperti menyusun laporan keuangan dan mengawasi arus kas.

2. Indikator Keberhasilan Kerja

Untuk mengukur kinerja, saya mengadaptasi pendekatan Balanced Scorecard (BSC) dan Key Performance Indicators (KPI). Indikator ini tidak hanya berfokus pada aspek keuangan, tetapi juga pada kepatuhan terhadap prosedur, kecepatan pelayanan, dan tingkat kepuasan internal.

3. Risiko Pekerjaan

Saya juga mengidentifikasi potensi risiko di setiap jabatan. Misalnya, risiko kesalahan pencatatan bagi Staf Cash In/Out, atau risiko keputusan investasi yang kurang tepat bagi Manajer Keuangan.

4. Kompetensi dan Persyaratan Jabatan

Tidak kalah penting, saya merumuskan kompetensi teknis (hard skills) seperti penguasaan software akuntansi, dan kompetensi perilaku (soft skills) seperti integritas, ketelitian, dan kemampuan komunikasi .

5. Pelatihan yang Diperlukan

Salah satu bagian yang paling menarik adalah ketika saya harus merekomendasikan pelatihan yang dibutuhkan untuk setiap jabatan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa setiap amil (pengelola zakat) memiliki kapasitas yang terus meningkat sesuai dengan tuntutan zaman .

Tujuan Strategis di Balik Job Description

Setelah berdiskusi dengan para pembimbing, saya menyadari bahwa dokumen ini akan digunakan untuk berbagai keperluan strategis:

1. Kegiatan Perkantoran: Sebagai panduan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.

2. Rekrutmen: Menjadi acuan dalam mencari kandidat yang tepat.

3. Penilaian Kinerja: Digunakan sebagai dasar untuk evaluasi tahunan dan pemberian reward.

4. Pengembangan Organisasi: Membantu dalam penyusunan rencana suksesi dan pelatihan.

Tantangan dan Pembelajaran

Tantangan terbesar dalam menyusun job description ini adalah detail. Setiap kalimat harus dipertimbangkan dengan matang agar tidak multitafsir. Saya belajar bahwa dalam dunia profesional, terutama di lembaga keuangan, ketelitian adalah segalanya. Pengalaman ini juga mengajarkan saya untuk berkomunikasi secara efektif dengan berbagai pihak untuk mendapatkan pemahaman yang utuh tentang setiap jabatan .

Penutup

Satu bulan di LAZISMU DIY adalah pengalaman berharga yang tidak hanya meningkatkan keterampilan teknis saya dalam manajemen dan keuangan, tetapi juga membuka mata saya tentang pentingnya sistem dan prosedur dalam sebuah organisasi besar. Menyusun job description mungkin terdengar sederhana, namun di baliknya terdapat upaya besar untuk menciptakan profesionalisme, transparansi, dan akuntabilitas yang menjadi kunci kepercayaan publik terhadap lembaga pengelola dana umat.

Bagi teman-teman mahasiswa yang tengah menjalani magang, jangan pernah meremehkan tugas apa pun yang diberikan. Bisa jadi, di situlah letak pembelajaran terbesar Anda.