Organisasi Ramai, Tapi yang Bekerja Hanya Beberapa
Tulisan dari Mohamad Hasan Al Buqori tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDalam sebuah organisasi, memiliki banyak anggota tentu menjadi hal yang positif. Semakin banyak anggota, semakin banyak pula tenaga, ide, dan kemampuan yang dapat digunakan untuk menjalankan berbagai kegiatan.
Namun, jumlah anggota yang banyak tidak selalu berarti pekerjaan menjadi lebih ringan.
Kita mungkin pernah melihat sebuah organisasi dengan puluhan anggota, tetapi ketika ada kegiatan, orang yang mengerjakan persiapan justru hanya beberapa orang. Saat membutuhkan bantuan, nama yang muncul pun sering kali itu-itu saja. Sementara anggota lainnya lebih banyak menunggu arahan atau bahkan tidak terlibat sama sekali.
Fenomena seperti ini sebenarnya cukup umum terjadi dalam organisasi. Lalu, mengapa sebuah organisasi yang memiliki banyak anggota justru dapat bergantung pada orang-orang yang sama?
Apa Itu Partisipasi Anggota?
Sebelum membahas lebih jauh, kita perlu memahami apa yang dimaksud dengan partisipasi anggota. Secara sederhana, partisipasi merupakan keterlibatan seseorang dalam suatu kegiatan atau proses untuk mencapai tujuan bersama.
Dalam organisasi, partisipasi tidak hanya berarti hadir dalam kegiatan. Partisipasi juga dapat berupa memberikan ide, menjalankan tugas, membantu anggota lain, mengikuti proses pengambilan keputusan, maupun bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang telah diberikan.
Artinya, seseorang yang tercatat sebagai anggota belum tentu memiliki tingkat partisipasi yang sama dengan anggota lainnya.
Ada anggota yang aktif mengambil peran, ada yang hanya terlibat ketika diminta, dan ada pula yang hampir tidak pernah terlibat dalam kegiatan organisasi.
Mengapa Hanya Orang yang Sama?
Salah satu penyebabnya dapat berasal dari pembagian tugas yang kurang merata. Ketika sebuah pekerjaan diberikan kepada orang yang dianggap mampu dan dapat diandalkan, organisasi cenderung kembali memberikan pekerjaan yang sama kepada orang tersebut.
Awalnya mungkin terlihat praktis.
Namun, jika terus dilakukan, pola tersebut dapat membuat anggota tertentu semakin sibuk sementara anggota lainnya semakin jarang mendapatkan kesempatan untuk terlibat.
Di sisi lain, anggota yang jarang dilibatkan juga bisa menjadi terbiasa untuk pasif. Karena tidak mendapatkan tanggung jawab, mereka akhirnya kurang memahami bagaimana pekerjaan dalam organisasi dijalankan.
Akibatnya, terbentuk sebuah siklus: orang yang aktif semakin sering diberi tugas, sementara orang yang pasif semakin sulit untuk menjadi aktif.
Aktif Bukan Berarti Harus Mengerjakan Semuanya
Masalah partisipasi anggota juga tidak selalu dapat dilihat dari siapa yang rajin dan siapa yang malas.
Ada kalanya anggota memang memiliki kemampuan atau pengalaman yang berbeda. Ada yang lebih percaya diri berbicara, ada yang lebih nyaman mengerjakan pekerjaan teknis, dan ada pula yang membutuhkan arahan lebih jelas sebelum mulai bekerja.
Karena itu, organisasi perlu memahami bahwa membangun partisipasi bukan sekadar memberikan pekerjaan kepada anggota.
Pemimpin atau pengurus juga perlu menciptakan kesempatan agar anggota dapat belajar mengambil tanggung jawab.
Jika setiap pekerjaan selalu diberikan kepada orang yang sama karena dianggap paling cepat atau paling mampu, organisasi memang mungkin mendapatkan hasil dalam jangka pendek. Tetapi dalam jangka panjang, anggota lain tidak mendapatkan kesempatan untuk berkembang.
Ketika Beban Hanya Ditanggung Beberapa Orang
Pembagian pekerjaan yang tidak merata pada akhirnya dapat menimbulkan masalah.
Anggota yang aktif bisa mengalami kelelahan karena terlalu banyak tanggung jawab. Mereka harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus, sementara anggota lain belum tentu mengetahui apa yang sedang dikerjakan.
Jika kondisi ini terus berlangsung, muncul risiko bahwa anggota yang selama ini aktif justru kehilangan semangat untuk berkontribusi.
Sementara itu, organisasi menjadi terlalu bergantung pada individu tertentu. Ketika orang tersebut tidak dapat menjalankan tugasnya, pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan bersama menjadi ikut terhambat.
Di sinilah pentingnya manajemen sumber daya manusia dalam organisasi.
Setiap anggota sebenarnya merupakan sumber daya yang memiliki kemampuan dan potensi berbeda. Tugas organisasi bukan hanya menyelesaikan pekerjaan, tetapi juga bagaimana potensi tersebut dapat digunakan dan dikembangkan untuk mencapai tujuan bersama.
Membagi Tugas Bukan Sekadar Membagi Pekerjaan
Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah membuat pembagian tugas yang lebih jelas.
Setiap anggota perlu mengetahui apa tanggung jawabnya, apa yang diharapkan dari dirinya, dan bagaimana pekerjaannya berhubungan dengan pekerjaan anggota lainnya.
Namun, pembagian tugas juga perlu disertai dengan kesempatan belajar.
Anggota yang belum pernah memegang suatu tanggung jawab dapat diberikan kesempatan untuk mencoba dengan pendampingan dari anggota yang lebih berpengalaman. Dengan begitu, pekerjaan tidak selalu berputar pada orang yang sama.
Selain itu, komunikasi juga menjadi bagian penting. Pengurus perlu mengetahui alasan mengapa seorang anggota kurang aktif. Bisa jadi masalahnya bukan karena tidak mau membantu, tetapi karena kurang memahami tugas, belum mendapatkan informasi, atau merasa tidak memiliki ruang untuk berkontribusi.
Organisasi Bukan Tentang Siapa yang Paling Sibuk
Sebuah organisasi yang sehat bukan berarti organisasi yang semua anggotanya harus selalu sibuk.
Yang lebih penting adalah setiap anggota memiliki kesempatan untuk berkontribusi sesuai perannya.
Organisasi memang membutuhkan orang-orang yang mau bekerja dan bertanggung jawab. Namun, jika keberlangsungan kegiatan selalu bergantung pada beberapa orang yang sama, mungkin bukan hanya anggotanya yang perlu dievaluasi, tetapi juga bagaimana organisasi mengelola anggotanya.
Pada akhirnya, jumlah anggota bukan satu-satunya ukuran kekuatan sebuah organisasi. Yang lebih penting adalah bagaimana setiap anggota merasa memiliki peran di dalamnya.
Sebab organisasi dibangun bukan hanya oleh mereka yang selalu berada di depan, tetapi juga oleh banyak orang yang bersedia mengambil bagian dan bekerja menuju tujuan yang sama.