Pengalaman Magang Mahasiswa di Bagian Administrasi DISPERTARU DIY

Dokumentasi Mahasiswa Magang Universitas Amikom Yogyakarta

Prodi Ekonomi Universitas Amikom Yogyakarta mewajibkan setiap mahasiswa untuk melaksanakan kegiatan magang sebagai salah satu syarat kelulusan. Kegiatan magang ini bertujuan untuk menjembatani antara dunia pendidikan dengan dunia kerja sehingga dapat mengaplikasikan ilmu yang sudah didapatkan dari kampus ke dalam aktivitas kerja nyata.

Selain itu, kegiatan magang juga menjadi sarana untuk melatih keterampilan dan kemampuan yang dimiliki mahasiswa, mahasiswa juga dapat melihat praktik kerja langsung dari bidang yang diminati di lapangan.

Dalam kesempatan ini, saya memilih Dinas Pertanahan dan Tata Ruang DIY yang berlokasi di Jalan Tentara Rakyat Mataram No. 4, Yogyakarta, sebagai tempat untuk melaksanakan kegiatan magang. Kegiatan magang ini berlangsung dari tanggal 2 September hingga 2 November 2024, dengan jadwal setiap hari Senin hingga Jumat, mulai pukul 07.30 hingga 16.00 WIB, dan pada hari Jumat hingga pukul 14.30 WIB.

Selama magang, saya ditempatkan di bagian administrasi umum, di mana saya berkesempatan untuk mengamati langsung proses administrasi, khususnya dalam hal surat-menyurat. Saya menemukan bahwa alur kerja di bagian ini sangat terstruktur dan penuh tanggung jawab, memberikan wawasan berharga tentang pentingnya ketelitian dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen.

Berikut Adalah Proses Penerimaan Surat Yang Dilakukan Oleh Bagian Administrasi:

Kegiatan Magang Mahasiswa di Bagian Administrasi

1. Penerimaan Surat: Langkah awal dimulai dari penerimaan surat. Surat yang masuk ke dinas pertanahan dan tata ruang DIY dapat berasal dari berbagai pihak, seperti masyarakat, instansi pemerintah lainnya, maupun lembaga swasta

2. Penginputan Surat: Setelah surat diterima, langkah selanjutnya adalah penginputan surat menggunakan microsoft excel. Data yang dicatat meliputi nomor surat, tanggal surat, isi singkat surat, serta tujuan surat. Roses ini dilakukan untuk memastikan semua surat yang masuk terdokumentasi secara rapi, sehingga memudahkan pelacakan jika dibutuhkan di kemudian hari

3. Penyortiran dan Pengelompokan: Surat yang telah diregistrasi kemudian disortir berdasarkan sifatnya, seperti surat penting, surat biasa, atau surat bersifat rahasia. Selain itu, surat juga dikelompokkan sesuai dengan unit kerja yang menjadi tujuan. Tahapan ini penting agar proses distribusi surat berjalan lebih efisien

4. Disposisi Pimpinan: Tahap berikutnya adalah disposisi, di mana surat-surat yang masuk diteruskan kepada pimpinan untuk diperiksa. Pimpinan akan memberikan arahan terkait langkah-langkah yang perlu diambil, seperti tindak lanjut, penugasan, atau koordinasi dengan pihak tertentu. Instruksi dari pimpinan biasanya dituliskan langsung pada lembar disposisi yang dilampirkan pada surat

5. Distribusi Ke Bidang Terkait: Setelah disposisi diberikan, surat-surat tersebut didistribusikan ke unit kerja atau staf yang berwenang sesuai dengan arahan pimpinan

6. Penyimpanan Arsip: Langkah terakhir adalah penyimpanan arsip. Salinan surat yang masuk, bersama dengan dokumen pendukung lainnya, disimpan sesuai dengan sistem pengarsipan yang berlaku. Hal ini dilakukan untuk menjaga keamanan dokumen dan mempermudah proses pencarian jika sewaktu-waktu diperlukan kembali

Proses penerimaan surat di Dinas Pertanahan dan Tata Ruang DIY menunjukkan betapa pentingnya pengelolaan administrasi yang terstruktur dan profesional. Dengan alur kerja yang terorganisir, surat-surat yang diterima dapat dikelola dengan baik, mendukung kelancaran operasional instansi dalam memberikan layanan kepada masyarakat dan pihak-pihak terkait.