Arti DMS, Jenis-jenis, dan Cara Kerjanya

Ilustrasi DMS Artinya adalah Apa? Ini Jenis dan Cara Kerjanya. Foto: Unsplash.com/PiggyBank

DMS artinya penggunaan sistem komputer dan perangkat lunak untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen maupun gambar elektronik. Ini diproses melalui informasi berbasis kertas yang ditangkap menggunakan pemindai dokumen.

Di artikel ini, How To Teko telah merangkum informasi mengenai DMS yang dapat pengguna ketahui. Agar lebih jelas, simak pemaparan selengkapnya berikut ini.

DMS Artinya adalah Ini

Ilustrasi DMS Artinya adalah Apa? Ini Jenis dan Cara Kerjanya. Foto: Unsplash.com/National Cancer Institute

Mengutip laman wrike.com, DMS adalah cara organisasi menggunakan, mengelola, dan menyimpan dokumen dalam bisnis. Dokumen-dokumen terdiri dari berbagai format, seperti PDF, gambar, video, audio, spreadsheet, paket kode, dan lainnya.

DMS ini berguna untuk mengubah dokumen kertas menjadi digital. Document management system ini memiliki berbagai fitur dengan kemampuan sebagai berikut:

Jenis-jenis Sistem Manajemen Dokumen (DMS)

Ilustrasi DMS Artinya adalah Apa? Ini Jenis dan Cara Kerjanya. Foto: Unsplash.com/Christin Hume

Menurut laman business.com, berikut beberapa jenis DMS yang dapat pengguna pilih untuk menjalankan bisnis:

1. Sistem Manajemen Konten (CMS)

CMS merupakan salah satu jenis DMS yang dirancang untuk mengelola semua jenis konten yang dihasilkan. Pengguna bisa mengunggah dan berbagi berbagai media melalui CMS, seperti video, klip audio, teks, dan gambar.

Sistem ini membantu bisnis dalam membuat dan mengunggah konten langsung ke situs web. Misalnya, WordPress dan Drupal.

2. Sistem Manajemen Catatan

Umumnya, Sistem Manajemen Catatan diperlukan kantor medis karena sistem ini menyimpan dan mengelola catatan sensitif sesuai aturan kepatuhan federal yang berlaku.

Hal ini termasuk Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan.

3. Sistem File Digital

Umumnya, perusahaan membutuhkan DMS jenis ini untuk mengonversi kertas menjadi catatan digital. Program ini berfungsi menyimpan teks dan gambar dari kertas menjadi format digital melalui fitur pindai.

4. Sistem Berbasis Cloud

DMS jenis ini beroperasi melalui sistem komputasi awan. Semua berkas disimpan pada cloud dan terlindungi untuk menghindari kegagalan jaringan.

5. Sistem Server Pribadi

Sistem Server Pribadi ini berfungsi bertanggung jawab atas keamanan dan pengelolaan jaringan DMS.

Cara Kerja DMS

Ilustrasi DMS Artinya adalah Apa? Ini Jenis dan Cara Kerjanya. Foto: Unsplash.com/Christin Hume

Masih merangkum dari sumber yang sama seperti di atas, berikut cara kerja sistem manajemen dokumen (DMS) yang dapat diketahui:

1. Mengambil Dokumen dari Sumber Mana Saja

DMS harus bisa menangkap dokumen dari sumber mana saja, baik melalui kertas, email, aplikasi CRM atau laporan, sehingga dokumen tersebut dapat diindeks untuk membantu pencarian nantinya.

2. Menyimpan Dokumen secara Terpusat

Bagian terpenting selanjutnya dari DMS adalah penyimpanan dokumen. Menyimpan semua dokumen di satu lokasi terpusat bisa membantu pengguna mengakses dokumen dan juga melindungi dokumen dari gangguan.

(ECI)