Arti DMS, Jenis-jenis, dan Cara Kerjanya
How to tekno
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari How To Tekno tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDMS artinya penggunaan sistem komputer dan perangkat lunak untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen maupun gambar elektronik. Ini diproses melalui informasi berbasis kertas yang ditangkap menggunakan pemindai dokumen.
Di artikel ini, How To Teko telah merangkum informasi mengenai DMS yang dapat pengguna ketahui. Agar lebih jelas, simak pemaparan selengkapnya berikut ini.
Daftar isi
Daftar isi
Daftar isi
DMS Artinya adalah Ini
Mengutip laman wrike.com, DMS adalah cara organisasi menggunakan, mengelola, dan menyimpan dokumen dalam bisnis. Dokumen-dokumen terdiri dari berbagai format, seperti PDF, gambar, video, audio, spreadsheet, paket kode, dan lainnya.
DMS ini berguna untuk mengubah dokumen kertas menjadi digital. Document management system ini memiliki berbagai fitur dengan kemampuan sebagai berikut:
Membuat dan mengedit dokumen.
Mengatur dokumen berdasarkan materi atau proyek.
Berbagi dan berkolaborasi dengan dokumen secara aman.
Melacak riwayat versi.
Mengakses ruang kerja dan dokumen dari jarak jauh.
Mengontrol izin akses pengguna.
Menerapkan metadata khusus.
Menemukan konten secara efisien.
Mengintegrasikan dengan solusi perangkat lunak pilihan.
Pertahankan keamanan dan tata kelola yang maju.
Jenis-jenis Sistem Manajemen Dokumen (DMS)
Menurut laman business.com, berikut beberapa jenis DMS yang dapat pengguna pilih untuk menjalankan bisnis:
1. Sistem Manajemen Konten (CMS)
CMS merupakan salah satu jenis DMS yang dirancang untuk mengelola semua jenis konten yang dihasilkan. Pengguna bisa mengunggah dan berbagi berbagai media melalui CMS, seperti video, klip audio, teks, dan gambar.
Sistem ini membantu bisnis dalam membuat dan mengunggah konten langsung ke situs web. Misalnya, WordPress dan Drupal.
2. Sistem Manajemen Catatan
Umumnya, Sistem Manajemen Catatan diperlukan kantor medis karena sistem ini menyimpan dan mengelola catatan sensitif sesuai aturan kepatuhan federal yang berlaku.
Hal ini termasuk Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan.
3. Sistem File Digital
Umumnya, perusahaan membutuhkan DMS jenis ini untuk mengonversi kertas menjadi catatan digital. Program ini berfungsi menyimpan teks dan gambar dari kertas menjadi format digital melalui fitur pindai.
4. Sistem Berbasis Cloud
DMS jenis ini beroperasi melalui sistem komputasi awan. Semua berkas disimpan pada cloud dan terlindungi untuk menghindari kegagalan jaringan.
5. Sistem Server Pribadi
Sistem Server Pribadi ini berfungsi bertanggung jawab atas keamanan dan pengelolaan jaringan DMS.
Cara Kerja DMS
Masih merangkum dari sumber yang sama seperti di atas, berikut cara kerja sistem manajemen dokumen (DMS) yang dapat diketahui:
1. Mengambil Dokumen dari Sumber Mana Saja
DMS harus bisa menangkap dokumen dari sumber mana saja, baik melalui kertas, email, aplikasi CRM atau laporan, sehingga dokumen tersebut dapat diindeks untuk membantu pencarian nantinya.
2. Menyimpan Dokumen secara Terpusat
Bagian terpenting selanjutnya dari DMS adalah penyimpanan dokumen. Menyimpan semua dokumen di satu lokasi terpusat bisa membantu pengguna mengakses dokumen dan juga melindungi dokumen dari gangguan.
(ECI)
Frequently Asked Question Section
Apa salah satu fitur DMS?
Apa salah satu fitur DMS?
Mengontrol izin akses pengguna.
Apa salah satu jenis CMS?
Apa salah satu jenis CMS?
WordPress.
Apa sistem yang bertanggung jawab atas keamanan dan pengelolaan jaringan DMS?
Apa sistem yang bertanggung jawab atas keamanan dan pengelolaan jaringan DMS?
Sistem Server Pribadi.