Fungsi Mail Merge, Pengertian, dan Cara Menggunakannya
How to tekno
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari How To Tekno tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarMicrosoft Word memiliki berbagai fungsi yang mendukung beragam keperluan untuk mengedit dokumen. Salah satu fungsi yang dapat dipakai adalah fungsi Mail Merge.
Dengan fungsi Mail Merge ini pengguna akan lebih terbantu untuk urusan surat menyurat. Lebih lanjut, How To Tekno juga membahas apa itu fungsi Mail Merge pengertian, dan cara menggunakannya. Jadi, simak artikel ini sampai selesai!
Sekilas Tentang Fungsi Mail Merge
Berdasarkan laman Microsoft, fungsi Mail Merge merupakan fitur Word yang memudahkan penggunanya dalam hal administrasi seperti surat menyurat. Fungsi ini memungkinkan pengguna untuk membuat surat dalam jumlah yang banyak dengan isi yang sama.
Melalui fungsi ini pula, kamu bisa mengirim dokumen ke banyak orang dengan tujuan yang berbeda-beda. Beberapa dokumen yang bisa dibuat dengan fungsi ini adalah surat undangan, surat promosi penjualan, surat tagihan, surat lamaran kerja, dan masih banyak lagi.
Fungsi Mail Merge Word terletak di tab Mailings. Fitur yang bisa dipakai pada fungsi ini adalah letter, mailing label, envelope, dan directories.
Berdasarkan buku Mail Merge karya moehammad Ferryzal, hal yang perlu diperhatikan saat menggunakan fungsi ini, yakni kamu harus menyiapkan dokumen utama yang akan menjadi fomat dasar dari surat yang dikirim lengkap dengan sumber data.
Sumber data merupakan data atau informasi berbeda yang akan digabungkan ke dokumen utama atau format dasar agar bisa menjadi bahan pembeda dari dokumen massal yang dibuat. Contohnya, nama penerima, alamat penerima, dan lain-lain.
Sumber data informasi tersebut bisa dibuat dari program Microsoft lain seperti Excel, Outlook Contact List, dan Access Database Table. Agar tidak bingung, berikut cara membuat surat massal dengan fungsi Mail Merge.
Cara Membuat Surat Pakai Fungsi Mail Merge
Sebelum menggunakan fungsi Mail Merge, siapkan dokumen utama, dan sumber data yang berisi informasi alamat, nama, dan berbagai komponen lain yang dibutuhkan dalam Excel atau program Microsoft lainnya. Selanjutnya, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
Buka dokumen utama yang sudah dibuat dan klik tab Mailings.
Klik Dropdown pada opsi Start Mail Merge dan klik Step by Step Mail Merge Wizard.
Layar akan menampilkan jendela Mail Merge di sidebar kanan aplikasi. Pilih Dokument type yang kamu pakai dan klik ‘Next Starting Document’. Selanjutnya akan muncul jendela pemilihan dokumen yang akan dikirimkan.
Pilih ‘Use Current Document’ untuk mengirimkan dokumen yang saat ini dibuka. Klik ‘Next’ kemudian pilih ‘Select Recipient’ untuk memilih daftar akun penerima dokumen atau surat.
Selanjutnya pilih sumber data yang berisi informasi penerima dokumen dari Excel atau program lainnya. Pilih opsi ‘Use an Existing list’ pada bagian Select Recipients.
Pilih ‘Browse’ untuk memilih data dokumen yang akan dipakai. Setelah memilih berjas, data yang ada pada dokumen tersebut akan muncul. Bila data sudah sesuai, klik ‘OK’.
Klik ‘Next’ untuk melanjutkan penulisan surat atau dokumen yang akan dikirim. Pada bagian ini kamu bisa memasukkan informasi dari sumber data ke dokumen utama pada kolom Field sesuai data yang ditulis.
Caranya arahkan kursor ke lokasi field dan klik ‘Insert Merge Fields’ di menu bar. Silakan pilih Field sesuai kategori yang akan dimasukkan satu persatu.
Kamu bisa meninjau (preview) dokumen dengan mengeklik tanda “>>” pada sidebar kanan aplikasi Microsoft Words.
Jika sudah sesuai, klik ‘Completed’ untuk menyelesaikan proses Mail Merge.
Jika sudah selesai, klik menu ‘Finish & Merge’ untuk mencetak dokumen atau pilih opsi untuk mengirimkan dokumen melalui email dengan ‘Send email messages’.
Selesai.
Demikian cara membuat surat menggunakan fungsi Mail Merge. Cukup mudah bukan? Tentunya dengan fungsi ini, pembuatan dokumen akan lebih efektif dan praktis.
(IPT)
Frequently Asked Question Section
Fungsi Mail Merge terletak di mana?
Fungsi Mail Merge terletak di mana?
Fungsi Mail Merge Word terletak pada tab Mailings.
Apa saja dokumen yang bisa pakai fungsi Mail Merge?
Apa saja dokumen yang bisa pakai fungsi Mail Merge?
Surat undangan, surat promosi penjualan, surat tagihan, surat lamaran kerja, dan lainnya.
Program apa yang bisa dipakai untuk membuat sumber data mail merge?
Program apa yang bisa dipakai untuk membuat sumber data mail merge?
Excel, Outlook Contact List, dan Access Database Table.