Surat Kuasa : Apakah Benar Ada Masa Berlakunya?

Ilustrasi pada artikel ini dibuat menggunakan teknologi kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI) dan disusun berdasarkan arahan penulis. Ilustrasi bersifat konseptual dan digunakan semata sebagai pendukung visual terhadap pembahasan.

"Maaf mas, untuk permohonan dan surat kuasanya mohon diperbaharui ya. Surat-surat ini sudah tidak berlaku, karena di instansi kami surat-surat tersebut hanya berlaku 3 hari kerja saja," ujar petugas Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) di salah satu instansi pemerintah.

Saya meneguk ludah, membasahi kerongkongan yang sudah cukup kering karena mengantre sejak pagi, sambil mencoba mencerna apa yang baru saja terjadi.

Saat itu saya sedang mengurus persuratan yang berkaitan dengan masa berlaku kendaraan — urusan yang rentetannya cukup panjang, dari satu instansi ke instansi lain. Setelah satu tahap selesai, dalam kurun waktu lima hari kerja saya diminta melanjutkan finalisasi mutasi kendaraan tersebut. Dan di situlah saya kembali berhadapan dengan kalimat di atas.

Dengan berat hati, saya ambil kembali berkas yang sudah saya susun rapi sejak pagi. "Ini mas, berikut format surat kuasa dan permohonan yang berlaku di instansi kami. Silakan diperbaiki," kata petugas itu sambil menyodorkan secarik kertas format baku. Saya terima, lalu bergegas kembali ke kantor.

Sepanjang jalan saya merenung. Bukan cuma soal capeknya datang pagi-pagi, antre lebih dari satu jam, lalu ditolak dengan alasan yang menurut saya cukup aneh — tapi soal alasannya itu sendiri. Dua hal mengganjal di kepala saya.

Pertama, kenapa tiap instansi yang mengurusi hal yang sama, bisa punya format surat yang berbeda-beda, dan siapa saja yang formatnya tidak sesuai langsung ditolak — tanpa melihat isi dan maksud surat itu sendiri? Toh di instansi sebelumnya, surat kuasa saya sudah diterima tanpa masalah.

Kedua, dan ini yang lebih mengganggu saya sebagai orang yang sempat belajar hukum perdata: memangnya surat kuasa punya masa kedaluwarsa?

Dua pertanyaan itu sebenarnya gejala dari satu penyakit yang sama: instansi kerap membuat aturannya sendiri secara sepihak, tanpa dasar hukum yang jelas — dan masyarakat yang harus menanggung akibatnya, bolak-balik dari loket ke loket. Bedanya cuma level keparahan. Yang satu bikin sibuk. Yang satu lagi, kalau dibiarkan, bisa mengubah pemahaman orang tentang bagaimana hukum bekerja.

Keberlakuan Hukum Mengenai Surat Kuasa

Sepanjang pengetahuan saya, keberlakuan surat kuasa di Indonesia diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata) — bukan oleh SOP internal instansi mana pun. Mari kita lihat pada Pasal 1792 KUHPerdata. Pasal tersebut mendefinisikan pemberian kuasa sebagai persetujuan, di mana pemberi kuasa memberi wewenang kepada penerima kuasa untuk menyelenggarakan suatu urusan atas namanya. Sesederhananya, selama surat kuasa itu sah, penerima kuasa berhak dan wajib menjalankan urusan yang dikuasakan.

Namun jika dalam kasus saya dalam hal urusan-urusan khusus, mungkin ada yang berasumsi, "tapi kan itu surat kuasa khusus untuk urusan mutasi kendaraan, wajar dong kalau ada batasannya." Di titik inilah letak kekeliruan yang paling sering terjadi — bahkan oleh petugas administrasi sekalipun.

Pasal 1795 KUHPerdata memang membagi kuasa menjadi dua jenis: kuasa umum, yang meliputi segala kepentingan pemberi kuasa, dan kuasa khusus, yang hanya mengenai kepentingan tertentu saja. Surat kuasa saya memang termasuk kuasa khusus, karena hanya untuk urusan mutasi kendaraan — bukan untuk segala urusan saya yang lain.

Tapi "khusus" di sini bicara soal seberapa luas cakupan wewenang yang diberikan, bukan soal berapa lama wewenang itu berlaku. Dua konsep yang berbeda, dan sayangnya sering dicampuradukkan seolah-olah kuasa khusus otomatis berarti kuasa yang "punya masa daluarsa tertentu". Sekali lagi saya katakan ini tidak ada hubungannya dan KELIRU!

Lalu, kapan sebenarnya sebuah surat kuasa berhenti berlaku? Jawabannya sudah ada dalam Pasal 1813 KUHPerdata: kuasa berakhir karena penarikan kembali oleh pemberi kuasa, penghentian oleh penerima kuasa, atau karena salah satu pihak meninggal dunia, berada di bawah pengampuan (curatele), atau pailit. Itu saja. Tidak ada satu pun ketentuan yang menyebut "berlaku tiga hari kerja" atau angka semacamnya.

Memang benar, sebuah surat kuasa boleh dicantumkan jangka waktu berlakunya. Tapi itu adalah hak pemberi kuasa, yang dituliskan sendiri di dalam surat kuasa yang ia buat — bukan menjadi hak instansi yang menerima surat itu untuk menetapkannya sepihak dari luar. Ini seperti sebuah restoran yang tiba-tiba bilang, "izin usaha Anda hanya kami akui berlaku sampai jam 5 sore," padahal tidak ada satu pun aturan yang memberi mereka wewenang menentukan itu.

Kembali ke Soal Format

Yang membuat saya makin yakin ini bukan sekadar asumsi saya pribadi, dari penelusuran saya, tidak ada satu pun peraturan setingkat nasional — termasuk yang mengatur registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor — yang menetapkan masa berlaku surat kuasa selama tiga hari kerja. Kalaupun instansi tertentu punya kebijakan seperti itu, kedudukannya paling tinggi hanya sebagai SOP internal. SOP tidak boleh menciptakan aturan baru yang bertentangan dengan undang-undang di atasnya — apalagi undang-undang setua dan sefundamental KUHPerdata.

Ini yang membawa saya kembali ke pertanyaan pertama: soal format surat yang berbeda-beda antari nstansi. Kalau urusan yang lebih mendasar seperti keberlakuan surat kuasa saja bisa dibuat aturan sendiri tanpa dasar yang jelas, tidak heran kalau urusan yang jauh lebih remeh — sekadar tata letak kop surat atau susunan kalimat — juga jadi ajang mempersulit warga yang datang dengan itikad baik.

Bukan berarti instansi tidak boleh punya format standar. Yang jadi masalah adalah ketika format itu dijadikan alasan untuk menolak substansi, dan ketika kebijakan internal diperlakukan seolah-olah setara dengan undang-undang.

Jadi, lain kali jika anda berurusan dengan administrasi khususnya surat kuasa jika terdapat pernyataan bahwa surat anda sudah "kedaluwarsa" karena lewat tiga hari kerja. Bisa sajayang kedaluwarsa bukan surat kuasanya, melainkan pemahaman tentang dasar hukum yang seharusnya menjadi pijakan mereka bekerja.